Các kỹ thuật quản lý thời gian giúp bạn làm chủ thời gian của mình
(mikefisher.substack.com)- Quản lý thời gian là kỹ năng cốt lõi giúp sử dụng hiệu quả nguồn lực có hạn để nâng cao mục tiêu và năng suất
- Các kỹ thuật có cấu trúc: chia ngày theo Franklin, phương pháp 3/3/3, ma trận Eisenhower, kỹ thuật Pomodoro, time blocking, Ivy Lee
- Khung năng suất: GTD, quy tắc 2 phút, chiến lược Seinfeld, Eat the Frog, chia nhỏ tác vụ
- Nhấn mạnh tác hại của multitasking, đồng thời đưa ra giá trị của sự tập trung sâu và làm từng việc một cùng với các kết quả nghiên cứu như ‘Deep Work’ của Cal Newport
- Xét tổng thể, bản chất của quản lý thời gian không phải là làm được nhiều việc hơn, mà là tạo ra thành quả có ý nghĩa thông qua sự tập trung và ưu tiên
Giới thiệu
- Lord Chesterfield và Benjamin Franklin lần lượt nhấn mạnh tầm quan trọng của quản lý thời gian qua những câu nói nổi tiếng “hãy quản lý thời gian một cách cẩn trọng” và “thời gian là tiền bạc”
- Ngày nay, nhiều người cảm thấy mình bị cuốn theo lịch trình và các cuộc họp của người khác, nên không thể tự kiểm soát thời gian của bản thân
- Để cải thiện điều đó, bài viết giới thiệu nhiều kỹ thuật quản lý thời gian và khung năng suất khác nhau
Các kỹ thuật quản lý thời gian có cấu trúc
- Chia ngày theo Benjamin Franklin
- Chia một ngày thành công việc, tự phát triển bản thân, nghỉ ngơi... và rà soát mục tiêu mỗi sáng
- Thói quen có cấu trúc trở thành nền tảng cho nhiều thành tựu khác nhau
- Phương pháp 3/3/3 của Oliver Burkeman
- Cấu trúc một ngày với 3 giờ làm việc tập trung, 3 việc ngắn và 3 tác vụ hành chính
- Sắp xếp công việc theo mức năng lượng giúp đảm bảo năng suất và sự cân bằng
- Ma trận Eisenhower
- Sắp xếp công việc vào 4 góc phần tư dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng
- Khẩn cấp và quan trọng thì xử lý ngay, quan trọng nhưng không khẩn cấp thì lên lịch, khẩn cấp nhưng không quan trọng thì ủy quyền, không thuộc cả hai thì loại bỏ
- Kỹ thuật Pomodoro
- Duy trì sự tập trung bằng chu kỳ 25 phút làm việc + 5 phút nghỉ
- Sau 4 vòng thì nghỉ dài để tránh burnout
- Time blocking
- Chia ngày thành các khối thời gian được lên kế hoạch trước để phân bổ công việc
- Giảm chuyển đổi ngữ cảnh và bảo vệ các công việc quan trọng
- Phương pháp Ivy Lee
- Ghi lại 6 nhiệm vụ ưu tiên cao nhất trong ngày và xử lý theo thứ tự
- Đây là kỹ thuật quản lý ưu tiên đơn giản nhưng mạnh mẽ
Các khung tăng cường năng suất
- GTD(Getting Things Done)
- Hệ thống có cấu trúc gồm 5 bước: thu thập, làm rõ, sắp xếp, rà soát và thực hiện, giúp giảm gánh nặng ghi nhớ cho não bộ
- Quy tắc 2 phút
- Việc nào hoàn thành trong 2 phút thì làm ngay để ngăn các việc nhỏ tích tụ
- Thực hiện ngay thay vì trì hoãn giúp tạo quán tính và dẫn sang các công việc lớn hơn
- Chiến lược Seinfeld
- Cách duy trì “chuỗi” bằng việc không ngắt quãng thực hành hằng ngày
- Hiệu quả trong việc hình thành thói quen và tạo ra kết quả dài hạn
- Eat the Frog
- Xử lý việc khó nhất trong ngày trước để tạo cảm giác thành tựu và động lực
- Đây là chiến lược tận dụng khả năng tập trung cao vào buổi sáng
- Chia nhỏ tác vụ (Task Chunking)
- Chia dự án lớn thành các bước nhỏ để giảm áp lực và tăng khả năng thực thi
- Tiến triển dần dần cũng giúp đạt được các mục tiêu dài hạn
Cái bẫy của multitasking
- Theo nghiên cứu của Stanford, người làm nhiều việc cùng lúc có mức tập trung và hiệu suất thấp hơn, thậm chí còn bị suy giảm trí nhớ
- Não bộ không thể xử lý đồng thời nhiều tác vụ nhận thức bậc cao mà chỉ chuyển đổi rất nhanh giữa chúng, từ đó gây ra mệt mỏi tinh thần và suy giảm năng suất
- Kết quả nghiên cứu cho thấy sau khi bị gián đoạn, trung bình cần hơn 23 phút để tập trung trở lại
- 『Deep Work』 của Cal Newport nhấn mạnh rằng năng lực tập trung sâu là một trong những năng lực giá trị nhất hiện nay
Kết luận
- Cốt lõi của quản lý thời gian không phải là làm được nhiều việc hơn mà là tập trung vào một việc để tạo ra kết quả quan trọng
- Cần giảm multitasking, thử nghiệm và tinh chỉnh những kỹ thuật phù hợp với bản thân, đồng thời theo đuổi sự cải thiện liên tục
- Như câu nói của Golda Meir: “Hãy làm chủ chiếc đồng hồ, đừng để nó thống trị bạn”, chúng ta cần có thái độ chủ động kiểm soát thời gian
5 bình luận
Tôi xử lý lượng việc tồn đọng bằng cách cấu hình thông báo theo mức độ quan trọng với CalDAV task và ntfy, rồi thường xuyên kiểm tra inbox thông báo, và cho đến nay cách này vẫn hoạt động khá tốt.
Đúng là những điều biết thì biết nhưng khó thực hành. Đặc biệt, trình nhắn tin công việc dường như là thủ phạm số một gây xao nhãng.
Có vẻ phần giải thích về phương pháp 3-3-3 của Oliver Burkeman còn thiếu chi tiết, nên tôi đã tìm phát biểu gốc và thử tóm tắt ngắn gọn theo cách mình hiểu.
Tương tự với ngữ cảnh mà Benjamin Franklin từng nói tới, về cơ bản, tinh thần cốt lõi là xác định và quy định một cách rõ ràng những "việc tốt (việc cần làm)" mà bạn muốn thực hiện trong ngày hôm nay, rồi hoàn thành chúng mỗi ngày. "Điều quan trọng không phải là chi tiết, mà là nguyên tắc nằm bên trong cách tiếp cận này."
Điểm mấu chốt là 1. xác định rõ ràng và 2. đều đặn thực hiện mỗi ngày. Ưu điểm của 3-3-3 thể hiện ở đây: sức hấp dẫn lớn nhất của phương pháp này là "sự đơn giản". Việc nghĩ ra và lên kế hoạch cho Daily 3-3-3 không tốn nhiều thời gian, nhưng lại rất hữu ích để từng chút một tích lũy thêm một ngày trọn vẹn nữa.
Có lẽ mạch ý mà tác giả muốn truyền tải là sau phương pháp 3-3-3, bạn hãy tiếp tục ghép thêm những phương pháp được giới thiệu tiếp theo sao cho phù hợp với mình.
Mình đã thử dịch và tóm tắt bản gốc tại đây: https://drive.google.com/file/d/…
Cảm ơn bạn :))