Cấm "Hello", cấm "Quick call", cấm các cuộc họp không có agenda

Bắt đầu cuộc trò chuyện mà không cần "Hello"

• Bắt đầu cuộc trò chuyện bằng "Hello" là không hiệu quả
• Viết thẳng câu hỏi sẽ giúp nhận được câu trả lời nhanh hơn
• Khi yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật, điều quan trọng là phải mô tả vấn đề một cách cụ thể
• Ví dụ:
  1. "Hi", "Hello" là cách tệ nhất
  2. "Hi, hàm frobnicate không hoạt động" là chưa đủ
  3. "Hi, hàm frobnicate gây ra lỗi Error: missing argument 'count'" là cách tốt hơn
  4. "Hi, hàm frobnicate gây ra lỗi Error: missing argument 'count'. Toàn bộ stack trace như sau: (...)" là một câu hỏi hoàn hảo

Đừng yêu cầu "Quick call"

• Yêu cầu "Quick call" là không hiệu quả
• Gọi điện gây gián đoạn hơn so với chat
• Nhiều trường hợp có thể giải quyết bằng tin nhắn
• Trong lúc mô tả vấn đề, bạn cũng có thể tự mình tìm ra cách giải quyết
• Cuộc gọi chỉ mang tính tạm thời, còn tin nhắn thì được lưu lại lâu dài
• Thay vì nói "Quick call?", tốt hơn là nên mô tả vấn đề một cách cụ thể

Tránh các cuộc họp "No agenda"

• Các cuộc họp không có agenda là không hiệu quả
• Có agenda thì có thể chuẩn bị cho cuộc họp
• Agenda có thể cung cấp mục tiêu của cuộc họp và checklist
• Agenda giúp chỉ những người thực sự cần thiết mới phải tham dự cuộc họp
• Các câu hỏi mang tính kỹ thuật nên được viết ra và gửi trước

Ngữ cảnh rất quan trọng

• Khi làm việc từ xa và cần nhờ hỗ trợ, bạn phải mô tả vấn đề một cách cụ thể
• Tốt hơn là mô tả vấn đề bằng văn bản thay vì gọi điện
• Khi lên kế hoạch cho cuộc họp, cần cung cấp agenda rõ ràng
• Những cách này giúp các tương tác trực tuyến hiệu quả hơn và giải quyết vấn đề nhanh hơn

---

Tóm tắt của GN⁺

• Bài viết giải thích các phương pháp giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc từ xa
• Điều quan trọng là viết thẳng câu hỏi thay vì mở đầu bằng "Hello"
• Thay vì "Quick call", nên mô tả vấn đề một cách cụ thể
• Nên tránh các cuộc họp không có agenda và phải cung cấp agenda rõ ràng
• Những cách này giúp các tương tác trực tuyến hiệu quả hơn và giải quyết vấn đề nhanh hơn

[savvykang]

> Đừng lo, tôi không giận bạn.

Có vẻ như tác giả đang rất bực bội. Đây có vẻ là chuyện chỉ cần thống nhất và thực hiện trong nội bộ công ty nơi mình làm việc là được, vậy tại sao lại phải đăng nó lên blog?

[kandk]

Tôi cứ nghĩ toàn là những điều quá hiển nhiên, vậy mà khá nhiều người lại không đồng ý nhỉ..

Dù là cuộc gọi hay cuộc họp, việc người chủ trì chuẩn bị trước là điều đương nhiên; nếu vì nội dung quá mơ hồ nên không thể chuẩn bị được, thì nên xin thông cảm trước rồi mới bắt đầu buổi họp.

[savvykang]

Dù ngành IT là nơi có thể phần nào mở rộng áp dụng giao tiếp dựa trên ghi chép, nhưng có vẻ vẫn đang ở giai đoạn quá độ do văn hóa tổ chức và quán tính.

[draupnir]

Tôi đồng cảm.

[f4strada]

• Dù là gì đi nữa thì làm đồng nghiệp thấy khó chịu luôn là cách tệ nhất.
• Có chương trình nghị sự thì đúng là có thể chuẩn bị cho cuộc họp, nhưng cũng hiếm ai thực sự chuẩn bị.
• Trong công việc thực tế, phần lớn vấn đề là khó phân biệt chỉ qua chương trình nghị sự xem ai thực sự cần tham gia cuộc họp.
• Nếu không có sự tin cậy lẫn nhau thì tất cả đều vô nghĩa.

Tôi đã làm ở đủ kiểu công ty, từ những nơi ai cũng biết đến các công ty nhỏ,
cũng từng làm việc với đủ hạng người, từ kẻ ngốc đến thiên tài, và chuyện con người làm việc thì ở đâu cũng na ná nhau.
Nếu bản thân tôi làm việc đàng hoàng cho tốt thì chào bằng hi hay xi cũng chẳng có vấn đề gì.

Vấn đề lớn nhất của phần lớn tập thể là,
những người kém cỏi lại không biết mình kém đến mức nào, trong khi tự ảo tưởng rằng mình đang làm điều gì đó ghê gớm.
Tệ hơn nữa, họ còn đi đến mức hình thành một cái tôi phình to, cho rằng việc vĩ đại mình đang làm đương nhiên phải được tôn trọng. Ở những nơi như thế, bài kiểu này có thể trở thành một chỉ dẫn quan trọng. Nhưng rốt cuộc thì làm gì cũng khó mà giải quyết được. Vì đây vốn là vấn đề của con người, chứ không phải vấn đề của phương pháp.

Vì thế nên phải loại ngay từ đầu cả những đứa viết ra mấy bài kiểu này.

[GN⁺]

Ý kiến trên Hacker News

• Khi làm việc từ xa, ta mất đi những cuộc gặp gỡ tình cờ như ở văn phòng thực tế

  • Có thể chủ động lên lịch các cuộc gọi xã hội, nhưng không thể so sánh với văn phòng thật
  • Từ chối các cuộc gọi nhanh có thể khiến bạn bị cô lập hơn
  • Các cuộc gọi có thể gây gián đoạn, nhưng cũng hữu ích cho việc brainstorm ý tưởng

• Nếu biến mọi câu hỏi nhanh thành một cuộc họp đầy đủ, tổ chức sẽ trở nên rất quan liêu

  • Mọi người có thể bắt đầu đoán mò thay vì hỏi người có chuyên môn
  • Công ty không thể thích nghi 100% với từng cá nhân

• Nhìn chung đồng ý với tác giả, nhưng một số điểm bị cường điệu hóa nên làm yếu đi lập luận tổng thể

  • Việc lãng phí thời gian debug sai đoạn code có thể là lỗi của chính mình
  • Yêu cầu hỗ trợ IT nên được xử lý qua hệ thống ticket thay vì chat
  • Nếu đã biết vấn đề là gì, thì không cần giải thích chi tiết

• Tối ưu hóa năng suất quá mức có thể phải đánh đổi bằng khả năng tiếp cận đồng nghiệp

• Ở các công ty lớn, agenda cuộc họp và ghi chú sau cuộc họp rất quan trọng

  • Người không chuẩn bị cho cuộc họp có thể làm lãng phí thời gian của người khác
  • Nếu không ghi lại những gì đã được quyết định trong cuộc họp, bạn sẽ làm lãng phí thời gian của người khác

• Người bỏ qua stack trace có thể khiến người khác tốn thời gian

  • Người đặt câu hỏi rối rắm thường đang ở trong trạng thái rối rắm
  • Điều quan trọng là phải tiếp tục đặt câu hỏi cho đến khi hiểu được bối cảnh

• Đồng cảm với một số ý kiến, nhưng giọng điệu thì khó chịu

  • Việc gọi các phong cách giao tiếp khác là một "sai lầm" không tạo thiện cảm

• Không đồng ý với ý kiến cho rằng cuộc gọi gây gián đoạn hơn tin nhắn chat

  • Cuộc gọi có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng
  • Chat bất đồng bộ khiến người ta phải liên tục để tâm

• Cảm thấy ngạc nhiên trước những người có thời gian để viết về năng suất

• Không thể hiểu nổi những người trên Slack chỉ viết "Hello" hoặc "Hi Joe" rồi chờ đợi

[heycalmdown]

Người đặt câu hỏi một cách mơ hồ là đang ở trong trạng thái mơ hồ
Điều quan trọng là phải tiếp tục hỏi cho đến khi hiểu được tình huống

Tôi thấy đồng cảm với nội dung này và cả

Cuộc gọi có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng
Trò chuyện bất đồng bộ khiến người ta phải liên tục bận tâm

Tôi không thích gọi điện lắm, nhưng vẫn thấy rất đồng cảm.

[roxie]

Tôi cũng đồng thời cảm thấy vừa không muốn thừa nhận, vừa đồng ý..