Ủy quyền 101: Xác định nên ủy quyền việc gì
(leaddev.com)Tại sao danh sách việc cần làm cứ dài ra mãi không dứt? Hãy thử bài tập sau trong 10 phút và chọn ra những việc nên ủy quyền.
Bước 1: Lập danh sách việc cần làm (a few minutes)
-
Công việc lặp đi lặp lại nào mà bạn ước mình có thể thôi không phải làm nữa?
-
Mỗi khi có người mới gia nhập hoặc rời khỏi nhóm, có việc gì bạn luôn phải làm thủ công không?
-
Nếu tuần sau bạn đi nghỉ dài ngày, đâu là đúng một vấn đề mà nếu khi quay lại thấy nó đã được giải quyết thì bạn sẽ rất vui?
Bước 2: Chia danh sách việc cần làm thành 'việc chỉ mình bạn làm được' và 'ứng viên để ủy quyền' (a couple of minutes)
Cách phân biệt những việc "chỉ mình bạn làm được"
- Việc của quản lý: phê duyệt chi phí, phê duyệt nghỉ phép, đánh giá hiệu suất, viết offer letter, hoặc khi bạn là người duy nhất có thể xử lý thông tin mật. (→ cũng có thể thử nhờ quản lý của bạn hoặc đồng nghiệp hỗ trợ)
- Việc liên quan đến quyền hạn: khi bạn là người duy nhất có thể xem xét yêu cầu cấp quyền, phê duyệt và thực sự cấp quyền. (→ cũng có thể tăng số người phê duyệt để bạn không còn là người duy nhất)
- Việc liên quan đến ngữ cảnh: khi chỉ mình bạn tham gia một cuộc họp nhưng lại có thông tin cần chia sẻ với nhóm, hoặc chỉ mình bạn nghe được phản hồi cực kỳ quan trọng đối với hiệu suất của một thành viên. (→ cũng có thể tài liệu hóa thông tin hay ngữ cảnh này)
- Việc liên quan đến deadline: khi cần xử lý gấp đến mức không có thời gian để ủy quyền. (→ deadline thường linh hoạt hơn bạn nghĩ. Hỏi thử xem có thể lùi lịch không cũng chẳng mất gì)
Những việc trông như chỉ mình bạn làm được nhưng thực ra có thể ủy quyền - Action item phát sinh từ cuộc họp có nhiều người tham gia: dù đó là việc bạn đã nhận làm, nếu có vẻ không thể xong đúng hạn thì hãy đánh giá lại khả năng sẵn sàng của mình và ủy quyền nó.
- Phản hồi: chỉ vì ai đó nhờ bạn góp ý không có nghĩa là chỉ bạn mới có thể làm điều đó. Nếu bạn có thể giới thiệu phù hợp cho người yêu cầu một người mới có thể đưa ra phản hồi, thì ủy quyền cũng không sao.
- Thông báo: trong một nhóm lành mạnh, tin tức quan trọng có thể đến từ nhiều người. Hãy chủ động làm điều đó.
- Việc được nhờ trực tiếp từ bạn: kể cả khi người ta nhờ đích danh bạn, việc đó vẫn có thể được ủy quyền. Đây có thể là cơ hội để cho họ biết rằng còn có những người phù hợp khác cũng làm được việc đó.
Bước 3: Chuyển thêm nhiều mục sang cột ứng viên để ủy quyền
-
Hãy sắp xếp các việc chỉ mình bạn làm được theo mức độ ưu tiên và chỉ giữ lại 5 việc.
-
Chỉ 5 việc đó là những gì bạn cần làm ngay lúc này. Tất cả phần còn lại hãy chuyển sang ứng viên để ủy quyền.
Bước 4: Xếp hạng các ứng viên để ủy quyền theo 'nỗ lực' và 'hiệu quả' (không quá a couple of minutes)
-
Hãy phân biệt xem một việc có thể được hoàn thành với ít nỗ lực hay không (ngay cả khi bạn không tự làm), và khi hoàn thành thì có tạo ra hiệu quả lớn hay không. Đây không phải bài toán có đáp án đúng, nên đừng cố chia thật chính xác mà hãy làm theo trực giác đầu tiên của bạn.
-
More impact, More effort: đây là những việc giúp tiết kiệm thời gian nhiều nhất khi được ủy quyền. Hãy ủy quyền chúng trước.
-
More impact, Less effort: bạn cũng có thể tự làm dễ dàng, nhưng nếu một thành viên trong nhóm muốn có thử thách thì có thể ủy quyền.
-
Less impact, More effort: hãy cân nhắc tự động hóa.
-
Less impact, Less effort: hãy cân nhắc bỏ khỏi danh sách.
Bước 5: Chọn 5 việc để ủy quyền
-
Sắp xếp các ứng viên để ủy quyền theo mức độ ưu tiên rồi chọn đúng 5 việc để ủy quyền.
-
Giữa 'việc có tác động lớn nhưng cần nỗ lực vừa phải' và 'việc có tác động vừa phải nhưng chỉ cần ít nỗ lực', hãy ưu tiên vế sau hơn.
Bước tiếp theo
-
Nếu bài tập này khiến bạn thấy khó, thì không chỉ mình bạn đâu. Tác giả cũng thấy khó và ai cũng từng thấy khó cả.
-
Một trong những điều khó nhất khi một developer trở thành leader là ủy quyền. Thường là vì cảm giác tội lỗi và thất vọng nảy sinh khi ủy quyền những việc mà chính mình đã nhận sẽ làm.
-
Nhưng nếu vượt qua được cảm xúc này, bạn sẽ có thể tập trung vào những việc quan trọng hơn với vai trò lãnh đạo. Đó là giúp cả nhóm thành công hơn.
-
Hãy thử làm bài tập này mỗi tháng một lần và tìm ra các pattern. Ban đầu hãy bắt đầu nhỏ, và khi thấy thoải mái hơn bạn sẽ có thể ủy quyền nhiều hơn.
-
Bài viết tiếp theo nói về nên ủy quyền cho ai và làm thế nào để ủy quyền thành công. ← vẫn chưa ra
3 bình luận
Dù không liên quan trực tiếp đến điều này, nhưng điều tôi gần đây đang trăn trở là
Càng nhiều năm kinh nghiệm thì càng tích lũy kiến thức về domain, kiến thức về nhiều dự án và cả lịch sử của chúng
Các gián đoạn liên quan đến những công việc đó cũng tích tụ lại
Đó là điều tôi đang băn khoăn không biết nên vượt qua như thế nào
(Có thể là chuyện khá hiển nhiên) nhưng tôi thấy mọi thứ khá hơn một chút khi không chỉ xử lý các interrupt phát sinh mà còn cố gắng tạo ra các đầu ra như tài liệu hướng dẫn để giảm bớt những interrupt tương tự trong tương lai. Có vẻ cũng có thể loại bỏ nguyên nhân gây ra interrupt bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại.
Lời hay.