Văn hóa tài liệu của Amazon
(justingarrison.com)- Hầu hết các cuộc họp bắt đầu bằng việc im lặng đọc tài liệu
→ Tùy theo cuộc họp: 6-Pager, PR/FAQ, ý tưởng 1 trang, bản mô tả tìm giải pháp cho vấn đề, review dịch vụ có biểu đồ/đồ thị/bullet item, v.v.
→ Không có tài liệu thì cũng không có cuộc họp
→ Trong công cụ sắp lịch có checkbox tự động tạo tài liệu
→ Khi cần cập nhật về việc triển khai dịch vụ/tính năng mới, người ta sẽ đi tìm tài liệu thay vì hỏi PM
- Điều thú vị không phải là định dạng của tài liệu, mà là cách chúng được sử dụng
→ Mở đầu cuộc họp là 10 đến 30 phút đọc tài liệu
→ Với tài liệu 6-Pager dài nhất, lịch họp sẽ được sắp để có đủ thời gian đọc và thảo luận
→ Tôi từng làm ở công ty viết rất nhiều tài liệu, nhưng đa phần chẳng ai đọc trước khi vào họp, hoặc có đọc rồi thì cũng quên mất theo thời gian
- Ưu điểm của việc đọc tài liệu trước trong cuộc họp
→ Mọi thông tin về cuộc họp đều có trong tài liệu
→ Mọi người không cần dành riêng thời gian khác để đọc tài liệu
→ Nội dung tài liệu được lưu rất rõ ràng, còn mới trong đầu mọi người
- Những lợi ích nhận ra khi áp dụng thực tế
→ Người trình bày không cần căng thẳng vì phải thuyết trình trước đám đông
→ Tài liệu giúp loại bỏ định kiến đối với người viết
→ Ai cũng đọc bằng giọng nói trong đầu của mình, nên các rào cản giao tiếp bằng lời nói biến mất (accent, vocal tic, khuyết tật)
→ Trong lúc hiểu nội dung chính của cuộc họp sẽ không có những chuyện như “Mọi người có thấy màn hình của tôi không?”, tiếng ồn nền hay cuộc gọi bị ngắt
→ Có vô số tài liệu từ hiện tại đến quá khứ; thậm chí có thể xem cả PR/FAQ của EKS/Lambda
→ Không cần duy trì thông tin tài liệu ở ngoài cuộc họp. Phản hồi và thảo luận diễn ra ngay trong cuộc họp, còn comment có thể được trả lời bất đồng bộ. Nếu cần thảo luận thêm thì tài liệu được sửa, một cuộc họp mới được lên lịch, rồi lại đọc và thảo luận
→ Nếu thời gian họp bị chồng lấn một chút, chỉ cần tài liệu được cung cấp sớm thì có thể đọc trước và đến họp muộn 10–20 phút cũng không sao
→ Đọc tài liệu ở nhà là cách hay để vừa đọc vừa vận động trong 10–20 phút
- Họp dựa trên tài liệu cũng có những ràng buộc
→ Nếu viết không tốt thì sẽ bất lợi khi truyền đạt ý tưởng (ở Amazon có rất nhiều khóa đào tạo về viết tài liệu, nhưng vẫn khó)
→ Không có tài liệu thì cũng không có cuộc họp
→ Tài liệu có thể tạo ra sân chơi công bằng, nhưng cũng là rào cản gia nhập. Ngay cả với các ý tưởng/tính năng/lần lặp nhỏ, cũng phải có tài liệu trước.
→ Có nhiều tài liệu phong phú nên rất hữu ích để nắm bắt, nhưng việc lần theo hệ phả của một dịch vụ cũng có thể gây rối
-
Nhờ quy trình dựa trên tài liệu này mà Amazon có thể trở thành một công ty làm việc từ xa cực kỳ xuất sắc. Nó cung cấp cùng một bối cảnh cho nhân viên ở nhiều múi giờ. Việc thảo luận trong cuộc họp cho phép vòng phản hồi nhanh, nhưng nếu ghi chú và câu hỏi không được lưu lại thì khả năng tham gia bất đồng bộ sẽ bị hạn chế
-
Amazon dùng rất nhiều công cụ nên việc tìm tài liệu có thể khó. Những công cụ như Command E sẽ giúp ích.
4 bình luận
Có lẽ sẽ hay hơn nếu có thể xem một mẫu để biết đó là loại tài liệu gì.
Nội dung này thật sự rất đồng cảm
Đặc biệt là
Thật sự là một cách tiếp cận tuyệt vời!! Cảm ơn bạn đã tổng hợp!!!
"Amazon cấm dùng PowerPoint trong các cuộc họp nội bộ; thay vào đó, người chủ trì cuộc họp phải soạn nhiều trang giải thích được tổ chức chặt chẽ rồi phát cho tất cả người tham dự. Và cuộc họp sẽ không bắt đầu cho đến khi mọi người đọc xong.
Bài viết này giải thích vì sao trong nhiều cách tổ chức họp khác nhau, phải là viết lách, và vì sao PowerPoint cùng cách các kỹ sư ngồi quây thành vòng tròn để nói chuyện lại không hiệu quả"