- Một kỹ thuật năng suất giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng bằng cách cố ý trì hoãn những công việc có khả năng tự được giải quyết mà không cần phản hồi ngay lập tức
- Bắt nguồn từ giai thoại khi Napoleon đóng quân tại Ý: ông để thư từ chưa mở trong 3 tuần, và kết quả là 4/5 số thư không còn cần trả lời
- Có thể áp dụng cho toàn bộ nhóm công việc không khẩn cấp như email, vấn đề kỹ thuật, quản lý dự án
- Cần tránh áp dụng sai theo kiểu hiệu ứng đà điểu, trì hoãn, hay định luật Parkinson
- Đặc biệt hiệu quả với các công việc lặp lại và nhỏ nhặt, và có thể giảm thiểu rủi ro khi đi kèm với thiết lập thời hạn rõ ràng
Tổng quan về kỹ thuật Napoleon
- Kỹ thuật Napoleon là cách trì hoãn trong một khoảng thời gian đối với những vấn đề có thể được giải quyết mà không cần can thiệp ngay lập tức
- Ví dụ, nếu trì hoãn trả lời một email không khẩn cấp khoảng một ngày, người gửi có thể tự giải quyết vấn đề
- Phương pháp này hướng tới mục tiêu nâng cao hiệu suất công việc và khả năng phán đoán
- Đây không phải là trì hoãn đơn thuần, mà tập trung vào việc giảm bớt công việc không cần thiết thông qua sự “chờ đợi” có chủ đích và mang tính chiến lược
Nguồn gốc của kỹ thuật Napoleon
- Bắt nguồn từ giai thoại khi Napoleon đóng quân tại Ý, ông đã chỉ thị cho thư ký Bourrienne không mở bất kỳ lá thư nào trong 3 tuần
- Khi kiểm tra sau 3 tuần, 4/5 số thư đã tự được giải quyết nên không còn cần trả lời
- Một số thư đã nhận được hồi đáp, một số là câu hỏi trùng lặp về những yêu cầu đã được phê duyệt, một số là phàn nàn liên quan đến tiếp tế, lương bổng và quân phục nhưng mệnh lệnh xử lý đã được ban hành
- Trong đó cũng có các yêu cầu tăng viện và thăng chức từ một số tướng lĩnh, và nhờ chưa mở thư mà ông tránh được công việc khó chịu là phải từ chối
- Ralph Waldo Emerson đã giới thiệu giai thoại này trong cuốn sách năm 1850 mang tên "Representative Men", và nó cũng được ghi lại trong hồi ký về Napoleon của Bourrienne
Các trường hợp ứng dụng
- Trì hoãn phản hồi email không khẩn cấp: nếu không trả lời ngay mà chờ một khoảng thời gian, khả năng cao là người gửi sẽ tự giải quyết vấn đề
- Tạm chờ với các vấn đề kỹ thuật nhỏ: khi máy tính phát sinh lỗi nhỏ, thay vì xử lý ngay có thể chờ một lúc để xác nhận xem nó có tự được khắc phục hoặc thực ra là lỗi có thể bỏ qua hay không
- Quản lý dự án: với những vấn đề được chỉ ra là có thể trở thành rắc rối về sau, nếu việc xử lý sớm không đem lại lợi ích rõ ràng và nhiều khả năng sau này sẽ trở nên vô nghĩa, thì có thể đợi đến giai đoạn sau
Ưu điểm của kỹ thuật
- Lợi ích cốt lõi là tiết kiệm tài nguyên như thời gian và năng lượng — có tác dụng lọc bỏ những việc thực tế không cần phản ứng
- Khi áp dụng với những người thường xuyên gửi các câu hỏi nhỏ nhặt lặp đi lặp lại, có thể khuyến khích họ hình thành thói quen tự tìm câu trả lời
- Nếu nhà quản lý áp dụng, phương pháp này có thể khuyến khích ra quyết định chủ động ở những nhân viên vốn hay từ bỏ quyền chủ động một cách không cần thiết
- Cũng giúp tránh tối ưu hóa quá sớm (premature optimization) — tức ngăn việc theo đuổi hiệu quả từ giai đoạn quá sớm
Thời điểm và phạm vi áp dụng
- Có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực như công việc, học tập và đời sống cá nhân
- Những câu hỏi then chốt cần cân nhắc khi quyết định có áp dụng hay không:
- Kết quả tích cực có thể đạt được nhờ trì hoãn và khả năng xảy ra của chúng
- Kết quả tiêu cực có thể phát sinh do trì hoãn và khả năng xảy ra của chúng
- Càng nên áp dụng khi lợi ích từ kết quả tích cực càng lớn và xác suất xảy ra càng cao
- Nếu kết quả tiêu cực nghiêm trọng hoặc khả năng xảy ra ở mức trung bình trở lên, nên tránh áp dụng
- Phù hợp nhất với các vấn đề nhỏ và không khẩn cấp, đặc biệt hữu ích cho công việc mang tính quy trình lặp lại — chỉ cần quyết định một lần là có thể tái sử dụng lâu dài
Cách thực hiện cụ thể
- Với email, chỉ cần trì hoãn 24 giờ cũng đã là điểm cân bằng phù hợp: phần lớn vấn đề nhỏ sẽ tự được giải quyết, đồng thời vẫn tránh để các vấn đề nghiêm trọng leo thang
- Đây không phải cách làm kiểu “tất cả hoặc không gì cả” — có thể chỉ trì hoãn email từ một số người gửi nhất định, hoặc nếu cần phản hồi ngay thì hướng dẫn họ đưa "URGENT" vào tiêu đề
- Cũng có thể áp dụng chiến lược không trả lời các email không quan trọng cho đến khi có yêu cầu theo dõi tiếp theo
Những cạm bẫy cần lưu ý
- Hiệu ứng đà điểu (Ostrich Effect): thiên kiến nhận thức khiến con người né tránh những tình huống có thể phải đối mặt với thông tin tiêu cực; cần cẩn thận để không dùng kỹ thuật Napoleon như cái cớ để tránh thông tin khó chịu
- Trì hoãn (Procrastination): cần cảnh giác với việc dùng nó chỉ như lý do cho sự chậm trễ không cần thiết, thay vì vì nó thực sự có lợi
- Định luật Parkinson (Parkinson's Law): “công việc sẽ giãn ra để lấp đầy khoảng thời gian được giao”, vì vậy cần chú ý để việc trì hoãn không kéo dài thời gian hoàn thành công việc một cách không cần thiết
- Để tránh những cạm bẫy này, cần thực hiện phân tích phù hợp trước khi áp dụng
- Việc đặt thời hạn rõ ràng rất hiệu quả — ví dụ đặt hạn phản hồi email là 3 ngày để tránh tình huống không bao giờ trả lời một email quan trọng
Tóm tắt và kết luận
- Kỹ thuật Napoleon là một chiến lược năng suất dựa trên việc trì hoãn những việc có khả năng được giải quyết mà không cần can thiệp ngay
- Nó bắt nguồn từ thói quen giữ lại thư từ trong 3 tuần của Napoleon
- Có các ưu điểm như tiết kiệm thời gian và năng lượng, tăng tính tự chủ của đối phương
- Tuy nhiên, cũng cần đồng thời cân nhắc khả năng phát sinh kết quả tiêu cực và rủi ro hình thành thói quen trì hoãn
- Có thể làm việc hiệu quả hơn thông qua sự trì hoãn có chủ đích và mang tính phân tích
9 bình luận
CEO trả lời quá chậm, nhưng có vẻ như đã nghe lỏm được cái này một cách nửa vời rồi tự diễn giải theo ý mình.
Cách phá giải: nếu thêm câu "nếu không có phản hồi, tôi sẽ coi như ~" thì sẽ có trả lời.
Đây là chiến lược chỉ Napoléon mới làm được, chứ không phải mức mà các bạn nhân viên văn phòng có thể làm theo.
Tôi phần nào đồng cảm. Không thể tưởng tượng nổi việc phản hồi email của khách hàng theo kiểu như vậy. (Dù viết vậy, nhưng hầu như không có nơi nào phản hồi nhanh bằng các công ty Hàn Quốc)
Làm gì có chuyện đó chứ
Tôi từng bị mắng vì làm vậy rồi...
kkk
Dễ thương quá hahaha
Đó là nước đến chân mới nhảy
Ý kiến Hacker News
Bài viết khá thú vị, nhưng tôi cảm thấy nó bỏ sót một vài khía cạnh cốt lõi
Một trong những lợi ích của việc ‘trì hoãn quyết định’ là giữ được tính tùy chọn. Tức là mua thêm thời gian để có được thông tin giúp đưa ra quyết định tốt hơn
Tuy nhiên, việc người quản lý do dự thiếu quyết đoán với những quyết định quan trọng lại là lựa chọn tệ nhất. Như Andy Grove đã nói trong High Output Management, nếu một quyết định sai vẫn có thể sửa được thì nó vẫn tốt hơn là không đưa ra quyết định nào cả
Tôi chỉ dùng cách này trong phạm vi hạn chế. Chỉ khi việc đó không khẩn cấp, có tài liệu tham khảo, khả năng cao đối phương có thể tự giải quyết, và quá trình đó mang lại hiệu quả học hỏi
Dù vậy, tôi vẫn dùng ‘Snooze’ cho email để kiểm tra lại sau một hai ngày. Nếu họ tự xử lý được thì khen ngợi, còn không thì chỉ cho họ tài liệu. Cả hai trường hợp đều cho kết quả tích cực
Trước đây do độ trễ liên lạc nên thường hay yêu cầu lại những việc đã được giải quyết, nhưng giờ gần như không còn ràng buộc đó nữa
Cái này giống như ketamine dành cho kẻ lười. Có hiệu quả, nhưng tác dụng phụ cũng lớn
Nhiều khi chúng ta trì hoãn không phải vì lựa chọn chiến lược mà vì thiếu quyết đoán. Có việc thì tự biến mất, nhưng có việc lại ngày càng phình to và cuối cùng dẫn tới căng thẳng và kiệt sức
Tôi cũng hay làm như vậy. Vì bị ADHD nên hầu hết mọi việc tôi đều dồn xử lý sát deadline
Nhưng đây là một cách làm rất căng thẳng. Chỉ nên dùng cho việc quen thuộc hoặc việc mà bạn hiểu rõ rủi ro. Nếu là việc mới thì nhất định phải chia nhỏ ra để làm
Tuy vậy, nếu hoàn toàn không làm gì thì có thể tạo ấn tượng xấu với người xung quanh. Vì thế quản lý đôi khi mở họp hoặc thảo luận để phát tín hiệu rằng “tôi biết vấn đề này”
Tôi thực sự nhớ tính năng quản lý công việc của Google Inbox. Nó hoàn hảo vì có thể quản lý email và công việc ở cùng một chỗ
Thật tiếc khi chuyển sang Gmail thì tính năng đó biến mất
Ở chỗ làm tôi gọi cách này là “cứ để đám cháy tự cháy”
Khi nuôi con nó cũng hiệu quả. Nếu không giúp ngay, chúng sẽ tự tìm ra cách giải quyết. Con trai tôi cũng ngày càng chơi game (Tears of the Kingdom) tốt hơn theo kiểu đó
Cũng có một phiên bản ngược lại của câu “đừng để việc hôm nay chớ làm ngày mai” — đại loại như câu trích của Ajahn Brahm: “hãy để đến mai, vì hôm nay bạn có thể chết”
Tôi đang phân vân không đọc tin tức là Napoleon Technique hay Ostrich Effect. Tôi đã bỏ đọc tin một năm nay và thấy hạnh phúc hơn nhiều
Tôi không rõ đó là thờ ơ với thế sự hay chỉ là tránh căng thẳng không cần thiết
Một lời khuyên từ quản lý hồi đầu sự nghiệp mà tôi vẫn còn nhớ
Không cần phải trả lời ngay, nhưng nếu có vẻ sẽ phản hồi chậm thì hãy báo trước
Làm vậy đối phương sẽ không cảm thấy bị phớt lờ. Khác với kiểu im lặng Napoleon, cách này vừa bảo vệ thời gian và sự tập trung vừa duy trì được niềm tin
Thời mới đi dạy, có một đồng nghiệp dùng chiến lược để email của phụ huynh đó hai tuần không đọc. Phần lớn vấn đề đều tự được giải quyết trong khoảng thời gian đó
Tôi cũng dùng cách này ở chỗ làm. Những tin nhắn không cần phản hồi ngay thì tôi cố tình để đó một lúc
Sau khoảng 15 phút, nhiều khi đối phương sẽ nhắn lại “không sao đâu, em xử lý được rồi”.
Đơn giản nhưng là một kỹ thuật lọc giao tiếp hiệu quả