Đã đến lúc bắt đầu viết.

Amazon cấm PowerPoint trong các cuộc họp nội bộ; thay vào đó, người chủ trì cuộc họp phải viết một tài liệu giải thích được sắp xếp chặt chẽ gồm nhiều trang rồi phát cho tất cả người tham dự. Cuộc họp sẽ không bắt đầu cho đến khi mọi người đọc xong.

Bài viết này giải thích vì sao trong nhiều cách tổ chức họp khác nhau, việc viết lại là cần thiết, và vì sao PowerPoint cũng như kiểu các kỹ sư ngồi quây thành vòng để nói chuyện lại không hiệu quả. Dưới đây là phần tóm tắt ngắn gọn.

PowerPoint cho phép tô vẽ ý tưởng, làm cho những điểm tương đối quan trọng trở nên nhạt nhòa, và bỏ qua tính liên tục của ý tưởng.

Kiểu các kỹ sư đặt pizza ở giữa rồi cùng nhau thảo luận thì hữu ích để thu được nhiều kiến thức, nhưng câu chuyện thường đi rất tản mạn. Vì thế, để phá vỡ thế bế tắc này, cần có một người trình bày một cách bao quát, linh hoạt và logic về việc phải làm thế nào, từ yêu cầu kinh doanh cho đến tính thực tiễn của việc triển khai.

Để truyền đạt điều đó cho người khác, hẳn người viết đã cân nhắc những điểm này khi viết ra.

• Mở đầu

  • Điều gì dẫn tới quyết định thay đổi công nghệ? Vì sao điều này có giá trị, và mang lại lợi ích gì?

  • Vì sao lại khảo sát công nghệ cụ thể này như một giải pháp? Có những phương án nào khác đáng để xem xét?

  • Khối lượng việc cần xử lý là bao nhiêu? Cần đặt nền móng cho cả tòa nhà, hay chỉ là vẽ một chỗ để xe đạp? Nếu vấn đề không được giải quyết thì việc thay đổi có dễ không?

• Thân bài

  • Công nghệ được đề xuất có những nội dung bắt buộc phải tuân thủ hay nguyên tắc cốt lõi nào không? Chúng liên quan thế nào tới vấn đề và triết lý của chúng ta?

  • Nếu chúng ta triển khai nó, đích đến cuối cùng là gì? Khi triển khai xong thì thế giới sẽ thay đổi ra sao?

  • Làm thế nào để đi từ vị trí hiện tại đến mục tiêu với mức gián đoạn tối thiểu? Giai đoạn chuyển đổi kéo dài bao lâu? Ước chừng mất bao nhiêu thời gian?

  • Chúng ta có chuyên môn nội bộ sẵn có không?

  • Rủi ro là gì? Có biện pháp nào để giảm thiểu chúng không? Những ẩn số chưa biết là gì?

  • Giải pháp này có ưu thế hơn các giải pháp thay thế ở những điểm nào?

  • Các phương án thay thế tốt hơn giải pháp này ở điểm nào?

• Kết luận

  • Tóm tắt nhu cầu kinh doanh cốt lõi và khuyến nghị, đồng thời giải thích vì sao đây là lựa chọn tốt nhất.

Nó có phần giống với TDD, nhưng khác ở chỗ TDD thường kết thúc ở chính TDD, còn kiểu viết tài liệu giải thích như thế này lại tạo ra một tác dụng phụ thú vị: đó là những suy nghĩ còn đọng lại trong đầu tác giả.

Nếu dịch những suy nghĩ này sang ngôn ngữ tự nhiên rồi tiếp tục thảo luận miệng với tác giả, thì sẽ không có vấn đề gì. Và sau khi đã xem xét vấn đề qua nhiều tầng phân tích cần thiết để viết được một văn bản tốt, ta có thể điều chỉnh cách giải thích cho phù hợp với trình độ của mọi đối tượng nghe.

Cuối cùng, khác với những công cụ chuyên biệt, phần giải thích (tường thuật) là thứ mang tính phổ quát. Từ những vấn đề kỹ thuật hẹp nhất cho đến những câu hỏi nền tảng về sứ mệnh và mục đích của cả công ty. Không có vấn đề nào có thể chống lại tư duy rõ ràng.

[sduck4]

Khiến người ta phải nghĩ về việc các yếu tố mang tính thị giác đang tước đi quyền suy nghĩ, quyền tưởng tượng của độc giả (hoặc người nghe) đến mức nào.

[ffdd270]

Khi công khai ra bên ngoài thì đó là kỹ năng cần thiết, nhưng ở bên trong thì mọi người phải thành thật với nhau..

[xguru]

Cảm ơn vì phần tóm tắt!

Cái đó trong email năm 2004 là 4 trang, nhưng trong thư gửi cổ đông năm 2017 lại được gọi là một bản tường thuật 6 trang, nên tôi từng nghĩ kiểu như, ừm, 10 năm trôi qua thì tăng thêm 2 trang à..

(Thep lời một nhân viên Amazon, bản memo tường thuật đó thực sự còn khó viết hơn nhiều.)

[ffdd270]

Trong 10 năm qua, thế giới đã trở nên khá phức tạp (... ) nên chắc khoảng 2 chương là vừa đủ nhỉ haha

Tôi cũng viết mỗi ngày để tự sắp xếp lại mọi thứ, nhưng ngay cả khi đó là những bài chỉ mình tôi đọc, việc sắp xếp suy nghĩ và hơn hết là trở nên thành thật (lúc này mình còn thiếu gì, lúc này đáng ra phải làm gì mà đã không làm, đã có phương án nào khác nhưng mình lại phớt lờ...) thực sự rất khó.