- Cốt lõi của làm việc từ xa không phải là chuyển các cuộc trò chuyện ở văn phòng lên mạng, mà là thay đổi cách làm việc để phù hợp với giao tiếp bất đồng bộ chất lượng cao thay vì các cuộc trò chuyện đồng bộ thường xuyên
- Công việc bất đồng bộ cho phép có thời gian suy nghĩ, nghiên cứu và tổng hợp trước khi chia sẻ, đồng thời giúp tinh lọc ý tưởng và giải pháp chỉ còn phần cốt lõi
- Nếu xem giao tiếp giữa người với người như nén gzip, chi phí sắp xếp ban đầu sẽ tăng lên, nhưng có thể truyền đạt nhiều nội dung hơn bằng ít “gói tin” hơn
- Việc chọn phương tiện phải phù hợp với mục đích, đối tượng và bối cảnh; văn bản, video và chat lần lượt đảm nhiệm các vai trò khác nhau như tài liệu hóa, trình diễn và điều phối
- Giao tiếp bất đồng bộ giàu thông tin tối ưu hóa nhịp làm việc của nhóm theo hướng giảm thời gian nói về công việc và tăng thời gian thực sự làm việc
Cách giao tiếp thay đổi trong làm việc từ xa
- Làm việc từ xa không phải là sao chép nguyên xi lên mạng các cuộc trò chuyện thường trực và tương tác dựa trên phản hồi tức thì vốn diễn ra ở văn phòng
- Cốt lõi là tạo ra một cấu trúc truyền đạt nhiều hơn nhưng giao tiếp ít thường xuyên hơn
- Sử dụng các hình thức bất đồng bộ, có độ trung thực cao như bài viết dài hoặc video được chuẩn bị kỹ có thể giảm kiểu giao tiếp xoay quanh sự gián đoạn
Công việc bất đồng bộ thay đổi tư duy và sản phẩm đầu ra như thế nào
- Công việc bất đồng bộ không chỉ thay đổi việc điều phối lịch trình, mà còn thay đổi cả cách suy nghĩ và làm việc
- Trước khi chia sẻ, có thể trải qua quá trình suy ngẫm, nghiên cứu và tổng hợp, nên dễ tạo ra kết quả được sắp xếp mạch lạc hơn so với câu trả lời ứng khẩu
- Ý tưởng, ý kiến và giải pháp có thể được nén lại để truyền đạt những phần quan trọng nhất thay vì đưa ra ngay lập tức
- Kiểu giao tiếp đã được tinh lọc như vậy nâng cao chất lượng và độ rõ ràng, đồng thời cải thiện cả thông lượng tổng thể của các kênh giao tiếp
Nén gzip cho giao tiếp giữa người với người
- Cách này có thể ví như nén gzip
- Ban đầu sẽ tốn thêm một chút chi phí cho việc suy nghĩ và sắp xếp, nhưng có thể đạt thông lượng giao tiếp lớn hơn bằng ít “gói tin” hơn
- Kết quả là một cấu trúc vừa giao tiếp “ít thường xuyên hơn” vừa truyền đạt “nhiều hơn”
Cách giao tiếp nhiều hơn, ít thường xuyên hơn
- Cần chọn phương tiện phù hợp với thông điệp
- Viết phù hợp với tài liệu hóa, giải thích và thuyết phục
- Video hợp với trình diễn, đào tạo và kể chuyện
- Chat hữu ích cho điều phối, làm rõ và giao tiếp xã hội
- Bài viết nên được viết rõ ràng, súc tích và bao quát, có cân nhắc đến người đọc
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, câu ngắn và cấu trúc rõ ràng
- Cung cấp đủ chi tiết, bối cảnh và căn cứ để trả lời các câu hỏi tiềm ẩn và giảm mơ hồ
- Video nên được ghi lại theo cách truyền tải sự đồng cảm, nhiệt huyết và cảm giác tham gia
- Có thể dùng giao tiếp bằng mắt, nét mặt và biến đổi giọng nói để tạo cảm giác con người hơn
- Giữ nội dung ngắn gọn, tập trung, đồng thời sử dụng tư liệu trực quan, ví dụ và câu hỏi
- Mục tiêu, kế hoạch và cập nhật nên được chia sẻ chủ động trước khi có yêu cầu hoặc hạn chót
- Thời gian có thể đáp ứng, ranh giới và sở thích cũng nên được truyền đạt trực tiếp, không giả định hay áp đặt
- Giao tiếp bất đồng bộ nhiều nhất có thể, và chỉ dùng giao tiếp đồng bộ cho những vấn đề khẩn cấp, phức tạp hoặc nhạy cảm
Cách thông tin mở rộng quy mô
- Một bài viết được chuẩn bị kỹ giúp ý tưởng mở rộng hiệu quả hơn
- Giao tiếp chuyển từ quan hệ một-một sang quan hệ một-nhiều
- Trước khi gửi “DM nhanh” hoặc lên lịch một “cuộc trò chuyện ngắn”, nên cân nhắc cách làm cho thông tin dễ tìm kiếm và phát hiện về sau
- Cũng như trong ứng dụng web, thao tác ghi nên đắt và thao tác đọc nên rẻ; tốt nhất là tránh tạo N+1 về mặt tinh thần trong hệ thống nếu có thể
Tác động đến thời gian làm việc và nhịp chảy công việc
- Giao tiếp bất đồng bộ dựa trên tiền đề là giao tiếp ít thường xuyên hơn nhưng giàu thông tin hơn
- Thời gian nói về công việc giảm đi, còn thời gian thực sự làm việc tăng lên
- Cấu trúc này khiến hệ thống được tối ưu hóa theo thông lượng và nhịp chảy
1 bình luận
Ý kiến trên Hacker News
Trong làm việc từ xa, giao tiếp bất đồng bộ cần diễn ra ít thường xuyên hơn nhưng cô đọng hơn, nhờ đó thời gian nói chuyện giảm đi còn thời gian làm việc thực sự và trạng thái flow tăng lên
Rốt cuộc, có lẽ đây là điểm cốt lõi khiến mọi người gặp khó trong làm việc từ xa. Giao tiếp trở nên quan trọng hơn rất nhiều, và khả năng giao tiếp hiệu quả còn quan trọng hơn thế. Vì không thể bước sang bàn bên cạnh, việc ghi chép lại và xác nhận rằng hai bên hiểu nhau là điều bắt buộc
Vì vậy cuối cùng lại thành “lên lịch một cuộc gọi nhé”, rồi thảo luận lại những nội dung đã có trong chuỗi email. Nhìn vào các mailing list ngày trước hoặc email của cùng công ty 7 năm trước, chỉ cần ghép hai email cuối cũng đủ thành một ghi chú bao quát phạm vi rất gọn gàng; còn bây giờ thì cứ tiếp diễn những cuộc tán gẫu không biết ưu tiên và không xử lý nổi quá hai ba chủ đề cùng lúc
Ở nhà, gần như không có rào cản nào để mở ngay một cuộc Zoom 5 phút. Ngược lại, việc đi tới chỗ ai đó và làm phiền cả văn phòng, hoặc tìm một phòng họp trống, khó hơn nhiều; vì thế một việc có thể kết thúc bằng 5 phút đồng bộ lại bị kéo thành một giờ ping-pong trên Slack
https://www.bbc.com/worklife/article/20180718-open-offices-m...
Tất nhiên nếu có văn phòng riêng thì giải quyết được, và làm việc tại nhà là cách dễ nhất để có được điều đó
Một trong những nhược điểm lớn của làm việc từ xa nằm ở đây. Một số quyết định cần niềm tin giữa các đội, nhưng tôi vẫn chưa thấy cách nào để xây dựng niềm tin đó ngoài những cuộc trò chuyện ngẫu hứng thường xuyên. Vấn đề là các cuộc trò chuyện xây dựng niềm tin tốt nhất thường là về chủ đề ngoài công việc, và trong môi trường từ xa thì chúng không tự nhiên xuất hiện. Cá nhân có thể thử, nhưng không thể bắt cả tổ chức làm vậy. Chúng tôi cũng có offsite hằng quý nhưng vẫn chưa đủ, nên nếu có giải pháp thì tôi muốn nghe
Cuối cùng, điều tốt nhất trong tương lai có lẽ là pair programming từ xa hoặc các cuộc họp cùng làm việc. Dù ghi ra và cho tham chiếu lặp đi lặp lại, nó vẫn không đọng lại tốt
Hẳn bạn từng trải qua tình huống đã nhờ ai đó làm việc cần thiết, người đó miệng nói sẽ làm nhưng rồi không xử lý, và sau đó mọi người lại nhìn bạn hỏi vì sao việc đó chưa xong
Tôi đang ở trạng thái khủng hoảng vì không chịu nổi việc giao tiếp trong làm việc từ xa. Dù dành phần lớn giờ làm cho công việc, tương tác con người quá thiếu thốn nên sức khỏe tinh thần bị ảnh hưởng nặng
Vì ai cũng luôn bận, tôi cứ nhìn đồng hồ chờ đến lúc có thể nói chuyện với ai đó. Không có những cuộc trò chuyện bên máy nước hay giờ nghỉ cà phê có thể chen vào giữa các việc. Dù tạo ra coffee break ảo, nó cũng biến thành một sự kiện được lên lịch thay vì cơ hội tình cờ, rồi mọi người bỏ qua và cũng không lặp lại một cách tự nhiên
Bạn có thể đang nhận được sự nạp năng lượng xã hội, nhưng năng lượng đó được lấy từ người đối thoại. Người ta đi làm để kiếm tiền, không phải để lấp đầy khoảng trống xã hội của ai đó. Nếu nhìn vào gốc rễ vấn đề và quen hơn một chút với việc ở một mình, có thể bạn sẽ hạnh phúc hơn
Tôi không định tranh luận, chỉ chia sẻ rằng cảm giác “ảnh hưởng nặng đến sức khỏe tinh thần” rất giống, và nó được giải quyết bằng cách hiển nhiên: quay lại văn phòng. Giao lưu ngoài công việc, sở thích, hay các cuộc 1:1 trong giờ làm đều không đủ với tôi
Tôi cố làm nó sống động bằng cách đăng các bài viết thú vị, cập nhật, công cụ, v.v., và thỉnh thoảng có đối thoại, nhưng các thành viên khác hầu như không làm tương tự. Tôi không biết là mình đam mê công nghệ hơn, hướng ngoại hơn, ám ảnh với cải tiến quy trình hơn, hay chỉ đơn giản là ít bận hơn. Chuyện này lặp lại ở nhiều công ty nên không phải riêng đội hiện tại, và rõ ràng tôi thuộc phía ngoại lệ. Tôi chỉ cố không xem đó là chuyện cá nhân và tiếp tục đăng. Đôi khi có cảm giác như mình đang ném vào hư không những thứ khá hay như công cụ, repository, dự án mới có lợi cho mọi người
Tôi đã làm hoàn toàn từ xa 10 năm, nhưng ban ngày vẫn đi uống cà phê, ăn trưa, tập thể dục với bạn bè, còn buổi tối tham gia nhiều câu lạc bộ thể thao
Cách này có vẻ phù hợp với các kỹ sư giàu kinh nghiệm, nhưng junior thường cần hướng dẫn theo từng phần nhỏ để không sa vào “hang thỏ”. Một cuộc trao đổi 10 giây có thể dễ dàng giúp một kỹ sư phần mềm junior bớt vài giờ đâm đầu vào tường
Vì vậy, tôi cho rằng trong đại dịch, nhóm chịu khổ nhiều nhất vì năng suất giảm và thiếu tự tin nhìn chung là các kỹ sư ít kinh nghiệm hơn. Hai điều này làm nhau tệ hơn
Ngay cả pair programming với một đồng nghiệp junior cũng hiệu quả và mang tính giáo dục hơn rubber duck[1]. Gần đây, trong một buổi họp mặt gia đình, tôi ăn tối với vài lập trình viên rất junior và nghe họ nói mình bị cô lập vì làm việc từ xa, thật sự rất buồn. Họ hoàn toàn không biết mình đang bỏ lỡ điều gì
0. https://www.youtube.com/watch?v=4PaWFYm0kEw
Junior vẫn cần được giúp đỡ ở mức như trước, và vẫn phải yêu cầu trợ giúp. Khi làm việc từ xa, có thể làm cả bất đồng bộ lẫn đồng bộ; các yêu cầu trợ giúp trở nên rõ ràng; sự ngại ngùng kỳ lạ giảm đi; câu trả lời kém có thể được sửa; và những người có cùng câu hỏi có thể cùng học. Người có thời gian sẽ trả lời, nên nó tự điều chỉnh theo khả năng tiếp nhận, đồng thời tạo ra dữ liệu phân tích rất tốt về ai đã hỏi câu gì, hỏi bao nhiêu, và ai đã trả lời điều gì. Làm việc từ xa là sự thay đổi về giao tiếp và văn hóa, nhưng tôi nghĩ nhiều đội trong đại dịch đã dừng lại ở mức “dùng Teams hay Slack là được” và không nghĩ thêm
Nếu không thể quan sát thụ động, ta phải chủ động thể hiện điều đó. Những cuộc trao đổi 10 giây vẫn có thể và nên diễn ra. Công cụ hiện nay khá tốt: Slack huddle, chia sẻ màn hình, VSCode Live Share cho những phiên làm việc cặp phức tạp hơn. Tuy vậy, tôi đồng ý rằng một văn hóa làm việc từ xa không tôn trọng nhu cầu dạy dỗ và mentoring cuối cùng sẽ làm không tốt
Ngược lại, vấn đề lớn hơn là những junior tự nghĩ mình là senior, tức là những người có chút kinh nghiệm và rất tự tin. Vì họ không nhờ giúp đỡ khi cần
Vừa cho phép họ có một khoảng thời gian nhất định để va vào tường, vừa thỉnh thoảng dễ dàng thảo luận hướng đi bằng làm việc cặp. Tôi đã thấy họ tiến bộ rất nhiều trong chưa đầy một năm và có thể làm việc như lập trình viên có kinh nghiệm
Một vấn đề riêng khác của làm việc từ xa là việc giảm cân trở nên khó hơn nhiều vì cả ngày vận động ít hơn
Trước đại dịch, tôi đứng dậy pha cà phê, lên xuống vài tầng cầu thang để nhờ giúp đỡ hoặc thống nhất với đồng nghiệp lập trình/UX, và thỉnh thoảng đi bộ để đầu óc thoáng hơn. Giờ thì gần như không di chuyển. Tôi sống trong một căn hộ nhỏ, tủ lạnh cách 3 mét. Trước đây, tôi có thể kiểm soát cân nặng bằng vài hạn chế nhẹ như giảm carb và ăn nhiều thịt nạc, nhưng giờ để không tăng cân thêm cần mức tự chủ như thiền sư, còn giảm cân thì thật sự khó
Nếu bạn phải ở văn phòng mới đứng dậy pha cà phê, nhờ giúp đỡ hay “thống nhất” được, thì đó là vấn đề cá nhân
Thật lạ khi hơn 3 năm qua nội dung về làm việc từ xa cứ tuôn ra liên tục. Tôi đã làm việc từ xa hơn 20 năm, không có nghĩa tôi là chuyên gia, nhưng dạo này có quá nhiều nội dung ra vẻ có thẩm quyền
Có thể có những kết luận chi tiết hơn và dựa trên dữ liệu, nhưng với tôi, tôi thấy lợi thế của web trong việc giao tiếp thông tin từ xa và chỉ biết trân trọng việc hiện nay ta có thể làm điều đó. Tin nhắn, SMS, điện thoại, cuộc gọi nhóm, Skype hay gì cũng có thể sắp xếp nhanh. Nhiều lúc tôi gửi email vì không muốn bị kéo vào tương tác ngay với ai đó, và họ trả lời sau vài phút hay vài ngày cũng được. Làm việc tại nhà/từ xa xoay quanh niềm tin của nhà tuyển dụng và động lực của nhân viên. Dù có mặt vật lý hay không, ta vẫn có thể giao tiếp tự do đến mức cần thiết, và công việc thì hoặc xong hoặc không xong. Tôi không hiểu sao chuyện này lại rối rắm đến vậy
Thực tế luôn nằm trong vùng xám, nhưng thừa nhận điều đó thì khó tạo tiêu đề câu khách hơn. Hơn nữa, tác giả là luật sư/MBA và hoàn toàn không có kinh nghiệm kỹ thuật
Trước Covid, thường là những lao động giàu kinh nghiệm, có kỷ luật bản thân và đã được kiểm chứng mới làm việc từ xa. Sau Covid, tất cả những ai làm việc bằng laptop đều trở thành đối tượng. Không phải ai cũng phù hợp với làm việc từ xa. Ngoài ra, 1 trong 20 người làm từ xa toàn thời gian khác với 20 trong 20 người đều làm từ xa
Trước COVID cũng đã có các công ty làm việc từ xa, và họ đã học hỏi từ những khó khăn đó rồi tối ưu hóa
Làm việc từ xa về bản chất có nghĩa là phải tái cấu trúc văn hóa tổ chức xoay quanh giao tiếp bất đồng bộ và niềm tin. Rào cản lớn nhất là nhiều tổ chức không vượt qua được thực tế rằng làm việc từ xa không cho phép các cuộc gọi ngẫu hứng hay họp trực tiếp như ở văn phòng
Không có nghĩa là các cuộc họp ngẫu hứng ở văn phòng là tuyệt vời, nhưng trong môi trường văn phòng chúng rất phổ biến, và cũng không có đủ phản ứng ngược trên toàn ngành để giảm bớt những sự gián đoạn này. Làm việc từ xa cho phép người lao động đặt ranh giới với điều đó, đồng thời khiến “khoản thuế” ấy dễ cảm nhận và định lượng hơn. Vì vậy, nếu không thiết kế lại từ nền tảng và khắc sâu phương thức làm việc từ xa mới vào văn hóa công ty, giao tiếp sẽ sụp đổ. Không thể bê nguyên phương pháp của một cách làm sang cách làm khác
Tôi tốt nghiệp mùa xuân 2020 và bắt đầu đi làm vào tháng 8/2020, trong suốt thời gian đó tôi chưa bước vào văn phòng của nhà tuyển dụng đến 3 lần. Từ tháng 3/2023, chúng tôi có quy định bắt buộc đến văn phòng 4 ngày mỗi tuần, và đây là những gì tôi cảm nhận khi đi làm ở văn phòng
Thỉnh thoảng tôi có những cuộc trò chuyện kỹ thuật hay với thành viên trong nhóm hoặc quản lý, nhưng tần suất không tăng và vẫn diễn ra theo cùng tần suất đã đặt trên lịch. Hầu như không ai ghé qua bàn tôi, và tôi cũng chỉ ghé qua bàn của kỹ sư junior để hỏi thăm tình hình. Tôi hướng nội với người lạ nên giao tiếp xã hội trong công ty tiêu tốn rất nhiều năng lượng. Đi bộ đi làm thường là điều tốt, nhưng vì phải băng qua trung tâm Seattle nên đôi khi khá bất tiện. Cả quản lý và đồng nghiệp trong nhóm đều thích dùng một ngôn ngữ không phải tiếng Anh hơn, và chỉ dùng tiếng Anh khi tôi tham gia cuộc trò chuyện, nên tôi thấy bực bội khi muốn biết nội dung các trao đổi kỹ thuật. Nhờ đi làm 4 ngày/tuần, mỗi tuần tôi có một thứ thật sự mong chờ, đó là ngày làm việc ở nhà. Tôi không thấy năng suất tăng lên, và có những ngày chắc chắn còn tệ hơn. Giờ mỗi ngày tôi có nghĩa vụ ngồi ăn cùng người khác 30 phút đến 1 giờ, trong khi trước đây tôi mang bữa trưa về bàn và tiếp tục làm việc. Trải nghiệm của tôi có lẽ không phải là chuẩn chung, nhưng tôi vẫn nhớ thời làm việc hoàn toàn ở nhà
Trường hợp của bạn rất rõ ràng. Nếu đa số dùng tiếng Phần Lan nhưng yêu cầu tuyển dụng chỉ là tiếng Anh, sớm muộn gì cũng sẽ có người bị loại trừ một cách bất công khỏi phần xã hội của văn phòng. Dù ở Helsinki, hoặc là bắt mọi cuộc trò chuyện công việc dùng tiếng Anh, hoặc biến việc đạt độ lưu loát tiếng Phần Lan thành một phần chính thức của công việc. Cách sau khó hơn nhiều. Thực tế có lẽ cần một đội ngũ quản lý tỉnh táo hơn C-suite, những người đưa ra các quyết định như ép đi làm văn phòng, nên một cách khác là lặng lẽ dành khoảng một giờ mỗi ngày để học ngôn ngữ mà nhóm dùng. Nó có khả năng dễ hơn tiếng Phần Lan và cũng có thể có ích cho sự nghiệp
Tôi không biết nên nhìn nhận thế nào, và có thể theo thời gian mọi thứ sẽ giống trước đây hơn
Phần “Lần tới khi định gửi một DM nhanh hoặc sắp một cuộc trò chuyện ngắn, hãy nghĩ xem mình có thể làm gì để tối ưu hóa phần đuôi dài của việc tìm kiếm và khám phá thông tin” mới là điểm khác biệt thật sự
Giờ đây bất kỳ cá nhân nào cũng có thể dùng sức mạnh của giao tiếp một-nhiều. Tất cả chúng ta đều đã có tiếng nói. Cuộc gọi và DM chỉ tồn tại để xác nhận rằng người ta đã hiểu nội dung viết ra, và các cuộc họp trong văn phòng vật lý vốn cũng là như vậy
Tôi ghét “văn phòng”, và cả những con quái vật doanh nghiệp vô hồn, hai mặt, phát đạt trong đó. Tôi sẽ không bao giờ quay lại
20–30 năm nữa tôi sẽ trở về với đất, nên tôi sẽ không lãng phí thêm thời gian để mục ruỗng trong văn phòng
Cứ tưởng tượng chỉ thấy cảnh ngồi đó trong các cuộc họp scrum và phiên lập kế hoạch, rồi tán gẫu với ai đó đang buôn chuyện độc hại về những người mình thậm chí không biết rõ
Tôi tự hỏi bài này có phải đầu ra của ChatGPT không. Tôi đồng ý với thông điệp, nhưng câu chữ gượng ép, cố ý và có cảm giác giả tạo. Gần như cứ cách một câu lại dùng đúng ba động từ hoặc tính từ để lôi kéo, kích thích và làm rõ. Có câu còn làm vậy hai lần trong cùng một câu
Kiểu như “constant, synchronous, and often interrupt-driven interactions”, “reflection, research, and synthesis”, “think, learn, and synthesize”, “purpose, audience, and context”, “documenting, explaining, or persuading”, “demonstrating, teaching, or storytelling”, “coordinating, clarifying, or socializing”, “clearly, concisely, and comprehensively”, “simple language, short sentences, and clear structure”, “detail, context, and evidence”, “empathy, enthusiasm, and engagement”, “eye contact, facial expressions, and voice modulation”, “short, focused, and interactive”, “visuals, examples, and questions”, “proactively, regularly, and asynchronously”, “prompts, requests, or deadlines”, “availability, boundaries, and preferences”, “urgent, complex, or sensitive matters”