Tôi hoàn toàn đồng ý với mọi slide trong bài thuyết trình
Nhưng ở tất cả các công ty tôi từng làm việc, những nguyên tắc này không bao giờ hiệu quả
Đặc biệt, câu “tham dự cuộc họp là tùy chọn” xa rời thực tế chẳng khác nào nói đóng thuế là tùy chọn
Trong nhiều thập kỷ, tôi đã yêu cầu chương trình họp, hỏi cần chuẩn bị gì, đề xuất kết quả rõ ràng, nhưng chẳng ai làm theo
Ngay cả khi tôi ép đội của mình làm điều đó với tư cách quản lý thì cũng vô ích
Ngay cả Google Calendar cũng thiếu tính năng bình luận tốt trong thư mời họp, mà kể cả có thì đa số cũng không đọc
Sẽ thật tốt nếu chỉ khi lên chức cao hơn thì bạn mới có quyền để nói “không”
Khi từ chối lời mời họp, bạn có thể trả lời rằng “Tôi không thể tham dự nếu chưa có chương trình họp. Hãy báo cho tôi khi nó được đăng.”
Nghe hơi cộc lốc nhưng có hiệu quả. Thực ra nếu đó không phải cuộc họp thật sự cần thiết thì như vậy cũng đã giải quyết xong vấn đề
Văn hóa ở các công ty lớn tập trung vào duy trì hiện trạng hơn là kết quả thực tế
Mọi người muốn nghe tiếng nói của chính mình hoặc muốn định vị chính trị
Kiểu văn hóa này thực sự rất mệt mỏi với lãnh đạo hay chủ sở hữu
Theo kinh nghiệm của tôi, tham dự họp gần như không phải lựa chọn
“Lên lịch họp là lựa chọn” là cách nói chính xác hơn “tham dự họp là lựa chọn”
Phần lớn các cuộc họp 30 phút chỉ là thứ có thể xử lý bằng cuộc gọi 5~10 phút hoặc email
Tôi rất tích cực từ chối họp nhưng vẫn đồng cảm
Dù cấu trúc tốt đến đâu, họp vẫn sinh ra thảo luận ngoài chủ đề hoặc truyền đạt sai thông tin
Cuối cùng trong công ty, người ta thường muốn được “có mặt” hơn là từ chối họp
Thêm vào đó còn có văn hóa phô diễn kiểu “phải nổi bật hơn”
Từ góc nhìn của sếp, cuộc họp cập nhật với 20 người tham gia là hiệu quả
Có thể gom tất cả mọi người một lần, và nếu ai đó nói sai thông tin thì sửa ngay tại chỗ
Vì lý do đó, các cuộc họp giá trị thấp rất khó biến mất
Nếu giới hạn thời lượng họp, mọi người sẽ ám ảnh với quản lý thời gian hơn là nội dung
Bầu không khí sẽ chuyển thành “kết thúc nhanh lên”, và các thảo luận quan trọng bị cắt bởi đồng hồ
Cuộc họp không phải bản tóm tắt; chính phần thảo luận mới là cốt lõi
Tất nhiên quá dài thì kém hiệu quả, nhưng kiểm soát thời gian quá mức cũng bất lợi tương tự
Văn hóa lịch mở cũng là vấn đề — ai đó thậm chí có thể đặt họp vào giờ ăn trưa. Lịch nên là opt-in
Với tư cách người điều phối họp, tôi cảm thấy cuộc họp hoàn hảo là bất khả thi
Có ngày người ta bảo có quá nhiều chủ đề, ngày khác lại bảo chưa đủ chiều sâu
Cuối cùng bạn phải tự đánh giá tầm quan trọng của các chủ đề
Điều thú vị là mức độ hài lòng với cuộc họp thay đổi theo tâm trạng của mọi người
Có lẽ cách tiếp cận dựa trên chương trình họp với thông báo rõ độ dài cuộc họp sẽ tốt hơn
Ví dụ nói minh bạch như “Dự kiến 30 phút nhưng tôi sẽ chừa 15 phút cho phần Q&A”
Ngay cả những cuộc họp có tranh luận sôi nổi cũng thường gần như không đem lại kết quả
Sẽ hiệu quả hơn nếu ấn định thời gian cho từng chủ đề, và nếu chưa ra kết luận thì chuyển sang cuộc họp sau
Làm vậy mọi người cũng sẽ chuẩn bị tốt hơn
Tôi tự hỏi liệu văn hóa kiểu Bridgewater, nơi mọi cuộc họp đều được ghi hình, có lan rộng không
Nếu có bản chép lời cuộc họp và đánh dấu người phát biểu thì có vẻ sẽ giúp nắm bắt nhiều cuộc họp hiệu quả hơn nhiều
Nếu có tính năng tóm tắt bằng LLM thì đây có thể là một thử nghiệm hay để tăng tính minh bạch trong tổ chức
Dĩ nhiên vẫn có sự phản cảm với việc ghi hình, nhưng nếu là đội ngũ đã đồng thuận về mặt văn hóa thì cũng đáng thử
Microsoft Teams Premium đã hỗ trợ tính năng này
Nhưng không phải mọi cuộc trò chuyện đều cần được ghi lại
Đã từng có trường hợp tóm tắt bằng AI làm lộ nguyên văn nội dung nhạy cảm và ảnh hưởng xấu đến các mối quan hệ
Whisper-X là một công cụ chép lời tự động phân biệt người nói rất tốt
Ngay cả trong các phiên dài, chỉ cần thiết lập là nó hoạt động ổn định
Tôi đã dùng nhiều giải pháp LLM, và Fathom là tốt nhất
Phân biệt người nói, tóm tắt, đồng bộ video-phụ đề, giá hợp lý — nhìn chung mức độ hoàn thiện rất cao
Chỉ là đề xuất cá nhân, không có liên quan lợi ích
Kiểu văn hóa ghi hình này khó được áp dụng ở các công ty công nghệ vì rủi ro pháp lý
Teamwork Collection của Atlassian sau khi ghi lại cuộc họp sẽ tự động tạo ticket Jira và bản tóm tắt Confluence
Điều ấn tượng là kết quả cuộc họp lập tức dẫn tới các hạng mục hành động
Trong thực tế, khi sếp triệu tập họp thì mọi nguyên tắc lý tưởng đều bị lãng quên
Vì vậy tôi nảy ra ý tưởng tạo cuộc họp giả (Decoy Meeting) để nhắc mọi người về quy tắc tham dự
Giống như huấn luyện chống phishing, nếu tham gia cuộc họp giả thì bạn sẽ được học cách phân biệt các cuộc họp vô nghĩa
Tôi cũng tò mò không biết doanh nghiệp có thật sự mua thứ như vậy không
Hồi còn ở công ty lớn, tôi cùng các EM khác tạo cuộc họp giả để giữ quỹ thời gian không bị làm phiền
Chỉ cần đăng ký với tên như “X WG” là sếp cũng bị đánh lừa
Để ý tưởng này hiệu quả thì sếp phải chuẩn bị họp cho tử tế
Nhưng phần lớn đều đặt họp bộc phát rồi mất 5 phút để nhớ ra điều quan trọng muốn nói
Càng ở cấp cao thì xu hướng này càng nặng
Thực ra có vẻ cuộc họp giả đã tồn tại rồi
Một số lời mời họp tôi nhận được đúng là như thế
(Một câu đùa ngắn) “Cảm ơn nhé, Michael Scott”
Một cái giá của việc từ chối họp là đánh mất biểu tượng của việc duy trì quan hệ
Ngay cả cuộc họp vô dụng, việc có mặt tự nó cũng là tín hiệu “tôi tôn trọng bạn”
Những hành vi mang tính nghi thức như vậy rất khó thay đổi, và phần lớn chỉ diễn ra trong các cuộc họp
Ngoài ra, việc được tham gia các dự án tương lai đôi khi còn được quyết định bởi mức độ quan tâm được cảm nhận
Nếu không đi họp, bạn có thể bị xem là người không quan tâm tới dự án đó
Cuộc họp không chỉ là công cụ giải quyết chương trình nghị sự mà còn là một hệ thống tín hiệu xã hội
Ai được mời, ai phát biểu, ai bị phớt lờ — tất cả đều mang ý nghĩa
Vì vậy mọi người dù ghét họp vẫn tiếp tục tham gia
Cuộc họp vận hành như một dạng tiền tệ trong tổ chức
Nhưng mọi người thật ra quan tâm tới kết quả đầu ra hơn là bản thân cuộc họp
Nếu chỉ muốn nghe ý kiến của một người cụ thể thì có nhiều cách tốt hơn
(Bài đăng đã bị xóa) Một bình luận hỏi có ai còn giữ bản gốc không
Thành thật mà nói, các slide này trông giống nội dung tự an ủi cho dễ chịu
Vấn đề thực sự không phải là họp mà là cấu trúc tổ chức không tôn trọng thời gian và năng suất
Nếu lịch trình đã hỗn loạn thì tức là bạn đã mắc bẫy từ trước
Dù từ chối họp cũng không giải quyết được vấn đề gốc rễ. Cuối cùng, cốt lõi vẫn là văn hóa tổ chức thờ ơ
Tôi hoàn toàn đồng tình với nội dung slide, nhưng việc từ chối họp có thể rủi ro tùy vào văn hóa tổ chức
Vì nó có thể bị nhìn nhận là “thiếu tinh thần đồng đội”, nên cần hiểu rõ bối cảnh và cách vận hành của lãnh đạo
Có lẽ vì vậy mà trong tài liệu có kèm những câu từ chối mềm như “hãy cho tôi biết chương trình họp để tôi chuẩn bị”
Một bình luận nói liên kết đã biến mất và xin bản sao
1 bình luận
Ý kiến trên Hacker News
Tôi hoàn toàn đồng ý với mọi slide trong bài thuyết trình
Nhưng ở tất cả các công ty tôi từng làm việc, những nguyên tắc này không bao giờ hiệu quả
Đặc biệt, câu “tham dự cuộc họp là tùy chọn” xa rời thực tế chẳng khác nào nói đóng thuế là tùy chọn
Trong nhiều thập kỷ, tôi đã yêu cầu chương trình họp, hỏi cần chuẩn bị gì, đề xuất kết quả rõ ràng, nhưng chẳng ai làm theo
Ngay cả khi tôi ép đội của mình làm điều đó với tư cách quản lý thì cũng vô ích
Ngay cả Google Calendar cũng thiếu tính năng bình luận tốt trong thư mời họp, mà kể cả có thì đa số cũng không đọc
Khi từ chối lời mời họp, bạn có thể trả lời rằng “Tôi không thể tham dự nếu chưa có chương trình họp. Hãy báo cho tôi khi nó được đăng.”
Nghe hơi cộc lốc nhưng có hiệu quả. Thực ra nếu đó không phải cuộc họp thật sự cần thiết thì như vậy cũng đã giải quyết xong vấn đề
Mọi người muốn nghe tiếng nói của chính mình hoặc muốn định vị chính trị
Kiểu văn hóa này thực sự rất mệt mỏi với lãnh đạo hay chủ sở hữu
“Lên lịch họp là lựa chọn” là cách nói chính xác hơn “tham dự họp là lựa chọn”
Phần lớn các cuộc họp 30 phút chỉ là thứ có thể xử lý bằng cuộc gọi 5~10 phút hoặc email
Dù cấu trúc tốt đến đâu, họp vẫn sinh ra thảo luận ngoài chủ đề hoặc truyền đạt sai thông tin
Cuối cùng trong công ty, người ta thường muốn được “có mặt” hơn là từ chối họp
Thêm vào đó còn có văn hóa phô diễn kiểu “phải nổi bật hơn”
Có thể gom tất cả mọi người một lần, và nếu ai đó nói sai thông tin thì sửa ngay tại chỗ
Vì lý do đó, các cuộc họp giá trị thấp rất khó biến mất
Nếu giới hạn thời lượng họp, mọi người sẽ ám ảnh với quản lý thời gian hơn là nội dung
Bầu không khí sẽ chuyển thành “kết thúc nhanh lên”, và các thảo luận quan trọng bị cắt bởi đồng hồ
Cuộc họp không phải bản tóm tắt; chính phần thảo luận mới là cốt lõi
Tất nhiên quá dài thì kém hiệu quả, nhưng kiểm soát thời gian quá mức cũng bất lợi tương tự
Văn hóa lịch mở cũng là vấn đề — ai đó thậm chí có thể đặt họp vào giờ ăn trưa. Lịch nên là opt-in
Có ngày người ta bảo có quá nhiều chủ đề, ngày khác lại bảo chưa đủ chiều sâu
Cuối cùng bạn phải tự đánh giá tầm quan trọng của các chủ đề
Điều thú vị là mức độ hài lòng với cuộc họp thay đổi theo tâm trạng của mọi người
Ví dụ nói minh bạch như “Dự kiến 30 phút nhưng tôi sẽ chừa 15 phút cho phần Q&A”
Sẽ hiệu quả hơn nếu ấn định thời gian cho từng chủ đề, và nếu chưa ra kết luận thì chuyển sang cuộc họp sau
Làm vậy mọi người cũng sẽ chuẩn bị tốt hơn
Tôi tự hỏi liệu văn hóa kiểu Bridgewater, nơi mọi cuộc họp đều được ghi hình, có lan rộng không
Nếu có bản chép lời cuộc họp và đánh dấu người phát biểu thì có vẻ sẽ giúp nắm bắt nhiều cuộc họp hiệu quả hơn nhiều
Nếu có tính năng tóm tắt bằng LLM thì đây có thể là một thử nghiệm hay để tăng tính minh bạch trong tổ chức
Dĩ nhiên vẫn có sự phản cảm với việc ghi hình, nhưng nếu là đội ngũ đã đồng thuận về mặt văn hóa thì cũng đáng thử
Nhưng không phải mọi cuộc trò chuyện đều cần được ghi lại
Đã từng có trường hợp tóm tắt bằng AI làm lộ nguyên văn nội dung nhạy cảm và ảnh hưởng xấu đến các mối quan hệ
Ngay cả trong các phiên dài, chỉ cần thiết lập là nó hoạt động ổn định
Phân biệt người nói, tóm tắt, đồng bộ video-phụ đề, giá hợp lý — nhìn chung mức độ hoàn thiện rất cao
Chỉ là đề xuất cá nhân, không có liên quan lợi ích
Điều ấn tượng là kết quả cuộc họp lập tức dẫn tới các hạng mục hành động
Trong thực tế, khi sếp triệu tập họp thì mọi nguyên tắc lý tưởng đều bị lãng quên
Vì vậy tôi nảy ra ý tưởng tạo cuộc họp giả (Decoy Meeting) để nhắc mọi người về quy tắc tham dự
Tôi cũng tò mò không biết doanh nghiệp có thật sự mua thứ như vậy không
Chỉ cần đăng ký với tên như “X WG” là sếp cũng bị đánh lừa
Nhưng phần lớn đều đặt họp bộc phát rồi mất 5 phút để nhớ ra điều quan trọng muốn nói
Càng ở cấp cao thì xu hướng này càng nặng
Một số lời mời họp tôi nhận được đúng là như thế
Một cái giá của việc từ chối họp là đánh mất biểu tượng của việc duy trì quan hệ
Ngay cả cuộc họp vô dụng, việc có mặt tự nó cũng là tín hiệu “tôi tôn trọng bạn”
Những hành vi mang tính nghi thức như vậy rất khó thay đổi, và phần lớn chỉ diễn ra trong các cuộc họp
Nếu không đi họp, bạn có thể bị xem là người không quan tâm tới dự án đó
Cuộc họp không chỉ là công cụ giải quyết chương trình nghị sự mà còn là một hệ thống tín hiệu xã hội
Ai được mời, ai phát biểu, ai bị phớt lờ — tất cả đều mang ý nghĩa
Vì vậy mọi người dù ghét họp vẫn tiếp tục tham gia
Cuộc họp vận hành như một dạng tiền tệ trong tổ chức
Nếu chỉ muốn nghe ý kiến của một người cụ thể thì có nhiều cách tốt hơn
(Bài đăng đã bị xóa) Một bình luận hỏi có ai còn giữ bản gốc không
Thành thật mà nói, các slide này trông giống nội dung tự an ủi cho dễ chịu
Vấn đề thực sự không phải là họp mà là cấu trúc tổ chức không tôn trọng thời gian và năng suất
Nếu lịch trình đã hỗn loạn thì tức là bạn đã mắc bẫy từ trước
Dù từ chối họp cũng không giải quyết được vấn đề gốc rễ. Cuối cùng, cốt lõi vẫn là văn hóa tổ chức thờ ơ
Tôi hoàn toàn đồng tình với nội dung slide, nhưng việc từ chối họp có thể rủi ro tùy vào văn hóa tổ chức
Vì nó có thể bị nhìn nhận là “thiếu tinh thần đồng đội”, nên cần hiểu rõ bối cảnh và cách vận hành của lãnh đạo
Một bình luận nói liên kết đã biến mất và xin bản sao