Trì hoãn có cấu trúc (Structured Procrastination) (1995)

• Trì hoãn có cấu trúc là phương pháp tận dụng một cách chiến lược thói quen trì hoãn để nâng cao năng suất và hiệu quả
• Đây là nguyên lý dành thời gian làm những việc kém quan trọng hơn thay vì việc quan trọng thực sự cần làm
• Nếu điều chỉnh tốt thứ tự ưu tiên của công việc, thói quen trì hoãn ngược lại có thể trở thành động lực giúp xử lý nhiều việc khác nhau
• Mẹo là đặt ở đầu danh sách những việc trông có vẻ có hạn chót rõ ràng nhưng thực ra không phải vậy, và thực tế không quá quan trọng
• Người hay trì hoãn có thể biến điểm yếu thành thế mạnh nếu biết tận dụng tốt khả năng tự lừa dối bản thân (tự đánh lừa chính mình)

---

Trì hoãn có cấu trúc (Structured Procrastination) là gì

• Trì hoãn có cấu trúc là cách một người có xu hướng trì hoãn tận dụng điều đó một cách chiến lược để tạo ra kết quả có ích
• Tác giả đã hoàn thành bài viết này trong lúc viết bài luận để né tránh những việc quan trọng khác
• Người hay trì hoãn hiếm khi hoàn toàn không làm gì cả; đa phần họ dành thời gian cho những việc vặt hơi có ích như gọt bút chì hay làm vườn
• Bản chất của hành vi này là thay vì trì hoãn việc quan trọng hơn, họ lại đi làm những việc nhỏ nhặt
• Nếu người hay trì hoãn chỉ có đúng việc gọt bút chì để làm, thì không có sức mạnh nào khiến họ làm việc đó được

Cách tận dụng cấu trúc của sự trì hoãn

• Trì hoãn có cấu trúc là cấu trúc sắp xếp danh sách việc cần làm theo thứ tự quan trọng, để khi trì hoãn những việc quan trọng hơn ở phía trên, người ta sẽ xử lý các việc kém quan trọng hơn ở bên dưới
• Ngay cả những việc có độ ưu tiên thấp, một khi đã có trong danh sách, cũng sẽ tự nhiên được thực hiện trong quá trình né tránh công việc ở trên, nhờ đó thời gian được sử dụng hiệu quả
• Theo cách này có thể đạt được năng suất và danh tiếng
• Tác giả lấy ví dụ rằng khi làm resident fellow tại ký túc xá Stanford, ông đã đạt được danh tiếng tốt bằng cách giao lưu với sinh viên hoặc chơi bóng bàn trong lúc né tránh những việc quan trọng hơn

Sai lầm phổ biến của người hay trì hoãn

• Thông thường, người hay trì hoãn nghĩ rằng nếu giảm bớt số việc phải làm thì họ sẽ bớt trì hoãn, nhưng đây là cách tiếp cận sai
• Khi số lượng công việc ít đi, những việc còn lại lại trở nên quan trọng hơn, vì thế trái lại có thể dẫn đến việc không làm gì cả
• Khi có ít việc phải làm, động lực lại yếu đi và rơi vào trạng thái kém hiệu quả
• Càng có nhiều đầu việc, người ta càng có động lực né việc này bằng việc làm việc khác, từ đó xử lý được nhiều việc

Suy ngẫm về việc xử lý những đầu việc quan trọng ở phía trên

• Mọi người có thể lo rằng rồi một lúc nào đó những việc quan trọng ở đầu danh sách sẽ bị bỏ mặc hoàn toàn
• Mẹo là đặt lên đầu những việc thực ra không có hạn chót nghiêm ngặt và không quan trọng đến thế
• Loại việc này có rất nhiều, đặc biệt phổ biến trong môi trường tổ chức như đại học hay tập đoàn lớn
• Ví dụ, việc viết một bài báo triết học đã quá hạn 11 tháng, nhưng trong quãng thời gian đó tác giả lại làm được nhiều việc thực sự có ý nghĩa hơn

Ví dụ thực tế và vai trò của tự lừa dối bản thân

• Ngay cả những việc trông có vẻ quan trọng như điền phiếu đặt giáo trình, trên thực tế cũng thường không có hạn chót nghiêm ngặt và không gây vấn đề dù chậm một thời gian hợp lý
• Chừng nào những việc ở đầu danh sách chưa thực sự tạo ảnh hưởng lớn, thì khi có những việc mới hơn và có vẻ quan trọng hơn xuất hiện, người ta sẽ tự nhiên xử lý các việc ở bên dưới
• Trì hoãn có cấu trúc đòi hỏi ở một mức độ nào đó khả năng tự lừa dối bản thân (khả năng tự đánh lừa chính mình)
• Đa số người hay trì hoãn đều giỏi tự lừa dối, nên có thể tận dụng tốt phương pháp này
• Đây là một hướng đi tích cực, dùng một điểm yếu để bù cho điểm yếu khác nhằm nâng cao hiệu quả và năng suất

[GN⁺]

Ý kiến trên Hacker News

• Tôi cũng đang cố làm việc theo cách này. Giai đoạn khó khăn nhất rõ ràng là khi có một mục tiêu quan trọng duy nhất, nó không đặc biệt khó nhưng lại phức tạp, và không có việc nào khác để làm. Đặc biệt là đôi khi chính tôi tự sắp xếp tình huống thành ra như vậy. Tôi đã có những tháng làm toàn việc vô ích mà vẫn cực kỳ mệt mỏi và kiệt sức. Sau nhiều lần nói chuyện với các quản lý, tôi đã nói rằng mình thực sự hợp hơn với những việc thật sự khẩn cấp, hoặc những lĩnh vực phức tạp không khẩn cấp nhưng không ai khác giải quyết nổi. Những việc đó có lẽ cuối cùng cũng không hoàn thành trọn vẹn, nhưng được cải thiện rất nhiều theo hướng sáng tạo. Nhưng phản ứng của đa số quản lý là quản từng phút thời gian của tôi, bắt báo cáo sáng tối, và mắng nếu tôi lệch khỏi ưu tiên họ đặt ra. Điều đó hoàn toàn trái ngược với những gì tôi cần để làm việc hiệu quả. Nếu lần sau tôi lại gặp kiểu phản ứng đó, tôi định nghỉ ngay. Việc đó quá hà khắc. Và bí quyết của tác giả rốt cuộc có vẻ là làm việc trong giới học thuật
  • Hôm nay tôi bắt đầu dùng thuốc ADHD lần đầu. Trước giờ tôi làm việc bằng cách chuyển cực nhanh giữa nhiều việc, hoặc làm lúc quá mệt nên khó tập trung, hoặc dồn vào ngay trước deadline. Sau khi uống thuốc, lần đầu tiên tiếng nhạc trong đầu biến mất và tôi có thể làm nhiều thứ. Tôi đã có thể tập trung, quản lý thời gian và phớt lờ sự xao nhãng. Sự thay đổi này có ý nghĩa rất lớn với tôi nên muốn chia sẻ. Đáng lẽ tôi nên gặp chuyên gia sớm hơn
  • Đọc câu “nếu lần sau thấy phản ứng như vậy tôi sẽ nghỉ ngay” làm tôi nghĩ đùa rằng có khi người đó cũng đang trì hoãn việc cập nhật thư xin việc hay CV. Cũng có trường hợp quản lý làm cho việc làm việc trở nên khó hơn, để thúc người ta tự nghỉ
  • Tôi cũng luôn thắc mắc vì sao có những việc lớn tôi lao vào rất chủ động, còn có những việc lại gây lo âu và trì hoãn nặng. Kết luận gần đây của tôi là, hễ việc nào đòi hỏi phải đi từ trạng thái ổn định sang trạng thái bất ổn thì tôi đều trì hoãn. Ví dụ sửa bug hay làm prototype thì ổn, nhưng những thứ như migration hệ thống thì tôi sẽ trì hoãn. Vì tôi biết những việc đó sẽ rối hơn trước khi tốt lên. Tính tôi thích giảm bớt việc cần làm và kết thúc gọn gàng. Những việc như migration, cứ bắt đầu là số việc lại tăng lên, nên rất nặng nề
  • Kiểu làm việc này chỉ khả thi ở công ty nhỏ. Vì thế tôi nghĩ các công ty nhỏ có thể tạo tác động lớn hơn. Ở công ty lớn, người ta được đánh giá theo kết quả của cả đội, nên nếu cá nhân lệch khỏi ưu tiên thì bị xem là lãng phí ngân sách. Nếu không ở vị trí cao thì rất khó làm việc linh hoạt. Các dự án lớn vận hành bằng những đầu việc có hệ thống và đo lường được, nên rất khó để một vai trò “quản lý” đặc biệt nào đó có được sự linh hoạt
  • Giống như bài viết, tôi cũng bị ADD, đồng thời còn có biến thể gen MTHFR, lệch hội tụ mắt, khuynh hướng tự kỷ, loạn thần, OCD, trầm cảm, chấn thương, ngưng thở khi ngủ, mất ngủ và nhiều thứ khác. Tôi khuyên dùng trứng, rau bina, nhịn ăn gián đoạn, đi bộ và đồ chơi fidget. Tôi cũng khuyên hãy cho bản thân sự nương tay. Chúng ta không hợp với các tổ chức thông thường; chúng ta là kiểu cướp biển, làm những việc ngoài dự đoán. Đôi khi có ý nghĩa với tư cách là những tồn tại khó lường có thể cứu cả nhóm
• Hồi đại học, khi thói quen trì hoãn của tôi rất nặng, tôi thấy chiến lược này nghe khá hợp lý. Từ đó về sau tôi dùng kiểu này tốt trong vài tháng, nhưng chỉ cần có một thay đổi nhỏ trong cuộc sống là lại quay về như cũ. Sau khi được chẩn đoán ADHD và trải qua nhiều điều trị, nhìn lại tôi thấy các chiến lược như thế này thực chất là những cơ chế né tránh chưa trưởng thành. Giờ tôi khá năng suất và ít trì hoãn hơn, nhưng tôi nghĩ giá mà mình đọc ít bài self-help kiểu này hơn và đi điều trị sớm hơn thì tốt hơn
  • Tôi tò mò không biết rốt cuộc bạn đã tự tìm ra cách đối phó “trưởng thành” nào. Tôi cũng muốn hỏi liệu điều trị có giúp bạn ngừng trì hoãn không
  • Dù hệ thống có hay đến đâu thì cuối cùng cũng sụp đổ. To-do list, GSD, ticket, note, kế hoạch trách nhiệm, ban đầu đều như thuốc chữa bách bệnh nhưng rồi đều hỏng. Thứ thực sự giúp ADHD là chẩn đoán và thuốc, và dạo gần đây là LLM. LLM tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại nhàm chán và giúp ta tập trung vào giải quyết vấn đề sáng tạo. Nhưng không có một cách đối phó nào hiệu quả y hệt với tất cả mọi người. “Cứ làm đi” cũng vô ích chẳng khác gì “đừng buồn nữa”
  • Tôi cũng ở cùng quan điểm. Tôi tò mò trong trường hợp của bạn, nguyên nhân gốc rễ của việc trì hoãn là gì
• Trong các bình luận năm nay về bài này, “ADHD” xuất hiện khoảng 38 lần (không tính lặp lại trong cùng một bình luận). Bài năm 2022 có 6 lần, năm 2020 có 0 lần, năm 2018 có 1 lần, năm 2017 không có “ADD” hay “ADHD” mà chỉ có một lần “ADDeral”, còn năm 2015 thì chỉ có bình luận thú vị này
• Đây là một ví dụ cho thấy ADHD phổ biến và quan trọng đến mức nào trong ngành phần mềm. Một đặc điểm điển hình của ADHD là “hệ thống chú ý dựa trên hứng thú”. Đa số mọi người xem động lực bên ngoài, tức việc có thú vị hay không, là thứ không quan trọng trong ưu tiên. Tôi chỉ nhận ra mình bị ADHD sau khi có con, vì làm việc theo ưu tiên dựa trên thời gian quá khó. Còn ưu tiên dựa trên không gian thì không vấn đề gì, ví dụ chỉ cần một hệ thống xác thực duy nhất. Tôi có thể dự đoán khá chính xác thời gian cho dự án, nhưng hoàn toàn không làm được với các việc thường nhật. Khoảng 5-7 giờ trong ngày là vấn đề hoàn toàn. Khi có con, bạn không thể làm đến 7 giờ nữa, nên trong 25-30 giờ làm mỗi tuần, 10 giờ biến mất. Giờ dùng thuốc, tôi có thể làm việc đều đặn từ 9 giờ
  • Tôi đoán đây là lý do bài viết được chia sẻ, vì tác giả là giáo sư triết học. Và tôi cũng thắc mắc về nhận định rằng “đa số mọi người ưu tiên theo động lực bên ngoài”. Tôi cứ nghĩ nhu cầu dopamine là phổ quát, mà tôi cũng có bạn bị ADHD nặng nên muốn hiểu thêm từ trải nghiệm thực tế
• Tôi đã giỏi lên ở hầu hết các sở thích của mình theo đúng kiểu này. Tôi chơi guitar hơn 20 năm rồi, và tuyệt đối không phải nhờ tự quản lý, rèn luyện hay routine. Mỗi khi nghĩ đến việc nhà quan trọng hay nghĩa vụ phải làm, tôi luôn cầm cây guitar ở gần lên để tập. Lúc nào cũng có thứ để học hoặc để khoe: kỹ thuật mới, bài hát mới, đoạn diễn mới. Có khi nếu tôi tập đều đặn theo lịch thì còn tiến bộ ít hơn
  • Tôi từng nghĩ giá mà thay vì sở thích như vậy thì đó là video game. Tôi cũng thích những game cho cảm giác kích thích giống phát triển phần mềm, nhưng game có phần thưởng tức thì và các mục tiêu có cấu trúc được đưa ra ngay lập tức tiếp theo. Tôi từng nghiện Factorio, còn giờ thì quay lại Rimworld. Các nhân vật trong game của tôi chỉ trì hoãn khi tôi cho phép và chỉ trượt khỏi đường ray khi stress cực độ
  • Tôi cũng chơi guitar kiểu đó suốt nhiều năm, nhưng ngược lại còn thụt lùi. Có vẻ đến một ngưỡng nào đó thì bắt buộc phải có luyện tập có cấu trúc. Nếu bắt đầu lại, tôi muốn học bài bản vài tháng. Tôi không muốn cứ lặp đi lặp lại cùng một scale nữa
  • Vì vậy tôi nghĩ lời khuyên nghề nghiệp kiểu “hãy theo đuổi đam mê” không hay lắm. Khi đam mê trở thành công việc thì nó không còn là đam mê nữa. Lời khuyên thực tế hơn là “hãy tìm loại địa ngục mà bạn chịu đựng dễ hơn người khác”. Công việc được trả lương vì nó là công việc. Dù thích đến đâu, làm 8 tiếng mỗi ngày cũng sẽ tích tụ mệt mỏi. Vì vậy mới có lương và kỳ nghỉ
• Tôi rất đồng ý với ý của bài rằng “bạn nghĩ giảm bớt việc phải làm sẽ khiến mình bớt trì hoãn, nhưng thực tế là ngược lại”. Nhưng bài này thiếu một phần quan trọng. Đa số những người có vấn đề trì hoãn rất nghiêm trọng nhiều khả năng là ADHD, thường là chưa được chẩn đoán. ADHD là một rối loạn phổ thần kinh-sinh học, nên không thể giải quyết chỉ bằng cách đọc sách hay bài self-help. Có những phương pháp điều trị bằng thuốc hiệu quả
  • Tôi cũng bị trì hoãn mãn tính và đã được chẩn đoán ADHD. Việc giảm số đầu việc và tối thiểu hóa danh sách đang chạy song song giúp tôi thấy bình yên hơn về mặt tinh thần và bớt cảm giác tội lỗi, nhưng trên thực tế tôi làm việc hiệu quả hơn hẳn khi lịch của mình có nhiều việc. Nếu mỗi dự án đều có các đầu việc nhỏ, cụ thể và rõ ràng, tôi tiến rất tốt. Nhưng cách này có cái giá lớn. Tôi không quản lý được năng lượng và không bền vững về dài hạn. Có lúc cực kỳ năng suất rồi đột ngột cạn sạch năng lượng và burnout ập đến. Giờ thay vì cố tìm sự cân bằng, tôi nghiêng về việc nhận ra dấu hiệu burnout sớm hơn và chấp nhận chu kỳ khổ sở-nghỉ ngơi. Nếu chỉ có đúng một việc phải làm thì ngược lại tôi lại ít làm nhất
  • Tôi cũng được chẩn đoán ADHD và đang dùng thuốc. Thật lạ là trong vài giờ thuốc đạt hiệu quả tối ưu, cảm giác muốn làm tự nhiên xuất hiện. Những việc tôi đã trì hoãn bấy lâu như nhắn tin, sắp xếp gặp bạn bè, test PR, bắt đầu dự án mới, tất cả đều trở nên làm được. Dù vậy tôi vẫn còn xu hướng trì hoãn, và thuốc cũng không có tác dụng cả ngày, nên kỹ thuật bài này đưa ra vẫn khá hữu ích. Nhờ ADHD mà đôi khi tôi còn tập trung được vào những việc khó nhưng ít quan trọng hơn. Ví dụ, có cuốn sách tôi phải đọc trước buổi học cuối tuần, nhưng nghịch lý là tôi lại đọc được nó khi việc đọc lúc này còn chưa quá quan trọng
  • Nhìn thấy nhiều góc nhìn khác nhau về thuốc ADHD khiến tôi còn do dự cả chuyện đi chẩn đoán. Tôi không muốn sống phụ thuộc vào thuốc. Tôi muốn nghe thêm nhiều ý kiến khác nhau về vấn đề này
  • Phụ thuộc vào thuốc ADHD nghĩa là sau vài năm dùng, cuộc sống hằng ngày chỉ vận hành được khi có thuốc. Vì thường là chất kích thích nên não thích nghi khá nhanh, và ngay cả cảm giác “mình cần thuốc” cũng là phản ứng cơ thể cố đưa về cân bằng nội môi
  • ADHD là một phổ, và điều trị cũng nên kết hợp nhiều cách. Thuốc, trị liệu tâm vận động, các bài luận self-help... điều quan trọng là tìm ra tổ hợp phù hợp với bản thân
• Tôi bắt đầu viết sách như một cách trì hoãn, nhưng sau khi viết xong bản nháp đầu tiên rất tệ, việc hoàn thành cuốn sách đó lại trở thành việc quan trọng nhất. Từ đó đến giờ tôi chưa động vào nó lần nào nữa
  • Tôi cũng vừa công bố một thư viện mã nguồn mở mà mình làm một mình trong vài tháng gần đây. Đó là cái cớ để trì hoãn việc dọn khu vườn rau chuẩn bị cho mùa đông. Vậy nên lời khuyên của tôi là, nếu có việc bạn thật sự muốn làm, hãy cứ liên tục đặt các việc khác lên đầu danh sách. Chúc may mắn, và nếu cuốn sách hoàn thành thì mong bạn ghi tên tôi vào phần cảm ơn
  • Cách của tôi là không bao giờ hoàn thiện sản phẩm mà luôn để nó ở trạng thái WIP. Cảm giác như là “kỹ sư phần mềm số không”
• Tôi đã dùng cách mà OP nói trong nhiều năm và nó thực sự hiệu quả. Với tư cách một nhà khoa học, tôi có thể nói rằng não bộ trở nên cực kỳ sáng tạo khi đang né việc lẽ ra phải làm. Thay vào đó, hàng loạt ý tưởng hay chủ đề nghiên cứu mới để thực hiện trong tương lai sẽ tuôn ra. Chiến lược với tác vụ chính là chia danh sách việc cần làm thành những phần thật nhỏ, để trong lúc trì hoãn, ít nhất mấy việc nhỏ đó vẫn tiến lên được
• Tôi ngày càng tin rằng mình bị ADHD ở tuổi trưởng thành. Sự chồng lấp triệu chứng quá rõ. Nhưng bản thân việc đi chẩn đoán thì tôi lại cứ trì hoãn mãi
  • Đây là kiểu mẫu điển hình của ADHD ở người lớn. Tôi cũng từng như vậy. Việc nhờ giúp đỡ là khó nhất, nhưng bước đó có thể thay đổi cả cuộc đời
  • Người muốn đi chẩn đoán ADHD ở tuổi trưởng thành phần lớn là những người vốn đã không còn thích nghi tốt với đời sống thường ngày. Đặc biệt khi có gia đình, bạn mất đi khoảng thời gian riêng để xả hay đối phó, và sau tuổi 30 thì khả năng hồi phục cả tinh thần lẫn thể chất cũng giảm. Trong những người quanh tôi, chẩn đoán ở giữa tuổi 30 là phổ biến nhất. Nhưng nhờ internet, giờ là thời đại mà người ta có thể tự nhận ra vấn đề hoặc biết ngay khi cần giúp đỡ. Vấn đề ở Mỹ hay Anh là chi phí chăm sóc sức khỏe tâm thần cho người lớn quá đắt hoặc thậm chí không có dịch vụ, nhưng về lý thuyết thì việc tìm kiếm trợ giúp đã dễ hơn
• Cha tôi, John Perry, là người viết bài luận này, và sau đó còn xuất bản cuốn The Art of Procrastination. Tôi rất vui khi thấy bài luận này được biết đến trở lại, và tôi định chia sẻ thread này với cha mình