Những ngày làm việc nhanh và những ngày làm việc chậm

• Cách làm việc là phân biệt giữa những ngày có thể tập trung tối đa và những ngày không thể, thay vì cố duy trì cùng một mức năng suất mỗi ngày
• Mức độ tập trung trong công việc của kỹ sư thay đổi theo từng ngày, và việc chấp nhận điều đó một cách tự nhiên thay vì xem là vấn đề lại có lợi hơn cho năng suất
• Khi không ở trong trạng thái tập trung mà vẫn cố làm các dự án độ khó cao, rất dễ xảy ra những sai sót bỏ lỡ điểm cốt lõi
• Trong công việc dự án, sai sót thường kéo theo chi phí điều phối lớn hơn cả việc làm lại, nên chờ đợi sẽ tốt hơn
• Khi đang ở trạng thái tập trung, chiến lược hiệu quả là chỉ dồn sức cho các việc ưu tiên cao; còn khi không như vậy thì xử lý chủ yếu các việc dễ
• Ở các công ty công nghệ lớn, giai đoạn nhàn và giai đoạn dồn lực lặp lại, nên phong cách làm việc phù hợp với nhịp này sẽ hiệu quả hơn

---

Quan sát cơ bản về nhịp làm việc

• Năng suất mỗi ngày của từng kỹ sư không cố định; có những ngày có thể tập trung ở mức cực cao, và cũng có ngày rất hạn chế
• Nỗ lực duy trì cùng một số giờ làm việc hiệu quả mỗi ngày đôi khi lại dẫn đến làm việc quá sức hoặc tự trách bản thân
• Cần xem sự chênh lệch giữa ngày năng suất cao và ngày năng suất thấp là biến động tự nhiên, chứ không phải vấn đề

Định nghĩa của công việc tập trung

• "Công việc tập trung" không đơn thuần là bỏ thời gian vào làm, mà là công việc tạo ra tiến triển thực chất cho dự án; không phải mọi đầu việc đều thuộc loại này
• Học khóa đào tạo, review PR đơn giản, trả lời tin nhắn, hay viết mã lặp đi lặp lại đều có thể làm ngay cả khi mức tập trung thấp
• Ngay cả trong những ngày thiếu tập trung, vẫn có thể tận dụng thời gian bằng cách làm các công việc hỗ trợ, chứ không nhất thiết phải nghỉ hoàn toàn

Vấn đề của việc cố ép bản thân tiến lên

• Với công việc dự án độ khó cao, chất lượng đầu ra khác hẳn giữa trạng thái có nhập tâm (Flow/tập trung) và trạng thái không có
• Khi không tập trung mà vẫn làm các việc dự án rủi ro cao (viết mã cốt lõi, giao tiếp đối ngoại, v.v.), thường đến hôm sau mới phát hiện ra mình đã bỏ sót điểm quan trọng hoặc mắc lỗi
• Khi triển khai dự án, sai sót kéo theo chi phí sửa chữa cao hơn là chỉ làm lại
  • Nếu gửi yêu cầu sai cho cả nhóm, sẽ khó giải thích điều thực sự cần thiết, và mức độ ưu tiên của yêu cầu có thể bị hạ thấp
• Khi không ở trạng thái tập trung mà vẫn cố làm, dễ bị đau đầu và có cảm giác như đang bị ốm
  • Cảm giác như thể trạng thái tập trung tiêu hao một loại tài nguyên nội tại hữu hạn, và nó chỉ hồi phục dần thông qua nghỉ ngơi tinh thần
  • Khi đang trong trạng thái tập trung, làm hơn 12 tiếng cũng vẫn ổn
• Tất nhiên, khi có deadline hoặc yêu cầu khẩn cấp thì vẫn phải tập trung bất kể trạng thái ra sao
  • Tuy vậy, trước giai đoạn nước rút cuối cùng, dự án nhìn chung phần lớn bị chi phối bởi thời gian chờ phụ thuộc bên ngoài (đặc biệt ở các công ty lớn)
  • Vì vậy vẫn có một mức độ quyền tự quyết nhất định về việc sẽ làm đầu việc nào vào thời điểm nào

Hai phong cách làm việc

• Khi đang ở trạng thái tập trung (in the zone):
  • Vấn đề trông đơn giản hơn, và ngay cả việc phức tạp cũng thấy đáng để làm thử
  • Giảm thiểu mọi yếu tố gây xao nhãng, và đắm mình vào công việc ưu tiên cao nhất
  • Hoãn trả lời mọi tin nhắn trừ những tin thực sự quan trọng (dùng tính năng "nhắc lại sau" của Slack)
  • Tránh multitasking tối đa và chỉ tập trung vào một việc tại một thời điểm
  • Nếu muốn làm đến tối thì cứ làm, rồi bù lại bằng cách nghỉ đủ vào ngày hôm sau hoặc hôm sau nữa
• Khi không ở trạng thái tập trung (not in the zone):
  • Mọi việc đều trông phức tạp và có nhiều yếu tố rủi ro hơn
  • Có xu hướng làm việc theo hướng phòng thủ và né tránh rủi ro
  • Không quá bận tâm đến thứ tự ưu tiên, mà tập trung vào những kết quả dễ đạt được
  • Di chuyển qua lại giữa nhiều dự án và làm nhiều cuộc trao đổi cùng các việc nhẹ nhàng
  • Về sớm hơn bình thường cũng không sao (vì biết rằng sau này sẽ bù lại trong giai đoạn tập trung)

Mức độ phù hợp trong các công ty Big Tech

• Phong cách làm việc này lại phù hợp một cách bất ngờ với các công ty công nghệ lớn
• Theo kinh nghiệm, công việc của mọi đội đều theo một mô thức tương tự
  • Giai đoạn nhàn với các dự án ưu tiên thấp và giai đoạn dự án ưu tiên cao khi ban lãnh đạo đột ngột dành nhiều sự chú ý sẽ luân phiên xuất hiện
• Trong giai đoạn nhàn thì thong thả, còn khi cần dồn lực thì tập trung cao độ là một cách tiếp cận rất hiệu quả