- Đã đi qua vô số ứng dụng như Notion, Todoist, Things 3, nhưng cuối cùng lại quay về todo.txt, một file văn bản đơn giản
- Các ứng dụng với phí thuê bao, lỗi đồng bộ, và việc phải quản lý quá nhiều tính năng lại làm giảm năng suất
- Hiện tại đang dùng hệ thống một file văn bản duy nhất: ghi việc cần làm theo ngày và thêm ghi chú trong lúc thực hiện
- Ưu điểm là luôn có thể truy cập, nhập và tìm kiếm nhanh, giữ quyền sở hữu, và định dạng có thể tồn tại lâu dài
- Cốt lõi của năng suất không phải là công cụ mà là quy trình đơn giản: ghi lại, kiểm tra, thực hiện
- Điều quan trọng là một phương pháp dễ dàng và bền vững
Mở đầu: Hành trình tìm kiếm vô tận các ứng dụng năng suất
- Trong nhiều năm đã dùng nhiều ứng dụng khác nhau (ví dụ: Notion, Todoist, Things 3, OmniFocus, Asana, Trello, Any.do, TickTick), thậm chí cả ứng dụng todo do chính mình tạo ra
- Trong quá trình đó đã tốn rất nhiều thời gian để thiết lập các danh mục, thẻ, dự án, nhãn phức tạp
- Cảm thấy thất vọng vì chính những vấn đề của ứng dụng như chuyển sang trả phí, lỗi đồng bộ, công ty bị bán lại
- Trải nghiệm sự kém hiệu quả khi phải dành nhiều thời gian hơn để quản lý hệ thống phức tạp
Trải nghiệm thực tế với từng ứng dụng
- Notion: Đã xây cả một hệ điều hành cho cuộc sống rất phức tạp, nhưng chỉ vài ngày sau là ngừng dùng
- Todoist: Chỉ mải chơi hệ thống điểm như một trò chơi, còn công việc thực tế thì không làm
- Things 3: Đẹp và đắt, nhưng lại thường xuyên quên dùng
- Trello: Đã tạo bảng kanban, nhưng không phù hợp với một cá nhân không phải startup
- OmniFocus: Quá mạnh nên ngược lại tạo gánh nặng học cách dùng, tốn thời gian học hơn là làm việc thực tế
Bước ngoặt quyết định
- Vào một ngày điện thoại hết pin, lập tức ghi việc cần làm lên giấy note
- Chỉ với 4 việc được viết ra một cách đơn giản, đã hoàn thành được tất cả
- Một danh sách đơn giản không có tính năng phức tạp lại đảm bảo năng suất cao hơn
Hệ thống hiện tại: chỉ một file văn bản duy nhất
- Viết tất cả việc cần làm vào một file văn bản duy nhất
날짜 시간 할 일 - 서브 메모 추가적인 할 일 - Mỗi tối sắp xếp lịch ngày mai dưới dạng văn bản
- Việc có thời gian cố định thì ghi giờ, mục con thì ghi chú bằng dấu gạch nối
- Việc đã xong thì xóa đi hoặc thêm ghi chú kết quả, việc còn lại thì dời sang sau
- Duy trì cách này lâu dài còn khiến nó hoạt động như một nhật ký (journal) — lưu lại đã làm gì với ai và những quyết định đã đưa ra
Vì sao cách này hiệu quả
- File luôn nằm trên desktop của tôi
- Có thể mở ngay bằng phím tắt nên truy cập cực nhanh
- AI (ví dụ: Cursor/Claude Code, Neovim + Supermaven) có thể tự động hoàn thành lịch trình, nhưng không phải điều bắt buộc
- Thêm công việc rất nhanh, không cần dò giao diện hay bấm click thừa
- Chỉ với tìm kiếm văn bản (Cmd+F) là có thể nhanh chóng xem lại lịch sử
- Tôi giữ 100% quyền sở hữu file — không lo dịch vụ dừng hoạt động hay bản cập nhật gây ảnh hưởng
- Vì không có sự tô vẽ về mặt tính năng nên có thể thành thật với chính mình — chỉ còn ghi nhận là có làm hay không
- Khả năng tương thích lâu dài — file văn bản từ 20 năm trước vẫn có thể mở ngay hôm nay
Bí quyết cốt lõi của năng suất
- Đưa tất cả việc cần làm trong đầu ra giấy hoặc file
- Kiểm tra danh sách một cách đều đặn
- Tự mình thực hiện
- Mọi thứ còn lại chỉ là sự trì hoãn được ngụy trang dưới lớp phức tạp
Câu trả lời ngắn cho những câu hỏi thường gặp
- Nhắc việc thì sao? : Việc theo thời gian thì dùng lịch
- Phân loại dự án thì sao? : Ghi chú theo kiểu thẻ
[PROJECT] - Cộng tác thì sao? : Việc công việc dùng công cụ công việc, todo cá nhân thì tách riêng bằng file txt
- Dùng trên di động thì sao? : Đồng bộ file bằng Dropbox v.v., có thể viết bằng bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào
Kết luận: Một đáp án bất ngờ
- Năng suất tăng lên nhiều hơn hẳn so với khi dùng các ứng dụng phức tạp
- Hệ thống năng suất tốt nhất là thứ bạn thực sự có thể tiếp tục dùng lâu dài
- Vì không khó và chẳng cần cấu hình gì cả, nên rất dễ duy trì
Tự thử ngay: Hướng dẫn thực hành
- Tạo file
todo.txt - Viết ra việc cần làm cho ngày mai
- Thực sự bắt tay làm việc đó
- Thêm ghi chú trong quá trình làm
- Nếu cần, chỉ việc bắt đầu phần ngày mới
- Chỉ cần thử trong một tuần, bạn sẽ thấy sự đơn giản luôn thắng sự cầu kỳ
- Nếu không hiệu quả, bạn vẫn có thể thử một ứng dụng mới bất cứ lúc nào
15 bình luận
https://app.ainote.dev có vẻ khá ổn, vì theo concept ghi chú đơn giản bằng AI
Tôi dùng task warrior trên Linux :)
Giấy vẫn là tuyệt nhất
Đơn giản là tốt nhất!
Đọc bài này làm tôi nhớ đến ứng dụng TaskPaper. Đây là kiểu xử lý theo dạng outliner dựa trên plain text...
Tôi đã dùng Things hơn 10 năm nay, và thấy nó tiện nhất.
Trong các tính năng của Things cho macOS, quick entry Autofill thực sự quá hấp dẫn nên...
Tôi cập nhật tệp Hangul (HWP) mỗi tuần một lần, in ra rồi dán lên bàn làm việc. Nếu có thay đổi trong tuần, tôi sẽ ghi ngay bằng bút lên giấy, rồi đến lần cập nhật tiếp theo thì phản ánh lại vào tệp.
Những việc như thế này thì giấy và bút rõ ràng tiện hơn hẳn.
Mình đang dùng Apple Reminders. Tạo một template Kanban rồi mỗi tuần lại thay vào dùng haha
Tôi đang dùng bản hosting của focalboard khá tốt và rất thích nó.
kkkkkkkkkk
Google Keep cũng rất tiện để ghi nhanh.
Tôi đã tạo một ghi chú todo trên Google Keep và ghi lại các việc cần làm hằng ngày. Đến nay tôi đã dùng cách này được 3 năm rồi. Tất nhiên ngoài ghi chú todo thì trên Google Keep còn có nhiều memo khác cần nhớ, nhưng tôi luôn cài đặt để khi mở Google Keep, ghi chú todo hiện ra đầu tiên ngay ở màn hình đầu tiên.
Tôi cũng đã lang thang qua nhiều công cụ, hiện tại đang dùng Todoist + Obsidian. Todoist đúng là tiện nhất cho việc đồng bộ với lịch và ghi lại ngay khi chợt nghĩ ra trên nhiều thiết bị.
Tôi đã chốt dùng Things + Obsidian. Dùng Things cho dài hạn / Obsidian cho TODO ngắn hạn thì theo tiêu chí của tôi là đơn giản nhất. Khi cần thì cũng có thể tạo TODO bằng
- [ ]rồi sau đó dán vào Obsidian nên...Ý kiến Hacker News
Cụm từ "every todo app" làm tôi bật cười, vì thực tế có đến hàng chục nghìn ứng dụng todo tồn tại ngoài kia, và cái tốt nhất trong số đó là Taskwarrior, vậy mà lại không có trong danh sách này
Trước đây tôi cũng đã thử dùng danh sách todo nhiều lần, nhưng cuối cùng lại quay về với việc không làm gì cả, nhất là khi nói đến các ứng dụng danh sách todo, dù thật ra trí nhớ của tôi không tốt nên tôi khá cần todo list; điều giúp ích cho tôi là giữ mọi thứ thật đơn giản, trong công việc tôi cố chỉ tập trung vào một việc tại một thời điểm, dùng bug tracker để theo dõi các đầu việc lớn nhưng không đến mức danh sách todo cá nhân, còn ở nhà thì thỉnh thoảng chỉ dùng ứng dụng Reminders trên iPhone để quản lý những việc không được quên, mỗi tháng chỉ dùng vài lần là đủ, việc nào thực sự quan trọng thì tự nhiên sẽ nhớ ra, còn nếu không thì kết luận là nó vốn cũng không quan trọng đến thế, hiện tại ngoài ứng dụng Reminders và bug tracker của công ty thì tôi không dùng bất kỳ danh sách todo nào khác, và như vậy là quá hợp với tôi
Đọc các bình luận trong thread này, tôi thấy nhiều người xem tệp văn bản đơn giản là tốt nhất, nhưng rốt cuộc lại tự xây những phần mềm khá kỳ lạ để lôi lại những tính năng mà các ứng dụng TODO có cấu trúc hơn vốn đã cung cấp sẵn, ví dụ như nhắc nhở, gắn thẻ, tích hợp lịch, đặt ưu tiên, đưa việc quan trọng ở thời điểm đó lên đầu, tác vụ lặp lại, tìm kiếm toàn văn, các định dạng như markdown, v.v., còn những cách làm kém hiệu quả(?) thì có như đưa TODO cho LLM rồi nhận nhắc nhở qua Telegram, tự tay chuyển việc quan trọng lên đầu danh sách, đồng bộ bằng script trên VPS, git commit bằng cron, viết tay lên giấy nhớ, v.v.; tôi khuyên mọi người hãy thử emacs org-mode, phải mất thời gian để quen (đặc biệt nếu là người dùng vim) và phím tắt cũng khác, nhưng tất cả các tính năng kể trên đều có sẵn mặc định hoặc giải quyết được bằng plugin miễn phí, tác giả bài gốc nói rằng đã dùng mọi ứng dụng todo rồi cuối cùng quay về tệp văn bản đơn giản, nhưng theo tôi thì bước tiếp theo sau đó chính là org-mode, nếu có nền tảng kỹ thuật thì tôi tin chắc đây là một bản nâng cấp, và kinh thánh org-mode cũng rất đáng tham khảo
Hầu hết các vấn đề này có thể giải quyết bằng cách tạo một danh sách trong một tệp, dùng markdown và tôi cũng khuyên dùng Obsidian, hãy xem bài nói cuối cùng của Randy Pausch và tham khảo danh sách todo của ông ấy, việc nào phụ thuộc lịch trình thì dùng song song với lịch, điểm mấu chốt là phải mở todo list thường xuyên, nếu muốn phức tạp hơn một chút thì có thể tạo riêng một tệp inbox, các việc ưu tiên thấp thì chuyển sang backlog, phân loại ưu tiên thì có thể thử cả ma trận Covey, đừng biến quy trình này thành thứ quá phức tạp, thực ra giờ còn có cả LLM nên việc truy vấn tệp văn bản hay tự động phân loại cũng đều làm được
Tôi cũng từng thử những cách kém hiệu quả kể trên, và rốt cuộc nhận ra rằng ai cũng muốn một hệ thống phù hợp tự nhiên với chính mình, việc đọc và hiểu tài liệu về hệ thống do người khác tạo ra rồi ép cho hợp với đầu mình còn khó hơn nhiều so với tự xây lấy, nên đa số mọi người không thích nghi nổi với các ứng dụng thương mại, bao gồm cả org-mode
Theo trải nghiệm của tôi về phản hồi từ thông báo, nhắc nhở thường bị đánh giá quá cao, nó không giúp bền vững, và tôi ghét bị làm phiền liên tục bởi những việc chưa nhất thiết phải xử lý ngay lúc đó, tôi sẽ nhanh chóng tắt thông báo đi, ngược lại tôi thấy những tín hiệu vật lý trong đời thực còn tốt hơn nhiều, như giỏ đồ cầm nắm được hay mẩu giấy dán trên bảng đều rất hiệu quả, ví dụ nếu nghĩ sẵn việc phải làm vào buổi sáng rồi đặt một món đồ không liên quan ở chỗ sáng nào cũng dùng, chỉ cần nhìn thấy nó là có thể nhớ ra mà không quên, nếu những tín hiệu vật lý này có thể được hiện thực hóa linh hoạt bằng thực tế tăng cường thì tuyệt vời không gì bằng, UI chỉ dựa vào màn hình thì không hợp với tôi, tôi muốn thế giới số bước vào không gian vật lý thực tế của mình, muốn có trải nghiệm xử lý thông tin bằng cả tay chân và chuyển động, và mong mọi giao diện máy tính đều gần với thế giới thực hơn
Sau khi liệt kê một loạt tính năng rồi lại khuyên người khác chuyển sang một trình soạn thảo văn bản và plugin cụ thể thì với tôi đó là những tính năng tôi không cần, là một người dùng vim, tôi đã thấy nhiều người dùng emacs theo mô-típ này, tôi hiểu và tôn trọng việc họ tìm được công cụ hợp với mình, nhưng mong là đừng ép cách đó cho tất cả mọi người
Lý do mọi người dùng tệp văn bản và phần mềm kỳ lạ là vì họ chỉ muốn đúng phần cấu trúc mình cần, không hơn, mà thứ họ muốn cũng có thể thay đổi theo thời gian, org-mode có nhiều tuỳ chọn và khả năng tùy biến nhưng đồng thời cũng có nhiều ràng buộc, tôi nghĩ nó chỉ có thể làm hài lòng một bộ phận rất nhỏ trong số những người chuyển sang dùng tệp văn bản, dù vậy tài liệu về org-mode vẫn là thứ tốt để đọc tham khảo trước khi thử
Tôi cũng đã trải qua đúng quá trình đó và giờ đi đến cùng một kết luận, chỉ khác ở điện thoại, trên laptop hay desktop thì các tệp txt/md/org là vô địch, nhưng trên điện thoại thì phải dùng những tệp như kiểu Dropbox nên cực kỳ bất tiện, hơn nữa phần lớn ứng dụng ghi chú trên di động không ưu tiên local-first, hoặc đóng kín, hoặc thu phí thuê bao, hoặc không có mã hóa, hoặc đầy tính năng nhưng lại không có tìm kiếm toàn văn offline cơ bản, cùng đủ loại vấn đề khác, nên cuối cùng năm ngoái tôi tự làm một ứng dụng PWA là unforget PWA demo, và cũng có SHOW HN liên quan đến nó, nó thực sự hoạt động đúng 100% theo ý tôi mà không có vấn đề gì nên tôi rất hài lòng, trong một năm tôi đầu tư chưa tới 5 giờ, chỉ sửa vài thứ lặt vặt, và với nó thì vấn đề của tôi đã được giải quyết hoàn toàn
Có một định dạng tên là todo.txt, rất dễ đọc (như ví dụ mà người hỏi đưa ra) và vẫn cung cấp những tính năng tối thiểu cần thiết todo.txt, tôi cũng đã dùng org-mode từ 5 năm trước và có workflow này workflow của tôi, việc đồng bộ tệp giờ được tôi quản lý bằng Git, còn trên iPhone thì dùng Plain Org
Tôi muốn được giải thích thêm xem tính năng nào của org-mode đặc biệt hữu ích, những gì tôi biết là lồng tác vụ, hạn chót/ưu tiên, bộ lọc hoàn toàn tự do, lưu rất nhiều nội dung hay thậm chí cả hình ảnh trong một mục, hỗ trợ các trạng thái ngoài todo/done, v.v.; tôi tò mò điều gì khiến bạn đặc biệt thích thiết lập này đến vậy, tôi vẫn luôn thử dùng org-mode nhưng vì đã quen vim và văn bản thuần nên cứ không gắn bó được, hy vọng một ngày nào đó sẽ xuất hiện một "killer use-case"
Tôi không đồng cảm với đoạn "mở todo.txt không phải việc dễ dàng", xem qua thì cũng không thấy giải thích định dạng todo.txt mang lại phương án nào tốt hơn trên iOS, và rốt cuộc có vẻ cũng chẳng có giải pháp gì đặc biệt
Danh sách todo của tôi cực kỳ đơn giản và gần như ngày nào cũng giống nhau
kiểm tra mail
kiểm tra lịch
kiểm tra jira
kiểm tra azure devops board
kiểm tra Microsoft Tasks
kiểm tra confluence
kiểm tra Teams
kiểm tra lịch ở nhà
kiểm tra email ở nhà
kiểm tra signal
kiểm tra whatsapp
kiểm tra email của khách hàng
kiểm tra jira của khách hàng
gia hạn đơn thuốc benzo
Lúc đầu tôi nghĩ "cái này căng thật đấy..." nhưng đến mục cuối thì diễn biến hoàn toàn ngoài dự đoán
Với giọng Scotland, tôi đã chọn một con đường khác
Tôi là fan của Org Mode trong Emacs, và trên iPhone thì dùng BeOrg, chủ yếu chia thành 3 loại
todo.org: việc cần làm
backlog.org: việc chưa cần ngay nhưng một lúc nào đó sẽ phải làm
inbox.org: đống ý tưởng/ghi chú Khái niệm inbox lấy từ Getting Things Done, tôi thiết lập bộ lọc trong BeOrg để dễ xem từng tệp, cũng có thể làm đơn giản chỉ với một tệp nhưng với tôi phân loại thế này đem lại cảm giác ngăn nắp hơn nhiều, inbox.org gần như là chỗ quăng mọi thứ vào, rồi tôi lướt nhanh và xóa những thứ không cần hoặc chuyển sang backlog, backlog.org thì cứ chất đống ở đó, và những mục nằm quá lâu thì tôi xem như không còn đáng làm hoặc đã tự được giải quyết nên xóa đi, cũng có thể tham khảo Org Mode chính thức, BeOrg, và Getting Things Done
Tôi thích Org Mode nhưng cảm thấy custom agenda view không đủ linh hoạt, muốn làm gì vượt ngoài cấu hình được cung cấp thì phải đào khá sâu vào emacs lisp, ví dụ tôi từng muốn trong danh sách TODO toàn cục hiển thị thêm lịch trình bên cạnh từng mục, nhưng global view thì gần như không chỉnh được
Sau một quá trình tương tự, giờ tôi dùng Logseq, nhưng trong thời gian dài thì một notes.txt hay todo.txt duy nhất nằm trong thư mục home mới là giải pháp tốt nhất, ghi ngày ở trên cùng, ghi chú ở dưới, rồi quản lý phiên bản tệp này bằng git, đưa vào repo dotfiles để có thể đồng bộ ở bất cứ đâu, thiết lập bash alias để gõ 'todo' là tự động mở .todo.txt trong nvim, và trong vim thì đặt phím tắt '\date' để tự động chèn dòng ngày tháng
Có thể dùng hàm
strftimeđể chèn ngày tháng tiện hơn, còn<esc>thì ở normal mode có lẽ cũng không cầnTôi mở neovim trong cửa sổ nổi của tmux, và dùng <leader>g để mở quickfix pane tìm kiếm theo thẻ
Tôi đang tự host một cuốn lịch treo tường cá nhân, có phí thuê bao hàng năm nhưng rẻ đến mức gần như chẳng cần bận tâm, được tạo từ lâu bằng thumbtack 1.0 và Bic Crystal, giao diện trực quan và khả năng sử dụng tốt, hỗ trợ đa ngôn ngữ, cũng có thể dùng bằng bút chì, nếu lịch trình chỉ là tạm thời thì chuyển ngay sang bút chì, khi có việc cần làm thì ghi thẳng vào ngày và giờ tương ứng, rất đáng khuyên dùng
Biến số thực sự là gửi yêu cầu báo giá bằng tín hiệu khói
Tôi tò mò về cách bạn xử lý môi trường nhiều người dùng hay chiến lược sao lưu
Tôi dùng Todoist rất nhẹ nhàng, chỉ đơn giản là thêm việc cần làm vào rồi để nó trên màn hình cho đến khi xong, gần như giống hệt việc dùng tệp văn bản, một điều mà tệp văn bản làm khó là tác vụ lặp lại và việc ghi chú cho các tác vụ lặp lại, ví dụ như kiểm tra bảo hiểm phải xử lý mỗi năm một lần, nếu ghi lại bối cảnh và chi tiết liên quan mỗi năm thì khi nhắc nhở xuất hiện vào năm sau, bạn có thể nhanh chóng nhớ lại và xử lý rất nhanh
Tôi vẫn dùng Todoist vì các tác vụ lặp lại hoặc việc cần làm ở tương lai xa, có thể nhập bằng ngôn ngữ tự nhiên như "mỗi tháng vào thứ Sáu thứ ba", điều này thực sự rất tiện, nó có rất nhiều tính năng mạnh đến mức tôi còn chưa dùng hết
Tính năng lịch lặp là bắt buộc, và Todoist hỗ trợ đầy đủ nhập ngôn ngữ tự nhiên như "ngày 15 hàng tháng" hay "bắt đầu từ thứ Năm, mỗi 8 tuần", những tự động hóa kiểu này không thể làm được với tệp văn bản, trong bài gốc có câu "mình bị ám ảnh với hệ thống điểm số đến mức đánh mất bản chất", nhưng nếu thấy khó chịu thì tắt đi là được, tôi không hiểu vì sao lại phải chuyển hẳn sang một workflow mới, chắc là vì hết thứ để viết blog thôi
Tôi cũng chỉ quản lý các việc lặp lại có tính lịch trình bằng Todoist, trước đây tôi từng dùng tích cực nhiều tính năng khác nhau, nhưng công việc ngày càng ít đều đặn và tự do hơn nên cuối cùng văn bản thuần lại là đủ
Viết rất hay
Tôi thiết lập mẫu Daily Note trong Obsidian để mỗi ngày tự động lấy nội dung nhật ký trước đó vào và quản lý. Có lẽ tôi sẽ gắn bó với cách này.