- Đây là một hệ thống năng suất dựa trên một tệp văn bản duy nhất được duy trì suốt 14 năm, dùng để quản lý lịch trình, việc cần làm và ghi chép cuộc họp ở cùng một nơi
- Mỗi đêm, tác giả thêm lịch trên calendar của ngày hôm sau vào cuối tệp văn bản để tạo danh sách việc cần làm trong ngày, và sau khi hoàn thành thì lưu lại như một bản ghi
- Tệp đã phát triển lên hơn 51.690 dòng và được dùng như lịch sử toàn diện của công việc, bao gồm ghi chú nghiên cứu, biên bản họp và thành tích
- Thông qua thẻ (#idea, #annual, v.v.) và chức năng tìm kiếm, có thể dễ dàng tra cứu ý tưởng, các mục cho báo cáo thường niên, nội dung cải thiện bài giảng, v.v.
- Đây là một ví dụ cho thấy chỉ với một tệp văn bản đơn giản thay vì ứng dụng phức tạp vẫn có thể đạt được khả năng kiểm soát công việc và tính bền vững
Hệ thống năng suất được đơn giản hóa bắt đầu từ thời đại học
- Tác giả từng thử nhiều ứng dụng to-do và công cụ theo dõi khác nhau, nhưng lịch trình, ghi chú và ý tưởng bị phân tán ở nhiều hệ thống nên kém hiệu quả
- Cuối cùng, tác giả bắt đầu quản lý mọi công việc bằng một tệp văn bản duy nhất và đã tiếp tục dùng cách này suốt 14 năm
- Cách làm này có thể mở rộng ngay cả khi khối lượng công việc tăng lên, và hiện đã trở thành công cụ năng suất cốt lõi
Lập danh sách hằng ngày liên kết với calendar
- Công cụ bên ngoài duy nhất là calendar trực tuyến, nơi mọi kế hoạch đều được ghi vào lịch bất kể có cố định thời gian hay không
- Mỗi đêm, tác giả thêm lịch trình và việc cần làm của ngày hôm sau vào cuối tệp văn bản để làm rõ kế hoạch trong ngày
- Lịch trình bao gồm họp, việc vặt, công việc nghiên cứu, v.v.; những việc quá sức sẽ chuyển sang ngày khác hoặc chia nhỏ hơn
- Nhờ quá trình này, tác giả có thể dự đoán khá chính xác lượng công việc có thể xử lý trong một ngày
Chức năng như một bản ghi
- Danh sách việc cần làm trong ngày nhanh chóng được chuyển thành bản ghi thực hiện công việc, cho phép theo dõi đã làm gì vào thời điểm nào
- Tệp hiện tại đã được nối tiếp từ khi bắt đầu công việc cách đây 9 năm và chứa 51.690 dòng ghi chép
- Mọi hoạt động với vai trò giáo sư, nội dung họp và ý tưởng đều được tích lũy trong một tệp duy nhất
- Trong ví dụ, các cuộc họp trong ngày, tư vấn sinh viên, rà soát bài báo và ý tưởng nghiên cứu đều được ghi lại chi tiết
Khả năng mở rộng nhờ tìm kiếm và thẻ
- Tác giả dùng các quy tắc ghi chép và cách viết tắt nhất quán để tăng hiệu quả tìm kiếm
- Ví dụ: tìm “meet with” có thể xem hơn 3.000 bản ghi cuộc họp
- Phân loại các mục như ý tưởng, báo cáo thường niên và cải thiện bài giảng bằng các thẻ #idea, #annual, #nextui
- Tệp văn bản có độ linh hoạt và khả năng truy cập cao, giúp nắm được tiến độ trong ngày ngay lập tức
- Tác giả dùng trình soạn thảo Ultraedit, nhưng các trình soạn thảo khác cũng có thể thực hiện chức năng tương tự
Quản lý email và thói quen hằng ngày
- Email được phân loại bằng các cờ Red/Orange/Yellow
- Red: cần xử lý ngay, Orange: xử lý sau, Yellow: đang chờ phản hồi
- Cuối ngày, tác giả xem lại email Orange và Yellow để quyết định có cần hành động tiếp hay không
- Thay vì cố làm rỗng inbox, tác giả tập trung vào quản lý dựa trên mức độ quan trọng
- Thói quen hằng ngày được cấu thành theo trình tự sau
- Xem danh sách việc cần làm đã viết từ hôm trước
- Thực hiện lịch trình và xử lý việc bổ sung trong thời gian chưa được lên lịch
- Kiểm tra các cờ email
- Sao chép và thêm lịch cho ngày hôm sau
Ưu điểm và giới hạn của hệ thống
- Có thể xác định ngay việc cần làm vào buổi sáng
- Không cần phải ghi nhớ lịch trình hay công việc cần theo dõi trong đầu
- Có thể dễ dàng tra cứu lịch sử để đo lường năng suất theo ngày
- Không tồn tại danh sách việc trì hoãn cứ kéo dài mãi
- Có thể truy cập từ mọi thiết bị thông qua Remote Desktop
- Khi khối lượng công việc quá tải, có thể điều chỉnh workload bằng cách bỏ cờ email hoặc xóa mục trong calendar
- Dù có thể bỏ lỡ một số câu hỏi hay cơ hội nghiên cứu, hệ thống này vẫn hiệu quả trong việc duy trì khối lượng công việc bền vững
Kết luận
- Hệ thống dựa trên tệp văn bản đơn giản này thay thế các ứng dụng năng suất phức tạp và chứng minh hiệu quả lâu dài
- Tác giả mong muốn nhận được phản hồi và chia sẻ ý tưởng từ những người đã thử phương pháp này
2 bình luận
Tôi cũng mới nhận ra phương pháp này gần đây và đang dùng, gặp được người giống mình nên vui quá haha
Tôi cũng đã thử dùng đủ kiểu ứng dụng năng suất, thậm chí tự làm nữa, nhưng quản lý bằng file văn bản vẫn là tiện nhất.
Đặc biệt là khi chỉnh sửa file văn bản bằng IDE thì có thể dùng những phím tắt quen thuộc nhất nên càng tiện hơn
Ý kiến trên Hacker News
Dạo này tôi có cảm giác những tiến bộ kỹ thuật hữu ích đã gần như dừng lại từ 10~20 năm trước
Chỉ cần dùng công nghệ từ trước năm 2000 là đã có thể duy trì một stack ổn định mà không phải trả phí thuê bao
Giống như bài “An SVG is all you need” tôi đọc hôm nay, tôi thấy những công nghệ đơn giản ngày xưa như SVG hay RSS đến giờ vẫn rất tuyệt
Tôi nghĩ textfiles, makefiles, perl, php, rss, irc, vim/emacs v.v. thực sự còn tốt hơn nhiều công cụ “tốt hơn” ngày nay
Vì vậy tôi tò mò — trong các công nghệ xuất hiện trong 5 năm qua, có thứ gì thật sự tốt hơn so với 20 năm trước không
Trước đây Google là vị cứu tinh của tôi, còn giờ chỉ cần đặt câu hỏi vào một chiếc gương ma thuật nén lại tri thức của nhân loại là nó sẽ cho ra những câu trả lời theo các tổ hợp mới
Tất nhiên nó không hoàn hảo và vẫn có ảo giác, nhưng vẫn cực kỳ hữu ích
Tuy vậy, nếu người mới làm theo một cách mù quáng thì có thể bị dẫn sai đường
Dẫu sao tôi vẫn nghĩ công nghệ lớn nhất trong 5 năm qua chính là “chiếc gương ma thuật” này
Dù vậy, bộ công cụ cốt lõi của tôi gần như không thay đổi kể từ giữa những năm 2000
Tôi vẫn dùng Emacs và vẫn viết pipeline đám mây bằng gMake
Trước kia công nghệ dễ dùng nhờ UX trực quan, còn bây giờ tôi thấy chất lượng đã giảm vì sự kém hiệu quả có tính tổ chức của các tập đoàn lớn và tình trạng độc quyền thị trường
Đọc, chỉnh sửa, quản lý phiên bản, chuyển giọng nói, in ấn — mọi thứ đều hiệu quả và tiết kiệm dung lượng
Trong notepad.exe, nếu đặt
.LOGở dòng đầu tiên thì mỗi lần mở file, dấu thời gian sẽ được tự động thêm vàoCũng có thể nhấn phím F5 để chèn thời gian ngay lập tức. Tôi đã rất hài lòng chỉ với tính năng này suốt nhiều năm
Nó không có thông báo phiền phức bắt lưu khi đóng, và gần đây còn có cả tính năng tab
Trên macOS hay Linux không có gì tương đương như vậy
Từ lâu tôi đã theo đuổi triết lý ở lại một cách tự nhiên trong hệ điều hành
Tôi dùng định dạng mở và các công cụ có thể tương tác với nhau nhiều nhất có thể
Tôi xem nội dung theo hướng dữ liệu làm trung tâm, và thích một cấu trúc có thể rời đi dễ dàng khi cần
Một số tài liệu đáng tham khảo là bài viết của Steph Ango, Plain Text Organizer, mẫu Plain Text Life, Plain Text Project v.v.
Đầu những năm 2000 tôi từng dùng vô số file todo.txt, nhưng từ năm 2005 thì chuyển sang OneNote và đến giờ vẫn dùng cùng một bộ ghi chú đó suốt 20 năm
Gần như mọi suy nghĩ và ý tưởng trong đời tôi đều nằm trong đó, và mọi thứ được đồng bộ hoàn hảo
Vì nó đơn giản và đáng tin cậy nên đây là một trong những ứng dụng quan trọng nhất trong cuộc sống của tôi
Ghi chú ngắn thì để trong Keep, còn ghi chú có cấu trúc thì lưu trong GDocs
Một số tài liệu đã dài cỡ một cuốn sách nhỏ, và tôi cũng sao lưu định kỳ bằng Google Takeout
Ngày trước ứng dụng năng suất của tôi là một tài liệu Sublime Text chưa lưu
Tôi dùng workflow tương tự với Emacs + org mode
Tôi tạo file mới cho từng công ty, rồi thêm nhật ký hằng ngày, TODO và các đoạn shell snippet
Có những file tôi đã duy trì từ năm 2017, và nếu đưa vào LLM thì còn có thể tóm tắt hoặc tìm kiếm theo ngữ nghĩa
Khoảng một năm trước tôi đọc một bài blog tương tự và thấy rất truyền cảm hứng, nên đã bắt đầu tự phát triển ứng dụng năng suất cá nhân của riêng mình
Sắp tới tôi sẽ công khai nó, và nó sẽ giống cách làm kiểu notepad nhưng là một phiên bản tăng cường hơn
Vì tôi xử lý ghi chú lẫn với file mã nguồn hoặc file dữ liệu, tôi đã tạo một hàm shell tên là
todayđể tự động tạo thư mục theo ngàyVới
emacs $(today)/tasks.orgtôi có thể mở ngay file công việc của hôm nay, và quản lý rất dễ bằng các công cụ CLIDùng
wget -P $(today)cũng rất tiện để sắp xếp dữ liệu theo từng ngàyTôi nhận ra mình gần như không bao giờ đọc lại ghi chú, nên giờ tôi thêm nội dung mới lên đầu của một ghi chú duy nhất
Hành vi viết ra bản thân nó chính là một quá trình tư duy
Không chỉ ghi chú đơn giản mà cả bản nháp, báo cáo, thậm chí cả viết mã tôi cũng dùng cách này
Vì vậy tôi thích viết tay trực tiếp. Thứ gì đáng tham khảo thì sau đó tôi chép lại hoặc đánh dấu trang
Tôi dùng Google Sheets để ghi chép công việc trong phòng thí nghiệm và thời gian làm việc
Tôi đặt biểu tượng lối tắt trên màn hình chính điện thoại để có thể nhập bất cứ lúc nào
Trong tab tính toán tự động, tổng thời gian làm việc được cộng lại, còn các mục in đậm là những việc chưa xử lý
Khi viết báo cáo, việc mọi bản ghi đã được sắp theo trình tự thời gian giúp ích rất nhiều
Đây là công cụ mang lại thay đổi lớn nhất về tính tổ chức trong đời tôi
Tôi cũng đang dùng như vậy để ghi lại việc tập luyện của mình