Vượt qua nỗi sợ bị đánh giá thấp, bị từ chối và làm phiền người khác khi đặt câu hỏi và nhờ vả
(steady-study.super.site)Dù là junior hay senior, việc đặt câu hỏi và nhờ vả lúc nào cũng khó. Vì ta sợ bị đánh giá thấp, sợ bị từ chối, và sợ làm phiền người khác. Tôi đã có thể phần nào gạt bỏ những nỗi sợ này với tư duy như sau.
- Một câu hỏi hay ngược lại còn là nền tảng để nhận được đánh giá tốt. Ngay cả một câu hỏi chưa hay thì vẫn tốt hơn rất nhiều so với việc không hỏi rồi làm hỏng kết quả, và qua đó ta có thể cải thiện kỹ năng đặt câu hỏi.
- Một lời nhờ vả luôn có thể bị từ chối. Sự từ chối của đối phương hẳn sẽ có lý do hợp lý. Họ từ chối lời nhờ vả chứ không phải phủ nhận sự tồn tại của tôi, nên không cần phải tổn thương.
- Việc gửi tin nhắn là quyền tự do của tôi, còn trả lời khi nào và như thế nào là quyền tự do của họ. Tôi chỉ cần tôn trọng quyết định của họ và giúp họ có thể đưa ra quyết định tốt hơn. Nếu chúng ta đủ tin tưởng nhau và giao tiếp lịch sự, thì không cần lo mình đang làm phiền ai.
Trong những tổ chức xử lý các vấn đề phức tạp như startup, càng có nhiều câu hỏi và lời nhờ vả, và việc chia sẻ ngữ cảnh diễn ra càng thường xuyên, thì chúng ta càng có thể làm việc thỏa đáng hơn. Nếu không, rất dễ rơi vào trạng thái “cứ đoán đại chắc là thế này” rồi sau đó mới phát hiện mình sai, để lại cả núi việc phải sửa, thay vì trạng thái “ai cũng tự biết và hoàn thành công việc một cách hoàn hảo”.
Tuy nhiên, bắt mỗi cá nhân chỉ bằng nỗ lực riêng mà phải vượt qua nỗi sợ đi kèm với việc đặt câu hỏi và nhờ vả thì quá khắc nghiệt. Tốt hơn là tạo ra một môi trường thoải mái cho cả việc hỏi, nhờ, nhận câu hỏi và nhận nhờ vả ở cấp độ tổ chức. Tại XL8, dựa trên trải nghiệm cá nhân của tôi và bài nghiên cứu tổng hợp các đặc điểm của một đội ngũ xuất sắc, chúng tôi đã xây dựng và áp dụng các ground rule để giảm bớt nỗi sợ, nhờ đó làm việc hiệu quả hơn.
- Đồng nghiệp của tôi luôn có thể chủ động nói chuyện với tôi về bất cứ điều gì. Tuy nhiên, tôi sẽ là người quyết định mình trả lời khi nào và như thế nào. Việc dùng emoji hoặc cách khác để báo đã đọc trước khi phản hồi thực sự cũng là một cách hay. Tương tự, tôi cũng có thể hỏi đội nhóm hoặc đồng nghiệp của mình bất cứ điều gì vào bất kỳ lúc nào. Nhưng họ sẽ là người quyết định họ trả lời khi nào và như thế nào.
- Điều 1 khả thi vì chúng tôi tin tưởng lẫn nhau là những người đủ sáng suốt để có thể điều chỉnh lại mức độ ưu tiên khi cần. Nếu câu hỏi hay lời nhờ vả của tôi là việc gấp, tôi sẽ nói rõ điều đó để giúp họ ra quyết định. Nếu sau một khoảng thời gian vẫn chưa có phản hồi, tôi sẽ gửi lại tin nhắn. Đây không phải là thúc ép mà là một lời nhắc lịch sự để xác nhận.
- Khi đồng nghiệp nhờ tôi điều gì đó, nếu tôi chưa hiểu rõ ngữ cảnh, tôi luôn có thể yêu cầu bổ sung thêm context. Ví dụ, tôi có thể hỏi: “Tại sao chúng ta cho rằng việc giải quyết vấn đề đó lại quan trọng ở thời điểm hiện tại?” và điều này cần được thực hiện bất kể người đối diện có thẩm quyền ra sao. Tương tự, khi tôi nhờ đồng nghiệp giúp đỡ, tôi phải luôn cố gắng chia sẻ ngữ cảnh một cách đầy đủ và chính xác, đồng thời tính đến khả năng họ có thể hỏi ngược lại hoặc yêu cầu thêm điều gì đó từ tôi. Bất kỳ ai cũng có thể bày tỏ nghi vấn với lời nói của tôi, yêu cầu tôi nói rõ hơn, chỉnh lại cho đúng, hoặc đưa ra ý kiến phản biện.
- Điều 3 nhằm tập trung vào bản chất thay vì hiện tượng, chứ không phải để công kích đối phương. Khi nghe được câu trả lời cho câu hỏi và nhận được sự giúp đỡ, dĩ nhiên ta nên bày tỏ lời cảm ơn; nhưng ngay cả khi nhận được một câu hỏi hay giúp ta tập trung vào bản chất, ta cũng hãy nói lời cảm ơn.
8 bình luận
Tôi đã đọc bài viết rất hay này :)
Có vẻ đây là một bài viết rất hay.
“Gửi tin nhắn là quyền tự do của tôi, còn khi nào và trả lời như thế nào là quyền tự do của họ.”
Có vẻ như dạo này gần như ai cũng quên mất điều này. Vì các ứng dụng nhắn tin như KakaoTalk cho biết đối phương đã đọc hay chưa, nên có quá nhiều người kết luận rằng ‘đã đọc mà không trả lời thì tức là coi thường mình’.
Bài viết này chủ yếu muốn nói với những người không thể gửi tin nhắn, đặc biệt là trên trình nhắn tin công việc vì sợ làm phiền, rằng “nếu nghĩ như thế này thì bạn có thể gửi tin nhắn mà không cần quá bận tâm liệu có làm phiền hay không”.
Tuy vậy, từ phía người nhận thì bất kể tư duy đó ra sao, nếu tin nhắn đến quá nhiều và liên tục bị yêu cầu xác nhận (ví dụ: "Sao đọc mà không trả lời?"), họ cũng sẽ rất mệt. Vì vậy, có lẽ chúng ta cần tôn trọng sự tự do của nhau và giúp đỡ nhau, nhưng dường như điều đó thường bị lãng quên.
Sẽ thật tuyệt nếu trên KakaoTalk cũng có thứ giống như
auto replyđể tự động gửi những status message như vậy.Mình mong mọi người đều đã quen với kiểu chat không đồng bộ, nhưng thực tế không dễ như vậy. Cũng có nhiều người viết trong
status messagetự động hiển thị rằng:Tôi không trả lời ngay đâu, nhưng nhất định sẽ đọc và phản hồi.Tôi còn thường thấy họ ghi trong trạng thái đó rằng:Dù không có phản hồi ngay thì đừng chỉ nói hi, hãy viết luôn câu hỏi.Nhưng đó chính là sức hấp dẫn của giao tiếp bất đồng bộ mà T_T
Thực ra, khi nghĩ đến việc từ “bị xem mà không trả lời” xuất hiện và các ứng dụng nhắn tin như Facebook Messenger hay Telegram hiển thị trạng thái đang online, có cảm giác như điều đó hơi quá mức… như thể người ta đang theo đuổi sự kết nối giữa con người với nhau quá đà.
Tất nhiên, trong messenger dùng cho công việc, đó có thể là một tính năng cần thiết để giảm bớt những câu trả lời không mang nhiều ý nghĩa như “Đã xem”, “Vâng”, nhưng với người không phải người nhà thì tôi nghĩ việc có nhất thiết phải cho họ biết trạng thái của mình theo thời gian thực hay phải định ra thời điểm trả lời tin nhắn của đối phương vẫn nên là quyền tự do của mỗi người.
Tôi mong người dùng được quyền lựa chọn có sử dụng trạng thái online và tính năng xác nhận đã đọc hay không.