Sự tuân thủ ác ý bằng cách đặt phòng họp
(clientserver.dev)- Năm 2011, sau khi Larry Page trở thành CEO Google, ông cố gắng sửa đổi văn hóa họp hành, nhưng một nhóm làm đúng theo nghĩa đen giá trị mặc định của Google Calendar đã phơi bày lỗ hổng trong cách vận hành phòng họp
- Google tăng trưởng nhanh chóng thành một tổ chức có 30.000 nhân viên, và Page muốn giảm số dự án để tập trung “more wood behind fewer arrows”
- Đề xuất cải tổ họp hành gồm chỉ định người ra quyết định, giới hạn 10 người tham dự, và rút cuộc họp 1 giờ xuống 50 phút để có thời gian nghỉ
- Nhóm Calendar đã đổi thời lượng họp mặc định thành 25 phút·50 phút, nhưng trên thực tế, nhiều cuộc họp vẫn kéo dài cho đến khi người tiếp theo gõ cửa
- Một nhóm tại văn phòng NYC đã đặt các buổi standup vào khoảng trống 10 phút cuối mỗi giờ, đẩy các cuộc họp hiện có ra ngoài và làm lộ rõ khoảng cách giữa chính sách với hành vi thực tế
Cải tổ họp hành của Larry Page và giá trị mặc định của Calendar
- Năm 2011, Larry Page thay Eric Schmidt làm CEO Google; khi đó Google đang tăng trưởng nhanh, đạt quy mô 30.000 nhân viên
- Khi tổ chức lớn lên, các dự án trở nên tham vọng hơn, kéo dài hơn, và thất bại cũng được cảm nhận nặng nề hơn
- Một trong những động thái ban đầu của Page là dừng các dự án không phù hợp về mặt chiến thuật và chiến lược, rồi tập trung vào ít việc hơn
- Đường hướng này được tóm gọn bằng cụm “more wood behind fewer arrows”
- Ví dụ, ông muốn đóng Google Buzz để tập trung vào Google+
- Tiếp đó, Page tìm cách thay đổi cách họp thông qua email gửi toàn công ty
- Mọi cuộc họp đều cần có người ra quyết định
- Số người tham dự phải giới hạn ở 10 người trở xuống
- Người vào họp phải nêu ý kiến; nếu không thì không cần tham dự
- Cuộc họp 1 giờ chỉ nên diễn ra 50 phút để mọi người có thể đi vệ sinh hoặc nghỉ một chút
- Về sau, một số cách diễn đạt được nới nhẹ thành các thuộc tính gần với “cuộc họp tập trung vào ra quyết định”, nhưng sự gượng gạo vẫn còn: không phải cuộc họp nào cũng được tổ chức để ra quyết định
- Trong phần Q&A, có người hỏi liệu có nên đổi thời lượng họp mặc định của Google Calendar từ 30 phút·60 phút thành 25 phút·50 phút hay không, và Page trả lời “yes”
- Nhóm Calendar đã triển khai thay đổi này, nhưng ngoài thực tế, các cuộc họp lẽ ra kết thúc lúc 2:50 thường không kết thúc đúng giờ và hay kéo dài cho đến khi người dự cuộc họp tiếp theo gõ cửa
Nhóm NYC đặt slot 10 phút cuối giờ
- Một nhóm tại văn phòng NYC phát hiện buổi standup của họ chỉ mất khoảng 10 phút
- Khi cuộc họp 50 phút trở thành mặc định, lịch phòng họp thường xuất hiện khoảng trống 10 phút cuối mỗi giờ
- Nhóm này bắt đầu không cạnh tranh với các cuộc họp theo đơn vị 30 phút nữa, mà đặt standup vào các slot trống 10 phút còn lại trên lịch phòng họp
- Thực tế, lúc 2:50, một người gõ cửa phòng họp và nói rằng “tôi đã đặt phòng họp này”
- Người bên trong đáp: “không, bây giờ mới 2:50”
- Người ngoài cửa bảo họ xem lại lịch phòng họp, nói rằng cuộc họp hiện tại được đặt 50 phút, còn nhóm của họ đã đặt 10 phút cuối cho standup
- Cuối cùng, những người bên trong rời khỏi phòng họp
- Cách làm này là sự tuân thủ ác ý khi làm đúng theo nghĩa đen các đặt chỗ hiển thị trên Calendar; kỳ vọng “đó chỉ là mặc định, thực tế định dùng 1 giờ” va chạm với sự thật trên lịch rằng “người đặt hiện tại là chúng tôi”
- Nhóm này đã làm như vậy hai lần, và không rõ đó là nhóm nào hay động cơ là gì
2 bình luận
Tuân thủ một cách ác ý ư? Đúng là một chiến lược quá tuyệt vời.
Ý kiến trên Hacker News
Ở U of M, họ giải quyết vấn đề này bằng cách chính thức cho lớp học bắt đầu muộn hơn 10 phút so với giờ đã thông báo
Ví dụ, lớp 10–11 giờ thực tế diễn ra từ 10:10–11 giờ, và không ai đến trước 10:10
Về mặt kỹ thuật thì là cùng một việc, nhưng đúng giờ tròn tạo ra hiệu ứng mốc tham chiếu khá mạnh, nên ở lại phòng họp lúc 11:01 có cảm giác muộn hơn nhiều so với ở lại lúc 10:51
Nếu nhớ không nhầm, khi ghi chính xác kiểu 10:00 thì có nghĩa là thực sự bắt đầu đúng giờ đó
Tôi nghe nói nó bắt nguồn từ thời mọi người chưa dễ dàng biết giờ chính xác, khi tiếng chuông điểm giờ vang lên để sinh viên có thời gian đi bộ tới giảng đường
Bài tập về nhà bắt buộc phải bấm ghim mới được nộp, và bài làm còn có điểm âm
Nếu trong các bước chứng minh bạn viết “Tôi không biết làm X thế nào” thì được 0 điểm, nhưng nếu viết điều sai thì phần đó bị trừ điểm
Dù vậy ông vẫn là một giáo sư giỏi và tôi rất thích lớp học đó
Đến lúc tôi đi học thì phần lớn đã bị bãi bỏ, và thỉnh thoảng thời gian bắt đầu còn được ghi rõ là “sine tempore” nữa
Công cụ lịch nội bộ mặc định sẽ lên lịch họp bắt đầu muộn 5 phút so với giờ tròn/giờ rưỡi và kết thúc đúng vào giờ tròn/giờ rưỡi, và có thể đổi nếu cần
Đâu ai có thể dịch chuyển tức thời đến nơi họp, nên đây là điều hiển nhiên, và nếu làm ở những công ty như vậy thì đúng là một chính sách đáng biết ơn 100%. Với các senior có lịch họp kín cả ngày, họ còn có thời gian đi vệ sinh
Nếu công ty bạn vẫn chưa làm vậy thì rất đáng tham khảo, và nếu bạn là senior thì nên thúc đẩy áp dụng. Nhiều công cụ lịch đã có tùy chọn đệm mặc định giữa các cuộc họp, chỉ cần bật lên là được
Cái này gần với thực thi chặt chẽ hơn là “tuân thủ một cách ác ý”
Tuân thủ ác ý thực sự thì cùng một nhóm sẽ đặt liên tiếp một cuộc họp 50 phút và một cuộc họp 10 phút trong cùng một phòng
Thực ra công ty đã tối ưu sức chứa phòng họp để tiết kiệm tiền, đồng thời cũng ép buộc được thời gian nghỉ mà CEO mong muốn
Nhóm duy nhất “ác ý” là nhóm phản đối việc phải ra ngoài sau 50 phút, và họ thậm chí cũng chẳng tuân thủ gì cả
Bên sai nhất có vẻ là Page, người đã đưa ra một quyết định trông thì hay ho và tiến bộ, nhưng vấn đề là cấp dưới không thể phản đối sự can thiệp ngớ ngẩn từ cấp trên hoặc phớt lờ chính sách tệ hại
Bên sai thứ hai là những người trong câu chuyện, tức những người vẫn tiếp tục dùng phòng sau khi 50 phút họp đã hết trong khoảng thời gian không được đặt trước
Điều đó là tự nhiên thôi. Trong thực tế nó luôn xảy ra, và kể cả họ đặt 2 tiếng thì có lẽ vẫn vậy. Nhưng điểm mấu chốt là họ đang ở trong một phòng đã được đặt, và lượt đặt đó không phải của họ
Dùng chỗ chưa được đặt thì đơn giản chỉ là đặt lịch họp thôi
Scoutmaster của tôi có một lý thuyết kiểu này. Mỗi người hiểu “9:30” khác nhau — với người này là 9:25, với người khác là 9:45 — nhưng 9:32 thì chỉ có một nghĩa
Vì thế ông ấy hay dùng những giờ kỳ quặc kiểu hôm nay tập trung lúc 6:07
Đoạn đường cong trên Quito Road giữa Bicknell Road và Pollard Road có giới hạn tốc độ 25 mph, nhưng ở những khúc cua gắt hơn thì họ đặt các biển tốc độ khuyến nghị như 17, 19, 21, 22 mph để thu hút sự chú ý của tài xế và khiến họ giảm tốc
giờ đến dự kiến cho các chuyến cắm trại luôn là kiểu 9:59am, và như vậy mọi người sẽ đến vào lúc 9 giờ mấy hoặc muộn lắm khoảng 10:10
Nếu giờ đến dự kiến là 10:00 thì mọi người sẽ hiểu là khoảng 10 giờ và xuất hiện lúc 10:45
Nếu tôi ở trong căn phòng đó, có lẽ tôi còn thấy nhẹ nhõm hơn
Các cuộc họp ở công ty lớn thường hay bị kéo lê nếu không có một yếu tố buộc phải kết thúc như ai đó gõ cửa
Tôi có code phải viết, nhưng đội marketing và sales cứ kéo dài những cuộc nói chuyện chẳng mấy ý nghĩa về thứ còn chưa có để bán, khiến tôi bị nhốt trong những cuộc họp kéo dài hàng giờ suốt nửa tuần làm việc
Một hôm sau bữa trưa, lúc tôi quay về cùng đồng nghiệp, chúng tôi đi ngang một cửa hàng đồng hồ; tôi bước vào, mua một chiếc đồng hồ cúc cu không quá đắt và treo nó lên tường của phòng họp lớn duy nhất
Cứ mỗi 15 phút nó lại vo vo, trước mỗi giờ tròn thì lách cách, rồi kêu CUCKOO, CUCKOO đúng số lần cần thiết. Đám marketing và sales cực ghét nó, nhưng các cuộc họp trở nên ngắn hơn và ít đi
CEO thì rất thích cái đồng hồ đó, và nếu tôi quên lên dây cót thì CEO hoặc quản lý lại lên dây giúp
Vì vậy khi tôi điều hành họp, tôi luôn đặt giới hạn thời gian 45 phút. Tôi không biết mọi người thấy biết ơn hay khó chịu, nhưng với tôi thì nó có hiệu quả
Giờ tôi làm việc từ xa 100%, nên có thể lờ đi về mặt tinh thần những phần họp không liên quan đến mình, và linh hoạt dùng thời gian đó để viết bình luận trên HN
Tôi đã trải qua nhiều cuộc họp 1 tiếng dài hơn mức cần thiết hơn là những cuộc họp quá ngắn
Ở những tổ chức nhiều họp, thật sự rất khó chịu khi người dẫn dắt cuộc họp cứ kéo nó đến hết giờ hoặc quá giờ
Vài phút đó hầu như không tạo ra kết quả nào đủ giá trị để bù cho áp lực phải chọn giữa việc chạy sang cuộc họp tiếp theo, đến muộn hơn nữa, hay tranh thủ đi vệ sinh/uống nước/ăn nhẹ
Agenda xong thì cuộc họp cũng kết thúc
Đại loại là: đằng nào cũng bị nhốt ở đây thì tôi đi vệ sinh và lấy thêm cà phê đã
Thường đến lúc đó mọi người đã bắt đầu lặp lại cùng một ý vì căn phòng ngột ngạt và cuộc họp quá dài
Chỉ cần đứng lên, mở cửa, cử động một chút, rồi một hai nhóm tranh thủ nói chuyện riêng, thì phần còn lại của cuộc họp thường cũng kết thúc rất nhanh
Giải pháp cho vấn đề “cuộc họp 50 phút lúc nào cũng thành 1 tiếng” là bắt đầu lúc 9:10am để có một điểm kết thúc tâm lý gọn gàng ở 10am
Nếu xếp họp lúc 9 giờ thì dĩ nhiên chẳng ai dừng ở 9:50am cả
Bạn nói “dĩ nhiên chẳng ai dừng ở 9:50am cả”, nhưng tôi thì sẽ làm đúng như thế
Như bài viết chỉ ra rất đúng, cuộc họp cứ thế tiếp diễn bất kể đồng hồ treo tường, cho đến khi người của cuộc họp tiếp theo tới đuổi ra. Đó là định luật phổ quát của tòa nhà văn phòng
Tôi đã nhiều lần thấy cuộc họp được xếp lúc 9:00 nhưng thực tế đến 9:10 mới bắt đầu
Nếu xếp lúc 9:10 thì chắc có lẽ phải 9:20 mới bắt đầu
Chỉ là hình như họ đã chấm dứt thông lệ đó vào năm 2018
https://record.umich.edu/articles/university-updating-start-...
Việc này rất dễ bị cưỡng chế vì các nhóm liền kề sẽ gõ cửa đúng mốc nửa giờ. Cũng chẳng thể trách hay bực họ được
Trong vụ này tôi đứng về phía Larry
Phải có ai đó điều phối cuộc họp, và trong khoảng thời gian đã định cần phải tạo ra kết quả mong đợi, chẳng hạn như đi đến quyết định
Nếu đã qua 45 phút mà vẫn chưa tiến gần đến câu trả lời, thì có lẽ nên giao việc điều tra thêm rồi họp lại sau thì hơn
Sự tuân thủ một cách ác ý trong ngữ cảnh này lại là điều tốt, vì nó tạo ra môi trường mà cuộc họp kết thúc và mọi người có thể đi vệ sinh
Ví dụ như lớp học, buổi briefing, cuộc họp toàn công ty kiểu điển hình, standup, hay seminar giờ trưa
Nếu bạn chưa từng trải qua một buổi standup kết thúc trong 45 giây vì ai cũng báo “không bị chặn gì, không có yêu cầu gì”, thì hoặc là có quá nhiều người trong standup, hoặc tổ chức đang bị áp lực quá mức
Không nhất thiết phải là một quyết định cụ thể, nhưng phải có kết quả hữu hình. “Sinh viên đã học được kỹ thuật X” là một kết quả hữu hình
Còn 2 trong số 10 người tham dự nói suốt 30 phút mà không ghi lại gì thì không phải
Kỳ lạ là tôi lại thường thấy nhiều trường hợp né tránh việc ghi hình hoặc tài liệu hóa, và tôi không cho đó là một tín hiệu tốt chút nào
Có những cuộc họp chỉ đơn giản là để thảo luận một chủ đề sao cho mọi người có cùng cách hiểu
Tôi ghét chuyện các chính sách được nêu rõ lại bị xem như “chỉ là giấy tờ” rồi phớt lờ, nên những người như vậy là anh hùng của tôi
Nếu chỉ là tạm thời hoặc trong giai đoạn chuyển tiếp thì tôi hiểu. Chuyện đó có thể xảy ra
Nhưng nếu quy tắc đã tồn tại lâu rồi mà việc phớt lờ nó lại trở thành tiêu chuẩn trên thực tế, thì hoặc phải đổi quy tắc, hoặc phải bắt đầu tuân thủ nó
Khi con người đã quen với điều nhảm nhí, thì mọi thứ đều sẽ thành nhảm nhí
Lý do người ta không bỏ những quy tắc như thế là vì sợ làm tổn thương cảm xúc của ai đó. Nhưng cảm xúc của chúng ta cũng vẫn bị tổn thương suốt, nên rốt cuộc chỉ là vấn đề quan tâm đến cảm xúc của ai mà thôi
Vào cuối thập niên 90, ở chỗ tôi làm có một quản lý mà cứ hễ cô ấy xếp họp là tôi lại thấy nhẹ nhõm
Cô ấy lên lịch họp 50 phút, và dù có chuyện gì xảy ra thì cũng kết thúc chính xác ở phút thứ 50 rồi đứng dậy rời khỏi phòng
Tôi từng thấy có lần một lãnh đạo cấp cao hơn vẫn đang thao thao bất tuyệt, vậy mà cô ấy vẫn lịch sự nhưng dứt khoát nói rằng đã hết giờ, đóng chiếc folio mà cô luôn mang theo khi đi họp lại, rồi bước ra khỏi phòng
Quy tắc kiểu “mọi người trong cuộc họp đều phải đưa ra ý kiến, nếu không thì không nên có mặt trong cuộc họp” ở một vài công ty tôi từng làm có lẽ đã xóa sạch chút thời gian rảnh cuối cùng để sửa hệ thống, refactor và bảo trì
Thực tế, tôi từng nhờ quản lý thêm mình vào một cuộc họp định kỳ hằng tháng kéo dài 2 giờ với hơn 50 người để có thời gian refactor
Cái này cũng có thể xem là một dạng tuân thủ ác ý
Việc mời đại hết mọi người chỉ vì họ có thể sẽ cần là một vấn đề rất thực tế ở hầu hết các tập đoàn lớn mà tôi từng làm việc hoặc cộng tác cùng
Nếu bạn cần cái cớ là một cuộc họp để ngăn người khác chiếm mất thời gian của mình, thì đã đến lúc tìm công việc mới rồi. Đó thật sự là tình trạng rối loạn chức năng nghiêm trọng
Có thể là do khác môi trường văn phòng, nhưng cuộc họp 25 phút·50 phút khá phổ biến, và một khi ai đó đã đặt phòng thì điều đó được tôn trọng 100%
Không phải vì quá nguyên tắc gì, mà được xem là phép lịch sự cơ bản trong việc giữ đúng cam kết trên lịch họp