Yêu cầu nhỏ nhặt và thiếu chính xác của bạn đang lãng phí rất nhiều thời gian của họ.

Tóm tắt: Tầm quan trọng của những yêu cầu chính xác để quản lý và lãnh đạo hiệu quả

• Có rất nhiều sự kém hiệu quả và nhầm lẫn phát sinh do những yêu cầu mơ hồ từ quản lý hoặc lãnh đạo.
• Khi đưa ra yêu cầu, lãnh đạo cần nêu rõ mức đầu tư thời gian cần thiết để giảm bớt nỗ lực không cần thiết.
• Người nhận yêu cầu cần làm rõ mục đích, mức độ ưu tiên và thời gian cần thiết của yêu cầu.

Cách làm rõ yêu cầu của lãnh đạo

• Khi đưa ra yêu cầu, hãy nêu rõ mức đầu tư thời gian dự kiến và chỉ dẫn để không mất quá 20 phút.
• Hãy làm rõ mức độ ưu tiên của công việc và thời lượng dự kiến, đồng thời yêu cầu liên hệ ngay nếu có vấn đề phát sinh.
• Khi yêu cầu, hãy phân biệt rõ đó là tài liệu có sẵn hay cần tài liệu mới.
• Hãy cho biết chính xác mục đích sử dụng thông tin để có thể điều chỉnh mức độ công sức phù hợp.

Cách phản hồi của người nhận yêu cầu

• Hãy hỏi lãnh đạo về mục đích của yêu cầu và mức đầu tư thời gian phù hợp.
• Đừng giả định rằng những người khác cũng sẽ không biết; hãy đặt những câu hỏi cần thiết.
• Đừng né tránh việc hỏi chỉ vì lãnh đạo bận; hãy yêu cầu chỉ dẫn rõ ràng.

Ý kiến của GN⁺

Điểm quan trọng nhất trong bài viết này là giao tiếp rõ ràng giữa lãnh đạo và thành viên trong nhóm quyết định hiệu quả và thành công của công việc. Những yêu cầu chính xác từ lãnh đạo và các câu hỏi chủ động từ nhân viên giúp giảm lãng phí thời gian không cần thiết và tạo ra môi trường có thể tập trung vào việc đạt mục tiêu. Cách tiếp cận này có thể áp dụng ở mọi cấp độ tổ chức, và đặc biệt quan trọng trong những môi trường thay đổi nhanh như startup. Bài viết này mang lại những góc nhìn thú vị cho cả lãnh đạo lẫn thành viên nhóm và sẽ giúp tạo ra môi trường làm việc tốt hơn.

[GN⁺]

Ý kiến trên Hacker News

• Những điều rút ra từ kinh nghiệm làm việc ở nhiều giai đoạn khác nhau của ngành kỹ thuật

  • Mọi bên liên quan đều պետք է hành động với thiện chí.
  • Người quản lý cần hiểu rằng không có "yêu cầu một lần", và mỗi yêu cầu đều hàm chứa mức độ ưu tiên.
  • Người nhận yêu cầu nên giúp người đưa ra yêu cầu hiểu họ thực sự muốn gì.
  • Cần nỗ lực hỗ trợ lẫn nhau và cải thiện tình huống để tăng hiệu quả.

• Tầm quan trọng của việc làm rõ lượng thời gian cần đầu tư cho một yêu cầu

  • Khi kỹ sư nói thật với người không làm kỹ thuật về thời gian cần thiết, họ có thể bị ngạc nhiên hoặc bị từ chối.
  • Việc quản lý yêu cầu "chỉ dành 20 phút thôi" là không thực tế và có thể gây căng thẳng.
  • Quản lý kỹ thuật tốt là giữ kỹ sư tránh xa những yêu cầu không cần thiết.

• Khó khăn trong việc đặt câu hỏi và giao tiếp khi làm việc từ xa

  • Ngoài trò chuyện trực tuyến, giao tiếp qua email hoặc gọi video phức tạp hơn và tốn nhiều thời gian hơn.
  • Trong các dự án với khách hàng, người ta giao tiếp bằng cách thêm câu hỏi vào Google Doc để khách hàng trả lời.

• Việc lãnh đạo không chuyên về kỹ thuật trực tiếp đưa yêu cầu cho nhân sự kỹ thuật là không mong muốn

  • Sẽ hiệu quả hơn nếu lãnh đạo kỹ thuật có kinh nghiệm đặt câu hỏi rõ ràng và thiết lập timeline.

• Dùng thời gian làm đại diện cho nỗ lực hoặc phạm vi là không phù hợp

  • Yêu cầu "chỉ dành 20 phút thôi" có thể dẫn tới kết quả khác nhau tùy từng cá nhân.
  • Các công việc khám phá/nghiên cứu được gắn nhãn "spike" hoặc "timebox" thường chỉ cho ra kết quả mong muốn khi được bổ sung thêm thời gian.

• Chi phí của một yêu cầu nên tỷ lệ với chi phí để thực hiện yêu cầu đó

  • Với các yêu cầu tốn kém, người ta đánh giá giá trị của chúng thông qua trì hoãn, yêu cầu leo thang, v.v.

• Yêu cầu "chỉ dành 20 phút thôi" có thể gây căng thẳng và kém hiệu quả

  • Có thể phát sinh áp lực phải bám sát thời gian và nghi ngờ về chất lượng đầu ra.

• Sự nhạy cảm về mặt ngôn ngữ đối với việc dùng 'ask' như một danh từ

  • Có cung cấp liên kết tới một cuộc thảo luận ngôn ngữ thú vị.

• Dấu hiệu của quản lý yếu kém là yêu cầu báo cáo hoặc giao việc mà bản thân họ không hiểu

  • Kỹ thuật yếu kém là trả lời "có" với những yêu cầu như vậy.
  • Khi yêu cầu vượt ra ngoài phạm vi, nhân viên cần phản hồi phù hợp tùy theo bối cảnh kỹ thuật và xã hội.

• Khi yêu cầu thiếu ngữ cảnh, sẽ xảy ra lãng phí thời gian

  • "Tại sao" hay ngữ cảnh là phần quan trọng để đưa ra giải pháp tốt.