Hãy bắt đầu cuộc họp muộn hơn 5 phút thay vì đúng giờ

• Tác giả, hiện là quản lý kỹ thuật tại Google, đang vận hành đội ngũ theo cách để mọi cuộc họp bắt đầu muộn hơn 5 phút thay vì đúng giờ
• Thói quen bắt đầu cuộc họp không phải đúng giờ mà là sau 5 phút (:05, :35) hiệu quả hơn trong việc giảm mệt mỏi do các cuộc họp nối tiếp nhau
• So với việc cố gắng kết thúc sớm hơn 5 phút cho cuộc họp tiếp theo, khi thời điểm kết thúc chính thức là đúng giờ, áp lực xã hội phải không vượt quá đúng giờ sẽ tự nhiên phát huy tác dụng
• Quãng nghỉ ngắn giúp tăng sự tập trung và cảm giác ổn định của người tham gia, và trên thực tế người tham dự vẫn đến đúng theo giờ bắt đầu mới
• Cách làm này đã tự nhiên lan rộng trong toàn tổ chức, và vì không phải là quy định bắt buộc nên càng được duy trì tốt hơn
• Đây là ví dụ cho thấy một thay đổi nhỏ trong thói quen có thể cải thiện hiệu quả và bầu không khí của cả nhóm

---

Thử nghiệm lùi giờ bắt đầu cuộc họp 5 phút

• Tác giả, hiện là quản lý kỹ thuật tại Google, đang để mọi cuộc họp của nhóm bắt đầu muộn hơn 5 phút so với giờ tròn
  • Ví dụ: cuộc họp 1 giờ bắt đầu lúc 1 giờ 5, cuộc họp 1 giờ 30 bắt đầu lúc 1 giờ 35
• Cách này hiệu quả hơn so với việc cố gắng kết thúc cuộc họp sớm hơn 5 phút
  • Các cuộc họp thường không kết thúc đúng lúc, dẫn đến vấn đề dây sang cuộc họp tiếp theo
  • Ngược lại, nếu lùi giờ bắt đầu, một khoảng nghỉ ngắn sẽ được đảm bảo một cách tự nhiên

Áp lực xã hội và hiệu quả quản lý thời gian

• Tồn tại áp lực xã hội rằng cuộc họp phải kết thúc vào giờ tròn (hoặc mốc 30 phút)
  • Nhờ đó, cuộc họp không lấn sang thời điểm bắt đầu của cuộc họp tiếp theo
• Nhờ áp lực này, quãng nghỉ ngắn được bảo đảm, và người tham dự có thể tham gia cuộc họp tiếp theo thoải mái hơn

Phản ứng của người tham gia và thay đổi thực tế

• Người tham dự tôn trọng lịch mới và đến đúng giờ
  • Trái với lo ngại, hầu như không có trường hợp đến muộn hơn nữa như 1 giờ 7
• Dù thời điểm bắt đầu bị lùi lại, trên thực tế gần như không có tổn thất thời gian đáng kể, vì trước đây các cuộc họp vốn cũng không bắt đầu đúng giờ

Lan rộng trong tổ chức và tính tự chủ

• Cách làm này đã tự nguyện lan rộng trong toàn tổ chức
  • Không phải là quy định của một nhóm cụ thể, mà là một thông lệ tự nhiên hình thành
• Vì không phải quy định bắt buộc nên có thể linh hoạt áp dụng theo lịch trình của từng người
  • Do không chắc đồng nghiệp có cuộc họp tiếp theo vào lúc nào, nên phần lớn các cuộc họp đều kết thúc đúng giờ

Kết luận: giá trị của những thói quen nhỏ

• Giống như mã nguồn tốt, một đội ngũ tốt cũng được hoàn thiện từ những chi tiết tinh tế
• Một thay đổi đơn giản là tạo ra 5 phút thảnh thơi giữa các cuộc họp liên tiếp có thể nâng cao chất lượng của cả ngày làm việc
• “Nếu tự thử, bạn sẽ cảm nhận được ngày làm việc của mình được cải thiện”

[roxie]

Cách tiếp cận thật thú vị và đầy sáng tạo.

[kimjoin2]

Nghe có vẻ hay đấy.

[GN⁺]

Ý kiến Hacker News

• Trong thời kỳ đại dịch, công ty chúng tôi đã thử nghiệm cách “bắt đầu họp muộn hơn 5 phút so với giờ tròn”
  Kết quả phân tích dữ liệu cho thấy ban đầu các cuộc họp kết thúc đúng giờ, nhưng sau vài tuần thì lại bắt đầu trễ dần như cũ
  Các manager thì rời đi đúng giờ, còn IC (Individual Contributor) lại có xu hướng ở lại để tiếp tục cuộc họp
  Khảo sát cũng cho thấy manager thích cách này, nhưng IC thì phản ứng tiêu cực
  Cuối cùng, lý do chỉ là vì các manager có lịch dày đặc muốn có chút thời gian nghỉ ngắn, và rồi chúng tôi quay lại như ban đầu

  • Tôi cũng có trải nghiệm tương tự. Việc cuộc họp có kết thúc đúng giờ hay không thực ra không có nhiều ý nghĩa
    Việc các IC ở lại để tiếp tục bàn sâu vào chi tiết theo tôi lại là dấu hiệu của sự cộng tác tốt
    Với tư cách manager, tôi thường hỏi “Tôi có cần ở lại không?”, và đa số câu trả lời là “Không”
    Rốt cuộc nó giống như hai cuộc họp diễn ra nối tiếp nhau, và vấn đề nằm ở cấu trúc của lịch
  • Việc các IC ở lại để đào sâu vào các chủ đề chi tiết là chuyện rất tự nhiên
    Thứ được ghi lại trong dữ liệu thực chất là hiện tượng kiểu “cuộc trò chuyện ngoài hành lang sau cuộc họp”
  • Khi làm ở Google, một vài senior manager muốn chỉ những cuộc họp có họ tham dự mới bắt đầu muộn 5 phút
    Tôi nghĩ đó là một kiểu chính sách tạo khoảng thở cá nhân hợp lý cho những người họp suốt cả ngày
    Ngược lại, cũng có những manager đơn giản là lần nào cũng đến muộn 5 phút, và điều đó khá khó chịu
  • Chủ đề này gợi tôi nhớ đến bài viết của Paul Graham Maker’s Schedule, Manager’s Schedule
    Khá thú vị ở chỗ sự khác biệt về mật độ lịch trình tạo ra những sở thích như vậy
  • Nếu hỏi IC là gì, thì đó là Individual Contributor, tức kỹ sư làm chuyên môn không giữ vai trò quản lý

• Tôi thuộc phe “cuộc họp phải bắt đầu đúng giờ”
  Rồi mọi người cũng sẽ học được và đến đúng giờ
  Những nỗ lực điều chỉnh bằng tâm lý rốt cuộc chỉ tạo ra trò chơi với thời gian

  • Nhưng phía lãnh đạo bị trói vào lịch họp cả ngày, nên việc chậm 5 phút không phải vấn đề “học được hay không” mà là vấn đề ưu tiên
    Cố sửa điều đó chẳng khác nào phớt lờ thực tế
  • Đầu những năm 90, trưởng bộ phận mới của chúng tôi mang theo đồng hồ bấm giờ nhà bếp và giới hạn cuộc họp trong 22 phút
    Ban đầu khá hỗn loạn, nhưng rồi một văn hóa họp ngắn và hiệu quả nhanh chóng hình thành
    Đến giờ đã 30 năm, tôi vẫn thấy cách đó còn nguyên giá trị
  • Vấn đề là nếu những người tham dự chủ chốt đến muộn thì không thể bắt đầu họp được
    Vì thế hình thành một văn hóa mọi người đều đến muộn
    Có lần một SVP bắt đầu đúng giờ, tôi vào muộn 49 giây và đã lỡ mất nội dung rồi
  • Nhóm chúng tôi đặt ra quy tắc kết thúc họp sớm hơn 5 phút
    Trong khi đó nhóm khác lại có thói quen bắt đầu muộn 5 phút, và điều đó rốt cuộc chỉ khiến tất cả đều đến muộn hơn
    Cuối cùng, văn hóa “bắt đầu đúng giờ và kết thúc đúng giờ” hiệu quả hơn hẳn
  • Có những người lấy trải nghiệm cá nhân của mình rồi khái quát áp dụng cho tất cả, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng mang lại kết quả tích cực

• Tôi đã thử nhiều lần, nhưng kiểu “bắt đầu muộn 5 phút” có vấn đề về UX của lịch
  Phần lớn ứng dụng lịch vẫn hiển thị trực quan ở giờ tròn, nên dễ gây nhầm lẫn
  Một nửa vào đúng giờ, một nửa vào sau 5 phút, và ở giữa xuất hiện khoảng thời gian chết
  Rốt cuộc có người đi lấy cà phê, có người tán gẫu, rồi lại lỡ luôn cả cuộc họp sau 5 phút

  • Giải pháp là vẫn đặt lịch họp vào giờ tròn, nhưng quy định ở cấp độ tổ chức rằng cuộc họp thực tế bắt đầu sau 5 phút
    Trong giới học thuật châu Âu đã có khái niệm này từ lâu — Academic Quarter

• Công ty tôi cũng bắt đầu muộn 5 phút, và rốt cuộc cuộc họp kết thúc muộn hơn 5 phút

  • Bản chất vấn đề là các cuộc họp back-to-back
    Việc các cuộc họp luôn lấp đầy đúng toàn bộ khoảng thời gian định sẵn là một dấu hiệu không lành mạnh của tổ chức
    Một văn hóa họp tốt thì ngược lại phải thường xuyên kết thúc sớm hơn
  • Cách này lúc đầu thấy mới mẻ, nhưng rồi nhanh chóng quay về điểm xuất phát do hiệu ứng thích nghi
  • Sẽ thật tốt nếu phần mềm họp đến giờ là tự động đẩy tất cả ra ngoài
  • Nhưng cách này sẽ vô nghĩa nếu ai cũng làm theo
    Bắt đầu muộn 5 phút nhưng không kết thúc sớm 5 phút thì cuối cùng lại trễ thêm 10 phút
  • Cuối cùng mọi người coi chuyện đến muộn 5 phút là bình thường, và cuộc họp bắt đầu muộn 10 phút rồi cũng kết thúc muộn 10 phút

• Tôi muốn Microsoft Teams hiển thị bộ đếm chi phí của cuộc họp
  Nếu nó lấy số người tham dự nhân với mức lương trung bình rồi hiển thị chi phí tăng theo từng giây, có lẽ các cuộc họp sẽ giảm bớt

  • Nhưng cũng phải tính đến chi phí thời gian làm việc cá nhân của IC
    Dù cuộc họp có vẻ như lãng phí tiền bạc, nhưng cũng có nhiều trường hợp vì không họp mà mọi việc đi sai hướng
    Rốt cuộc điều quan trọng là tìm được mức độ họp hợp lý và hiệu quả
  • Một người bạn thực sự đã làm một trang có tính năng này — howmuch.poiesic.com
  • Microsoft có một công cụ trả phí tên là Viva Insights, và cũng có thể tự làm bằng MS Graph Data Connect
    Nhưng dù sao thì vẫn tốn tiền
  • Tôi từng dùng một hệ thống như vậy rồi, và nó không có tác dụng gì cả
    Mọi người nhanh chóng trở nên chai lì vì nghĩ rằng “công ty vốn dĩ đã tốn rất nhiều tiền”
    Suy cho cùng, họp là không gian đối thoại để đưa ra quyết định, nên chỉ nhận thức về chi phí thôi thì không thay đổi được gì

• Trải nghiệm của tôi là dù kỷ luật họp khá lỏng lẻo, điều duy nhất thực sự hiệu quả vẫn là bắt đầu đúng giờ và kết thúc đúng giờ
  Ai vào muộn thì xem lại bản ghi hoặc ghi chú là được
  Cũng có một giai thoại kể rằng Steve Jobs đã áp đảo đối tác trong cuộc đàm phán với Lucasfilm bằng cách làm như vậy

  • Tuy nhiên, nếu có các cuộc họp back-to-back thì vẫn cần cách nhau 5 phút
    Trên thực tế vẫn cần khoảng đệm vật lý cho việc di chuyển hay đi vệ sinh

• Tôi nghĩ giải pháp tốt nhất đơn giản là xây dựng văn hóa đúng giờ

  • Nhưng nếu các cuộc họp nối tiếp nhau, địa điểm lại xa hoặc cần nghỉ ngơi sinh lý thì trên thực tế là bất khả thi
    Khi đó chắc phải tự phân thân mới làm nổi
  • Cuối cùng vẫn phải yêu cầu mọi người tham dự đúng giờ
    Nếu không, bắt đầu muộn 5 phút sẽ tạo ra văn hóa đến muộn 10 phút

• Có một engineering manager từng nói “dù cố kết thúc lúc 1:55 thì cuối cùng cũng kéo đến 2:00”,
  nhưng đó đơn giản là thiếu tôn trọng thời gian của người khác
  Nếu thực sự muốn đồng nghiệp có thời gian nghỉ, thì phải đảm bảo khoảng thời gian đó

• Theo kinh nghiệm của tôi, để vận hành cuộc họp tốt thì cần hai điều

  1. đặt thời lượng họp ngắn hơn một chút so với mốc thời gian tự nhiên
  2. quản lý thời gian bên trong cuộc họp một cách chặt chẽ
     Tức là cuộc họp 60 phút thì chỉ họp 50 phút, bắt đầu đúng giờ và kết thúc đúng giờ
     Vài phút đầu dùng để chào hỏi và tập trung, 10 phút cuối để chốt kết luận và tổng hợp
     Làm như vậy sẽ tạo ra nhịp họp có độ dư, và có thể chuyển sang cuộc họp tiếp theo một cách tự nhiên

• Tôi làm việc ở trường đại học, và các lớp học cũng có cấu trúc tương tự
  Học 50 phút rồi dành 10 phút cho việc di chuyển
  Các cuộc họp hội đồng lớn bắt đầu đúng giờ, phân thời gian theo từng mục trong chương trình, và nếu cần thì biểu quyết để gia hạn
  Tuy nhiên khác với họp ở công ty, nếu sếp đến muộn thì nhiều khi không thể bắt đầu được

  • Lý do là mục đích của cuộc họp thường là để báo cáo cho cấp trên
    Đội ngũ có thể vẫn làm việc mà không cần họp, nhưng sếp thì cần biết tình hình của nhóm