Hướng dẫn onboarding cho lập trình viên: nên lập kế hoạch cho 90 ngày đầu như thế nào

• Onboarding giúp nhân sự mới cảm thấy được chào đón và là một phần của công ty, đồng thời giảm tỷ lệ nghỉ việc

• 3A: Administration → Assimilation → Acceleration

• HR nên cung cấp hướng dẫn tổng thể, nhưng điều quan trọng là quản lý phải trực tiếp dẫn dắt và triển khai

[ Vai trò và trách nhiệm ]

• HR: hỗ trợ mọi thứ cần thiết để bắt đầu công việc

→ Sắp xếp các buổi onboarding với engineering manager và các quản lý cấp C

→ Giải thích cơ bản về các công cụ được dùng trong toàn công ty

→ Giúp nhân sự mới cảm thấy được chào đón trong nhóm

→ Ngày đầu đi làm: giới thiệu với toàn công ty (qua groupware hoặc tương tự), tạo tài khoản người dùng, giới thiệu chi tiết về lương và giờ làm, cấp phát đầy đủ công cụ và thiết bị, tham quan văn phòng, gợi ý ăn trưa cùng các đồng nghiệp khác

• Engineering manager

→ Giới thiệu lập trình viên với các bên trong/ngoài nhóm

→ Giới thiệu cấu trúc nhóm, lịch họp của nhóm, công cụ phát triển, hệ thống ticket, v.v.

→ Thực hiện 1:1 check-in, các buổi đánh giá theo quý, performance review, v.v.

• Quản lý cấp C

→ Giúp nhân sự mới cảm thấy mình là một phần của công ty và có thể làm việc hứng khởi hướng tới tầm nhìn và mục tiêu tương lai của công ty

→ Lý tưởng nhất là CEO giới thiệu tầm nhìn và lịch sử công ty, head of product giới thiệu sản phẩm và người dùng, COO/CMO chia sẻ insight về các vấn đề hiện tại, CTO giải thích roadmap công nghệ

→ Điều quan trọng là có các buổi gặp định kỳ để nhân sự mới thấy được công việc của mình đóng góp như thế nào vào mục tiêu dài hạn của công ty

[ Thực tiễn tốt nhất cho chương trình onboarding ]

• Hãy cho đủ thời gian và hạ thấp kỳ vọng ở giai đoạn đầu để họ không cảm thấy áp lực

Pre-boarding

• Khoảng thời gian giữa ngày phỏng vấn cuối cùng và ngày đầu tiên đi làm

• Cần ghi nhớ rằng trong thời gian này ứng viên vẫn có thể đang phỏng vấn ở công ty khác

• Ở giai đoạn cuối của tuyển dụng, hãy giới thiệu ứng viên với các thành viên tương lai trong nhóm, trưởng nhóm và quản lý

• Khi ứng viên quyết định gia nhập, tốt nhất nên hoàn tất toàn bộ thủ tục hành chính trước ngày đi làm đầu tiên

• Những việc cần làm trước một tuần

→ Gửi lịch trình cho ngày đầu tiên: khi nào, ở đâu, gặp ai; nếu là công ty remote thì gửi cả thông tin đăng nhập email mới, tài khoản Slack, v.v.

→ Hoàn tất mọi hợp đồng và giấy tờ cần thiết

→ Nếu công ty cấp thiết bị cho làm việc từ xa, hãy hoàn tất yêu cầu thiết bị từ trước

→ Chia sẻ thông tin chi tiết về văn hóa, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty

• Nếu muốn tạo thêm sự chu đáo

→ Các thành viên trong nhóm có thể gửi video/GIF ngắn để chúc mừng nhân viên mới gia nhập hoặc

→ Gửi qua bưu điện một ghi chú/thẻ chào mừng viết tay đơn giản

→ Nếu ngân sách dư dả, hãy gửi đồ công ty (SWAG, cốc/sticker/áo thun, v.v.)

Ngày đầu tiên

• Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng. Đây nên là một trải nghiệm “thảm đỏ” cho nhân sự mới

• Mục tiêu là khiến họ cảm thấy được chào đón và có cơ hội tương tác ý nghĩa với các thành viên mới trong nhóm

• Sau khi làm quen với nhau qua một buổi cà phê thân mật cùng người phụ trách tuyển dụng, hãy có buổi check-in chính thức để làm rõ R & R và đồng bộ kỳ vọng

• Giới thiệu công ty và các nhóm khác nhau (lúc này nên xem qua sơ đồ tổ chức)

• Giới thiệu đồng nghiệp hoặc mentor

• Giới thiệu nhân sự mới với toàn công ty qua Slack

• Chia sẻ tài liệu hướng dẫn hoặc đào tạo về các công cụ quan trọng cho vai trò phụ trách

• Chia sẻ cách truy cập wiki công ty và tài liệu kỹ thuật

• Ăn trưa cùng nhóm có hoạt động làm quen, hoặc nếu làm remote thì gọi video cùng nhóm

• Chia sẻ lịch trình cho phần còn lại của tuần, bao gồm cả các buổi họp nhóm định kỳ

• Những điều engineering manager có thể hỏi nhân sự mới để tăng tốc xây dựng quan hệ

→ Bạn làm việc hiệu quả nhất theo cách nào? Tôi có thể hỗ trợ gì cho bạn?

→ Những loại công việc nào mang lại năng lượng và khiến bạn hào hứng?

→ Bạn thích sắp xếp lịch làm việc hằng ngày như thế nào? Bạn muốn họp vào buổi sáng hay buổi chiều?

→ Bạn cảm thấy thế nào về việc cho và nhận feedback?

→ Bạn thích được ghi nhận hoặc ghi nhận người khác theo cách nào?

Tuần đầu tiên

• Trong tuần đầu, hãy học về công ty, sản phẩm và khách hàng

• Giới thiệu về văn hóa và lịch sử công ty, bao gồm câu chuyện những ngày đầu, giá trị, tầm nhìn, sứ mệnh và các cột mốc chính

• Giới thiệu về sản phẩm. Nếu bán sản phẩm SaaS, hãy tạo tài khoản test cho nhân sự mới

• Giới thiệu về khách hàng và cách họ sử dụng sản phẩm. Có thể dùng recording (ghi hình màn hình sử dụng thực tế) và phỏng vấn khách hàng

• Giới thiệu về tài liệu kỹ thuật

• Giới thiệu nhân sự mới trong cuộc họp toàn công ty (all-hands meeting)

• Lên lịch check-in với đồng nghiệp / mentor

• Nhận feedback về onboarding để cải thiện chương trình onboarding sau này. Khảo sát là đủ

• Check-in vào ngày cuối tuần đó: tìm hiểu điều gì đã làm tốt và những mảng còn cần hỗ trợ

• Những điểm cần đề cập trong buổi kick-off đầu tiên với nhân sự mới

→ Role clarity: rà soát những việc sẽ làm (responsibilities), review JD, đặt kỳ vọng.

→ Development, compensation, and rewards: thảo luận về các hỗ trợ tài chính/phi tài chính và career path mà công ty cung cấp

→ Motivators at work: hỏi về những dự án trước đây mà họ thấy vui nhất và tràn đầy năng lượng nhất. Qua đó chọn loại công việc phù hợp để giao và hiểu các điều kiện giúp họ làm việc tốt nhất

30 ngày đầu

• Tháng đầu tiên bao gồm việc học cách công việc vận hành trong công ty

• Coding standard, quy trình lập trình, workflow framework, cách thiết lập môi trường phát triển cục bộ trong nhóm

• Giới thiệu phương pháp phát triển phần mềm

• Chia sẻ tài liệu repository của nhóm

• Hãy để nhân sự mới bắt đầu bằng các tác vụ nhỏ như sửa bug phổ biến hoặc cập nhật tính năng cũ. Những việc dễ bắt đầu sẽ giúp họ cảm thấy mình đã tạo ra đóng góp có ý nghĩa cho nhóm.

• Lên lịch check-in với đồng nghiệp/mentor và dần giảm tần suất

• Mỗi tuần hãy check-in cùng quản lý để xác nhận nhân sự mới đang nhận được mọi hỗ trợ cần thiết để đạt kết quả

• Các buổi pair programming là cách giúp nhân sự mới nhanh chóng làm quen với toàn bộ codebase và coding standard

• Cuối tháng, thực hiện một buổi check-in chuyên sâu để rà soát những gì đã làm tốt, các mục tiêu và các mảng cần hỗ trợ thêm

• Tiếp tục xin thêm feedback cho chương trình onboarding sau này

60 ngày đầu

• Trong 30 ngày tiếp theo, nhân sự mới sẽ cảm thấy thoải mái hơn với môi trường làm việc và các thành viên mới trong nhóm

• Quản lý nên cân nhắc giao cho nhân sự mới các responsibilities dài hạn hơn

• Trong các buổi check-in, quản lý tiếp tục xác nhận rằng nhân sự mới đang nhận được đầy đủ thông tin và hỗ trợ cần thiết để làm tốt công việc

90 ngày đầu

• Đến tháng thứ ba, nhân sự mới có thể tham gia thảo luận và thực hiện công việc một cách khá thoải mái

• Lúc này họ đã có thể làm việc độc lập hơn

• Đến cuối tháng này, engineering manager nên cụ thể hóa các mục tiêu dài hạn hơn cho nhân sự mới và theo dõi trong các buổi 1:1 check-in định kỳ

Chuyển sang giai đoạn phát triển và quản lý dài hạn

• Một điều thường bị bỏ qua trong onboarding là quá trình chuyển sang giai đoạn phát triển sự nghiệp dài hạn

• Hãy chuyển từ onboarding sang phát triển dài hạn trong các buổi 1:1 định kỳ

→ Từ sau 30 ngày đầu, bắt đầu cân nhắc các cách hỗ trợ phát triển trong 3~6 tháng tiếp theo

→ Hãy đảm bảo đặt ra goal và target rõ ràng trước kỳ performance review đầu tiên

[ Các lưu ý khác về onboarding ]

• Việc sắp xếp tài liệu để nhân sự mới có thể tra cứu khi cần là rất quan trọng

→ Có wiki nội bộ thì càng tốt

• Các tài liệu kỹ thuật mà nhân sự mới cần

→ Hướng dẫn truy cập source code và Git repo của nhóm

→ Dependency giữa các dự án, kèm số phiên bản

→ API key và credentials của các công cụ dùng trong dự án

→ Dữ liệu mẫu và hướng dẫn nhập liệu

→ Design pattern và style guide

→ Test suite để xác nhận mọi thứ hoạt động tốt

→ Deployment credentials cho server staging / production

→ Release note tổng hợp các điểm yếu của sản phẩm và những bài học từ sai lầm trước đây mà thành viên nhóm có thể học hỏi

• Tài liệu cho dự án hoặc tính năng

→ Mục tiêu của tính năng hoặc dự án này

→ Mỗi tính năng nên hoạt động như thế nào khi so sánh với các chức năng khác trong cùng sản phẩm SaaS hoặc hệ sinh thái

→ Design guideline, luồng người dùng và coding standard

→ Nhóm thực hiện dự án hoặc tính năng từ đầu đến cuối như thế nào; từng môi trường (development, staging, production) và người phụ trách triển khai

→ Những vấn đề từng gặp trong dự án này hoặc các dự án tương tự trước đây và cách đã giải quyết

→ Hiện đang có vấn đề gì và đang triển khai những giải pháp nào

[ Mẹo cho công ty remote ]

• Gửi quà tặng vật lý cho nhân sự mới vào ngày làm việc đầu tiên

• Quản lý và team leader cần làm rõ kỳ vọng về giao tiếp ngay từ đầu (ví dụ chỉ với một tin nhắn Slack cũng có thể bỏ qua daily standup hay không)

• Thống nhất những nội dung không được bỏ lỡ như check-in hằng tuần, họp toàn công ty, v.v.

• Chọn đúng công cụ và đạt được sự đồng thuận trong toàn công ty (nếu mọi người thích email thì việc cài Slack có thể không có nhiều ý nghĩa)

• Nếu có thể, hỗ trợ chi phí thiết bị/môi trường/Internet để có điều kiện làm việc tốt nhất

• Giúp nhân sự mới và nhân viên thiết lập ranh giới phù hợp (ví dụ khi làm việc linh hoạt hoặc khác múi giờ)

[ Đo lường hiệu quả onboarding ]

• Hãy gửi khảo sát ít nhất một lần (các chuyên gia HR khuyến nghị gửi vào ngày 7, 30, 60, 90)

• Những câu hỏi nên hỏi

→ Tôi sẵn sàng giới thiệu [công ty chúng ta] là một nơi làm việc tốt.

→ [Công ty chúng ta] tạo động lực để tôi tiến xa hơn so với khi làm vai trò tương tự ở nơi khác.

→ Tôi tự tin trong việc sử dụng các hệ thống và công cụ cần thiết cho vai trò của mình.

→ Tôi hiểu rõ mình դեռ cần học thêm điều gì để làm tốt công việc.

→ Tôi hiểu vai trò của mình đóng góp như thế nào vào mục tiêu tổ chức của [công ty chúng ta].

→ Cho đến lúc này, vai trò của tôi phù hợp với những gì đã được nói trong JD.

[ Bắt đầu cải thiện onboarding ]

• Lập kế hoạch lịch trình và mục tiêu: các cột mốc chính cho ngày đầu tiên, tuần đầu tiên, 30 ngày, 60 ngày, 90 ngày

• Để đội HR hỗ trợ quản lý và tất cả những người liên quan: checklist theo từng cá nhân, đào tạo cho quản lý và team leader

• Đưa tài liệu vào workflow hằng ngày: tạo thói quen ghi lại thay đổi và cập nhật (để không đưa cho nhân sự mới tài liệu cũ trước khi chỉnh sửa)

• Hãy thử đặt mình vào vị trí của nhân sự mới

“Bất kỳ sự giúp đỡ nào dành cho nhân sự mới, dù nhỏ hay lớn, cũng sẽ được họ ghi nhớ trong nhiều năm”

[laeyoung]

Đúng lúc hôm nay cũng có người đi làm ngày đầu tiên, nên tôi phải tự nhìn lại và làm theo mới được huhu

[xguru]

• Cách onboarding nhân sự mới hiệu quả - How to onboard a new hire https://vi.news.hada.io/topic?id=233

• Quy trình onboarding nhân viên mới của Spotify https://vi.news.hada.io/topic?id=2469

[kkamdooong]

Hai nội dung phía trên là onboarding dành cho nhân sự mới gia nhập công ty,

còn hai nội dung phía dưới là onboarding dành cho người dùng lần đầu sử dụng dịch vụ.

[xguru]

Ôi haha, giờ nghĩ lại thì hu hu Tôi đã sửa lại rồi. Cảm ơn bạn.