Sự tuân thủ đầy ác ý bằng cách đặt phòng họp

• Sau khi Larry Page trở thành CEO, Google trải qua những cơn đau tăng trưởng và vấn đề suy giảm hiệu quả công việc
• Cùng với việc loại bỏ các dự án không cần thiết, ông đưa ra các hướng dẫn mới để cải thiện văn hóa họp
• Tiêu biểu là các chính sách như giới hạn thời gian họp 50 phút, nhưng trên thực tế chúng không được tuân thủ tốt
• Vì vậy, có một nhóm đã chính thức đặt khoảng thời gian ngắn 10 phút còn lại của phòng họp và sử dụng thật
• Câu chuyện về nhóm này, khi hành động đúng theo quy định, đã phơi bày sự mỉa mai trong văn hóa tổ chức và chính sách

---

Sự phát triển và thay đổi của Google

• Năm 2011, Larry Page nhậm chức CEO của Google, thay Eric Schmidt
• Trong giai đoạn này, Google tăng trưởng nhanh lên quy mô 30.000 nhân viên, khiến các dự án trở nên lớn hơn và xác suất thất bại cũng tăng lên
• Trước đó, Yahoo! từng bị Google chế giễu vì cấu trúc ra quyết định chậm chạp, nhưng bản thân Google cũng gặp phải vấn đề ra quyết định ngày càng chậm

Các biện pháp cải tổ của Larry Page

• Larry Page đã mạnh tay loại bỏ các dự án không mang tính chiến lược hay chiến thuật để cải thiện hiệu quả

  • "Nhiều cây hơn với ít mũi tên hơn" — nhấn mạnh nguyên tắc tập trung năng lực
  • Ví dụ: dọn dẹp Google Buzz để tập trung vào Google+

• Công bố phương án đổi mới văn hóa họp

  • Mọi cuộc họp đều cần có "người có quyền quyết định"
  • Giới hạn tối đa 10 người tham dự
  • Nếu không phải ai cũng tham gia thì không cần dự họp
  • Cuộc họp 1 giờ được rút xuống 50 phút để có thời gian nghỉ
  • Về sau, chính sách này dần được nới lỏng theo hướng chỉ áp dụng cho các cuộc họp "xoay quanh quyết định"

Thực tế của chính sách thời lượng họp

• Thời lượng họp mặc định trong Google Calendar cũng được điều chỉnh thành 25/50 phút
• Nhưng tại nơi làm việc thực tế, các cuộc họp không kết thúc đúng giờ, đến mức người dự cuộc họp tiếp theo phải gõ cửa mà cuộc họp vẫn tiếp diễn
• Đến 2:50 vẫn không chịu rời phòng, gây va chạm với nhóm đã đặt lịch tiếp theo

Sự việc đặt phòng họp 10 phút

• Một nhóm ở văn phòng NYC đã đặt cuộc họp standup của mình vào 10 phút cuối còn trống của phòng họp

  • Nhờ chính sách họp 50 phút, những khoảng trống 10 phút này xuất hiện thường xuyên
  • Họ tận dụng khoảng hở ngắn này để vận hành cuộc họp một cách hiệu quả

• Trường hợp thực tế

  • 2:50 có người gõ cửa và thông báo "đến giờ đặt của chúng tôi"
  • Người đang dùng phòng phản ứng: "Vẫn mới 2:50 nên còn là thời gian của tôi"
  • Nhóm kia chứng minh rằng 10 phút đó là phần họ đã đặt rồi chiếm phòng
  • Một cảnh rời phòng đầy khó chịu đã diễn ra
  • Điều này cho thấy "nếu chính sách thực sự được cưỡng chế, những tình huống khó xử như vậy sẽ xảy ra"

Kết luận và cảm nhận

• Ý định của chính sách là tốt, nhưng trong môi trường làm việc thực tế lại dẫn tới kết quả thiếu thực tế
• Danh tính hay động cơ của nhóm thực sự thực thi việc đặt lịch thời gian ngắn này vẫn còn là điều bí ẩn
• Giai thoại này là một ví dụ cho thấy khoảng cách giữa năng lực thực thi, chính sách và văn hóa ở các tập đoàn lớn

[roxie]

Tuân thủ một cách ác ý ư? Đúng là một chiến lược quá tuyệt vời.

[GN⁺]

Ý kiến trên Hacker News

• Cuộc họp lẽ ra phải kết thúc lúc 2:50, nhưng thực tế đã không như vậy. Ở University of Michigan, họ giải quyết vấn đề này bằng cách chính thức bắt đầu giờ học muộn hơn 10 phút so với giờ được công bố. Tức là lớp ghi 10-11 giờ thì thực tế diễn ra từ 10:10-11:00. Mọi người sẽ đến lúc 10:10, và điều đó tạo ra một hiệu ứng mốc tham chiếu khá lớn. Cảm giác khó chịu khi không kết thúc đúng giờ khác biệt rất nhiều

  • Ở nhiều trường đại học châu Âu như tại Phần Lan cũng từng có truyền thống “academic quarter” (15 phút học thuật). Nếu nói bắt đầu lúc 10 giờ thì thực tế là 10:15 mới bắt đầu. Nếu ghi rõ là 10:00 thì sẽ bắt đầu đúng ngay lúc đó. Tập quán này bắt nguồn từ thời xưa chưa có đồng hồ, khi sinh viên phải nghe tiếng chuông rồi di chuyển đến lớp

  • Ở Michigan State, giáo sư toán Wade Ramey sẽ khóa cửa lớp khi buổi học bắt đầu nên ai đến muộn sẽ không được vào. Khi nộp bài tập còn phải bấm ghim thật cẩn thận, và chỗ nào sai thì đôi khi không chỉ bị trừ điểm mà còn bị cho điểm âm. Dù nghiêm khắc như vậy, tôi vẫn rất thích học lớp của ông ấy

  • Tập quán nói ở trên chính là 'academic quarter'. Thường là 15 phút

  • Ở Đức và một số nơi khác cũng từng có truyền thống đại học “c.t.” (cum tempore, có tính thời gian), tức là bắt đầu muộn 15 phút. Với tôi thì đó đã là một tập quán biến mất rồi, nhưng những giờ được ghi rõ “s.t.” (sine tempore, đúng giờ) thì sẽ bắt đầu chính xác

  • Ngày nay ở các công ty Big Tech, mặc định người ta cũng thường bắt đầu cuộc họp muộn hơn 5 phút so với mốc tròn giờ hoặc nửa giờ, để đảm bảo luôn kết thúc đúng giờ hoặc đúng nửa giờ. Cách này tạo ra khoảng đệm cho việc di chuyển giữa các phòng họp và đáp ứng nhu cầu sinh lý. Nếu công ty bạn vẫn chưa triển khai thì chỉ cần bật tùy chọn khoảng đệm có sẵn trong công cụ quản lý lịch là được

  • Ở St Andrews University có khái niệm “Academic hour”, trong đó các lớp luôn bắt đầu muộn 5 phút và kết thúc sớm 5 phút. Ví dụ lớp 10-11 giờ thì thực tế là 10:05-10:55. Mục đích là tạo thời gian di chuyển giữa các buổi và chuẩn hóa thời gian chuẩn bị

  • UC Berkeley cũng từng có tập quán như vậy. Năm nhất không ai nói cho tôi biết chuyện này, nên vào ngày đầu tiên của lớp ai cũng đến sớm, rồi giáo sư ngạc nhiên hỏi sao mọi người lại có mặt ở đây, không biết là phải 10 phút nữa mới bắt đầu sao

  • Tôi nghĩ Larry Page hẳn cũng lấy ý tưởng từ cách này. Ở UMich, cái gọi là ‘Michigan time’ đã chính thức bị chấm dứt vào năm 2018, nhưng tôi thích hệ thống đó

  • Đội của chúng tôi trong thời kỳ đại dịch đã dành 5 phút đầu của mọi cuộc họp làm thời gian nghỉ sinh lý. Thực tế là họp bắt đầu lúc :05 hoặc :07, và nếu cuộc họp trước kéo dài tới lúc đó thì cũng không ai thấy ngại khi bảo người khác mau ra ngoài

  • Tập quán thời gian bắt đầu hạn chế đó biến mất vào khoảng năm 2017

  • Tôi đã điều chỉnh lịch họp của mình để bắt đầu muộn 5 phút suốt nhiều năm, nhưng Google Calendar không tích hợp sẵn nên việc chỉnh tay mỗi lần rất phiền

  • Đây là một cách giải quyết quá hiển nhiên

  • Ở các trường học và công ty tôi từng học/làm, khi cuộc họp hay lớp học bắt đầu kiểu lưng chừng, những người quan trọng thường đến muộn, và rồi 5-10 phút đầu cuối cùng bị lãng phí. Lãnh đạo lại tốn thời gian lặp lại hoặc tóm tắt phần đầu “cho những người vừa mới vào”. Tôi luôn cố đến đúng giờ, nên rất khó chịu khi phải lặp lại thời gian vì những người đến muộn. 25 năm trước, tôi từng bị cho nghỉ khỏi một vị trí tình nguyện quan trọng chỉ vì đến muộn một lần. Từ đó tôi hình thành thói quen không bao giờ trễ. Thậm chí khi đi phương tiện công cộng, tôi luôn chừa hơn 30 phút và đến rất sớm

• Tôi nghĩ đây không phải “malicious compliance” mà là “pedantic enforcement” (áp dụng cứng nhắc). Nếu là ‘malicious compliance’ thật thì hẳn họ đã đặt ngay một cuộc họp 10 phút trong cùng căn phòng sau một cuộc họp 50 phút

  • Đó là một từ ngữ câu clickbait. Thực ra công ty đã tiết kiệm tiền nhờ tối ưu hóa phòng họp, và chính sách nghỉ giải lao của CEO cũng được thực thi. Kẻ thực sự có ác ý là đội cố kéo dài quá quy tắc 50 phút đến phút cuối cùng

  • Cái này thậm chí còn không phải áp dụng cứng nhắc. Nhóm đó có vẻ là nhóm duy nhất hành xử có lý trong công ty. Vấn đề thật sự là Page. Khi có chính sách kỳ quặc áp từ trên xuống thì cấp dưới không thể công khai phản đối. Bên sai thứ hai là những người chiếm phòng họp và dùng quá 50 phút. Điều này là hiện tượng tự nhiên nên cũng hiểu được. Dù sao đi nữa, vấn đề là họ dùng một phòng đã được nhóm khác đặt như thể đó là của riêng mình

  • Tôi nghĩ kết luận thực sự là nên đặt riêng cuộc họp 50 phút và riêng cuộc họp 10 phút. Cứ dùng đại phòng chưa được đặt thì không phải là 'malicious compliance'

• Theo một lý thuyết của một trưởng nhóm hướng đạo sinh, mỗi người hiểu “9:30” theo một cách khác nhau. Với người này là 9:25, với người khác là 9:45. Nhưng “9:32” thì ai cũng hiểu đó là một thời điểm rất cụ thể. Vì vậy người trưởng nhóm thường cố tình đặt giờ kiểu lạ như “hôm nay tập trung lúc 6:07”

  • Ở Saratoga, CA cũng có hiện tượng tương tự. Biển báo tốc độ gợi ý trên Quito Road ghi những con số lạ như 17, 19, 21, 22 mph. Mục đích là thu hút sự chú ý của tài xế để họ giảm tốc ở những khúc cua gắt

• Nếu tôi ở trong phòng họp đó thì ngược lại còn thấy yên tâm. Họp ở công ty lớn sẽ không bao giờ kết thúc nếu không có một tác nhân ép buộc, nên có ai đó gõ cửa còn là điều hữu ích

  • Ở một startup, các cuộc họp marketing và sales kéo dài quá mức nên tôi đã tự đi mua một cái đồng hồ chim cúc cu ở cửa hàng đồng hồ rồi lắp trong phòng họp. Cứ mỗi 15 phút nó lại kêu, và thế là các cuộc họp ngắn hơn, số lượng họp cũng ít đi. CEO và cả người phụ trách hành chính văn phòng cũng rất thích cái đồng hồ đó

  • Từ rất lâu tôi đã cảm nhận rằng với các cuộc họp dài hơn 45 phút thì khả năng tập trung giảm rõ rệt. Vì vậy các cuộc họp tôi tổ chức luôn bị giới hạn ở 45 phút. Giờ đây áp dụng trong môi trường làm việc từ xa 100%, phần nào không cần cho tôi thì tôi bỏ qua và tranh thủ dùng thời gian đó để viết bình luận HN

  • Trong bài viết, những người xông vào phòng họp trông như kẻ xấu, nhưng tôi đứng về phía họ. Số lần các cuộc họp dài là vô ích nhiều hơn hẳn số lần chúng thực sự cần thiết. Ở các tổ chức có quá nhiều cuộc họp, nếu việc kéo dài tới hết giờ hoặc quá giờ cứ lặp đi lặp lại thì đó là một vấn đề. Bạn sẽ hoặc đến muộn cuộc họp tiếp theo, hoặc phải hy sinh thời gian nghỉ sinh lý

  • Chỉ cần xác định rõ agenda cuộc họp và tuân thủ nghiêm các quy tắc. Xong việc là kết thúc họp ngay

  • Tôi từng trải qua cả các cuộc họp standup kéo dài 90 phút. Trong những lúc như vậy, những người đề nghị kết thúc trong 10 phút đúng là anh hùng

  • Ở một công ty, khi đã qua 70-80 phút thì một số nhân viên sẽ mạnh dạn rời phòng họp để tự tạo thời gian nghỉ. Thường đến mức đó thì các cuộc trò chuyện theo nhóm nhỏ giữa mọi người lại hiệu quả hơn, và lúc ấy cuối cùng cuộc họp mới kết thúc sớm hơn

  • Mọi người chỉ muốn lười biếng trong cuộc họp thay vì làm việc thật. Họp càng dài thì dù không làm gì vẫn có lương. Họp thường không hề cần thiết và là cách tệ nhất để truyền đạt thông tin

  • Đôi khi trong họp video tôi còn giả vờ có người gõ cửa để ép cuộc họp kết thúc

  • Tôi thích các cuộc họp kiểu pomodoro. Nó như một bài kiểm tra ý chí và sự kiên nhẫn

• “Vấn đề là cuộc họp 50 phút lúc nào cũng thành 1 tiếng” có thể được giải quyết bằng cách bắt đầu vào một giờ lưng chừng như 9:10AM. Vì như vậy sẽ có một mốc kết thúc rõ ràng là 10 giờ; còn nếu bắt đầu lúc 9 giờ thì nhiều người sẽ không kết thúc sau 50 phút mà kéo luôn tới 10 giờ

  • Đây là khác biệt văn hóa giữa người luôn hành động đúng giờ và người hay trễ. Nếu là tôi thì tôi sẽ kết thúc chính xác lúc 9:50

  • Ở University of Michigan, tập quán đó cũng hình thành một cách tự nhiên, và tôi thích hệ thống ấy. Tôi nghe nói nó đã chính thức bị bãi bỏ vào năm 2018

  • Đội của chúng tôi đã hình thành văn hóa bắt đầu tất cả cuộc họp muộn 5 phút và nhất định kết thúc vào đúng đầu giờ hoặc giữa giờ (họp 55 phút). Đội bên cạnh sẽ gõ cửa đúng lúc đó để vào, nên không ai phàn nàn cả

  • Thực ra đây không phải giải pháp. Nếu không có nhóm tiếp theo bước vào đuổi người ra, thì chuyện cuộc họp tiếp tục kéo dài là điều rất phổ biến

  • Dù được khuyên là cứ bắt đầu lúc 9:10AM, trên thực tế vẫn có những cuộc họp được nói là bắt đầu lúc 9 giờ nhưng phải tới 9:10 mới thật sự khởi động. Nếu đặt 9:10 thì rốt cuộc lại thành 9:20 mới bắt đầu

  • Đúng như bạn nói, rốt cuộc cuộc họp chỉ kéo dài theo mốc giờ kết thúc mà thôi

• Tôi từng trực tiếp đuổi Larry Page ra khỏi phòng họp. Ông ấy rời đi rất đàng hoàng, không hề có cảm giác đặc quyền, nên tôi càng tôn trọng ông ấy hơn

  • Tôi nghĩ kiểu văn hóa này rất quan trọng. Nó gửi tín hiệu rằng ngay cả lãnh đạo cấp cao cũng phải rời phòng theo đúng quy tắc. Đó là thước đo của một văn hóa công ty biết tôn trọng thời gian của mọi người

• Tôi lại đồng cảm với quan điểm của Larry Page hơn. Ai đó phải điều phối cuộc họp, và trong thời gian đã định phải đạt được kết quả kỳ vọng như quyết định nào đó. Nếu sau 45 phút vẫn chưa ra được câu trả lời thì nên giao bài tập rồi họp lại. Chính kiểu 'malicious compliance' này mới tạo ra văn hóa cuộc họp kết thúc đúng giờ để mọi người còn được đi vệ sinh

  • Không phải mọi cuộc họp đều nhất thiết chỉ nhắm đến việc ra quyết định. Còn có các buổi briefing, all-hands, standup, thảo luận, lunch-and-learn... tức là những cuộc họp có “mục đích” khác nhau, nên cũng cần phân bổ thời gian và không gian phù hợp

  • Theo tôi, họp mà không có kết quả thì rất ít ý nghĩa. Không nhất thiết phải là một quyết định cụ thể, nhưng phải có “kết quả nhìn thấy được”. Nếu hai người nói chuyện 30 phút mà không có gì được ghi lại ở đâu cả thì thật vô nghĩa. Dạo này có vẻ mọi người lại ngày càng ngại để lại thông tin hơn, và đó là vấn đề

  • Cũng có những cuộc họp mang tính thảo luận không nhất thiết phải đi đến quyết định. Những buổi như vậy vẫn cần thiết để cả tổ chức đồng bộ về định hướng

• Tôi không thích việc một chính sách được viết rõ ràng nhưng lại trở thành chuẩn xã hội là cứ phớt lờ nó. Nếu một quy tắc tồn tại lâu đến vậy thì hoặc phải thay đổi nó, hoặc phải thực thi nó thật nghiêm

  • Có câu “luật xấu sẽ sinh ra sự khinh thường đối với mọi luật lệ”. Nếu cứ không sửa quy tắc chỉ vì lo cảm xúc của mọi người, cuối cùng mọi thứ sẽ thành mớ hỗn độn

• Cuối những năm 90, có một nữ quản lý luôn đặt các cuộc họp 50 phút, và đúng phút thứ 50 là bà đứng dậy đi ra. Thậm chí ngay cả khi cấp trên vẫn đang nói, bà vẫn lịch sự nhưng dứt khoát đóng tập tài liệu lại và rời phòng họp

  • Giờ hiếm thấy những quản lý vững vàng như vậy

• Có một chính sách là “ai cũng phải đóng góp input trong cuộc họp”, và trong những trường hợp như vậy tôi thậm chí còn không còn thời gian để tranh thủ code hay refactor giữa chừng. Thực ra có lúc bình thường thì tôi không cần, nhưng lại cố tình tham gia một cuộc họp lớn kéo dài 2 tiếng để tranh thủ có thời gian code. Cái đó cũng là một dạng malicious compliance

  • Cách tốt hơn là trao quyền từ chối lời mời họp nếu thấy không cần thiết. Việc cứ tăng số người được mời chỉ vì “biết đâu sẽ cần” là một vấn đề kinh niên ở các công ty lớn

  • Tôi còn từng bắt tay với các dev khác để tạo một cuộc họp “dev sync” dài 2 tiếng, nhưng thực tế thì chẳng hề họp gì cả

  • Tôi tự hỏi sao không đơn giản là bỏ họp để đi refactor. Nếu phải lấy cuộc họp làm cái cớ để người khác không cướp thời gian của mình, thì điều đó có nghĩa là văn hóa công ty vốn đã quá kém hiệu quả. Trong môi trường như vậy thì nên nghiêm túc cân nhắc chuyển việc