Nếu làm việc từ xa, hãy tạo một kênh Ramblings

• Ramblings (tản mạn): kênh nhật ký cá nhân dành cho các nhóm remote

• Với các nhóm làm việc từ xa (2–10 người), nên tạo các kênh Ramblings cá nhân mang tên từng thành viên trong ứng dụng chat của nhóm
• Kênh Ramblings hoạt động như một nhật ký cá nhân hoặc microblog trong nhóm, khuyến khích giao tiếp tự nhiên mà không làm rối các phòng trò chuyện chung
• Đây là nơi để đăng tải suy nghĩ, ý tưởng, đời sống thường ngày, phản hồi, ảnh du lịch, v.v. một cách tự do, với mục tiêu tự nhiên là tăng cường sự gắn kết xã hội giữa các thành viên

• Cách vận hành kênh

  • Mỗi kênh Ramblings chỉ chính chủ mới có thể đăng bài cấp cao nhất, còn đồng nghiệp chỉ có thể trả lời bằng thread (bình luận)
  • Tất cả các kênh Ramblings được gom vào mục Ramblings ở cuối danh sách kênh và mặc định ở trạng thái mute (tắt thông báo)
  • Không bắt buộc các thành viên khác phải đọc, mà là một không gian để tự nhiên lướt qua suy nghĩ của nhau

• Mẹo vận hành: thường viết các cập nhật ngắn khoảng 1–3 lần mỗi tuần một cách thoải mái

  • Các ý tưởng liên quan đến dự án hiện tại
  • Suy nghĩ về bài blog, bài báo, hoặc phản hồi từ người dùng
  • Những đề xuất mới kiểu "nếu như"
  • Chia sẻ ảnh từ chuyến đi gần đây hoặc sở thích cá nhân
  • Ghi lại độc thoại theo kiểu rubber duck debugging trong quá trình giải quyết vấn đề

• Trải nghiệm vận hành thực tế và hiệu quả

  • Đội ngũ Obsidian đã thử nghiệm trong 2 năm và thành công trong vai trò "watercooler talk" (những cuộc tán gẫu nơi công sở) ngay cả khi không có họp định kỳ
  • Vừa đảm bảo thời gian tập trung chuyên sâu, vừa tự nhiên thúc đẩy cảm giác kết nối và trao đổi ý tưởng sáng tạo giữa đồng nghiệp
  • Thông qua Ramblings, nhiều kết quả sáng tạo thực tế đã xuất hiện như ý tưởng tính năng, nguyên mẫu, cách giải quyết vấn đề
  • Ngoài buổi gặp mặt trực tiếp của nhóm mỗi năm một lần, các kênh Ramblings đóng vai trò là mối liên kết con người của cả nhóm và giúp tăng cường sự gắn bó giữa các thành viên

[GN⁺]

Ý kiến trên Hacker News

• Năm 2014, khi làm công việc ứng phó DDoS tại Cloudflare, tác giả đã xây dựng được trải nghiệm cộng tác với một đồng nghiệp tên James (Jog) qua rất nhiều câu hỏi đáp qua lại. Khi liên tục lặp lại những câu hỏi như “cách đăng nhập vào server”, “anycast là gì”, “hãy giải thích cụ thể đã xử lý việc này như thế nào”, tác giả cảm thấy những cuộc trò chuyện này cũng có thể hữu ích cho nhân viên mới. Có nhiều chủ đề khác nhau như trăn trở liên quan đến onboarding, workflow ít người biết, hay các khái niệm lý thuyết. Vì vậy tác giả bắt đầu gom những câu hỏi như vậy vào một kênh công khai nội bộ trong công ty, ban đầu đặt tên là “Marek's Bitching”, như một nơi để ném ra những lời than phiền hay câu hỏi phiền phức dưới tên thật. Dần dần nhiều đồng nghiệp khác cũng tham gia, và những chủ đề kỹ thuật, thảo luận tự do, nghi ngờ nhỏ nhặt hay cả suy đoán (ví dụ: kiểm chứng lỗi firmware Intel) vốn khó đề cập ở các kênh khác đã tự nhiên được tập hợp lại, tạo ra giá trị lớn. Sau đó tên được đổi thành “Marek's technical corner”, và hơn 10 năm qua nó đã đóng vai trò là trung tâm của văn hóa kỹ thuật. Tác giả nhấn mạnh rằng sự tồn tại của những “kênh của tôi” hoặc các kênh “rambling/bitching” theo nhóm/chi nhánh, nơi mọi người có thể tự do than phiền, đặt câu hỏi và tranh luận như vậy, đặc biệt hữu ích cho giao tiếp và sự trưởng thành trong tổ chức

  • Người bình luận cho biết mình chính là James (Jog). Khi đó có rất nhiều cuộc trò chuyện thú vị nên rất vui. Sau này công ty cũng hình thành văn hóa blog nội bộ, và việc mọi người tự nhiên chia sẻ các thử nghiệm hay khám phá của mình là rất hữu ích. Chỉ cần theo dõi các blog nội bộ cũng đã học được rất nhiều
  • Người này hiểu luận điểm của tác giả, nhưng từ góc nhìn quản lý thì cho rằng hình thức Q&A xoay quanh một cá nhân cụ thể có vấn đề về khả năng tìm kiếm, khả năng khám phá, và còn khiến người mới vào cảm thấy một người nào đó là trung tâm của dự án. Vẫn cần có không gian để đặt câu hỏi, nhưng sẽ hiệu quả hơn nếu dẫn dắt thảo luận vào các kênh theo chủ đề thay vì theo tên người. Mỗi khi ai đó ném câu hỏi kỹ thuật vào kênh ngẫu nhiên (ví dụ: #random, #general), họ luôn hướng sang kênh theo dự án. Cần hình thành thói quen để các cuộc trò chuyện và thông tin liên quan tới mọi người được tập trung ở kênh phù hợp nhất
  • Tổ chức của họ có một kênh hình thành tự nhiên tên là “Study Hall”, nơi có thể tự do đặt câu hỏi kỹ thuật và không có phán xét, nên đang được vận hành rất hiệu quả trong nhóm. Họ chia sẻ đây là một trong những kênh chat hiệu quả nhất mình từng thấy
  • Người này cho biết “Marek's technical corner” được nhắc trong bài vẫn còn tồn tại tới bây giờ, và vẫn tiếp tục có hoạt động đều đều
  • Một người khác cũng nhắc rằng “Marek's technical corner” thực sự vẫn còn sống tới giờ và đôi khi vẫn rất sôi nổi

• Sau khi đọc bài viết, có người muốn khuyến nghị tầm quan trọng của việc “rambling” tự phát trong môi trường làm việc từ xa. Họ nhấn mạnh rằng việc dành khoảng một tiếng đi bộ mỗi sáng để có thời gian riêng rất có giá trị, vì nó tạo ranh giới giữa đi làm và ở nhà, tạo thói quen vận động, và mang lại những suy nghĩ nảy ra trong lúc đi bộ

  • Người khác cảm thấy thời gian đưa con đến trường thực ra đóng vai trò tương tự. Khi có thể, họ cùng con gái dắt chó đi dạo đến trạm xe buýt, và trước đây từng có giai đoạn đi bộ 45 phút khứ hồi tới nhà trẻ
  • Có người làm việc hoàn toàn từ xa và đôi khi tự trách mình rằng “tại sao mình không phải đi đón con, không có chuyện khi mệt thì chỉ cần nghỉ là mất liên lạc, không bao giờ muộn vì tắc đường, cũng chẳng phải thường xuyên về sớm vì mấy việc lặt vặt”. Tất cả đều có thể là lý do hợp lý, nhưng nghe những chuyện đó mỗi ngày lại thấy buồn cười. Trên thực tế họ hài lòng với công việc của mình và cũng không hề muốn làm biếng
  • Có người nói mình có thể chứng minh cách này thực sự hiệu quả từ trải nghiệm cá nhân. Khi thấy lo lắng ở nhà, chỉ cần đi bộ khoảng 30 phút trong công viên gần nhà là tâm trạng đã khá hơn nhiều. Họ nhấn mạnh rằng đi bao lâu không quan trọng, và cảm giác giải thoát có được từ chính việc đi bộ là rất lớn
  • Thời điểm tuyệt vời nhất trong ngày là khoảng 10 giờ, đội mũ rơm, cởi áo và đi dạo quanh khu phố, để ánh nắng chiếu khắp cơ thể. Cảm giác tự do khi đi bộ mà không mang theo điện thoại thật sự rất tuyệt

• Một người nói họ cũng đồng cảm với những người bình luận khác, nhưng lại thấy việc chính thức phân bổ “rambling” theo kiểu áp đặt có phần phản địa đàng. Theo họ, những kênh/không gian như vậy nên tự nhiên và tự phát là tốt nhất; khi nghĩ ra điều gì thì chia sẻ với đồng nghiệp phù hợp, rồi dần dần nhóm chat sẽ lớn lên, và những câu chuyện quan trọng hơn sẽ được mở rộng ra cả nhóm. Bản thân kiểu thảo luận này là lành mạnh và có thể thiết yếu với đội ngũ làm từ xa, nhưng mỗi team nên tự tìm ra cách giao tiếp của riêng mình. Không cần phải thể chế hóa một cách nhân tạo

  • Họ châm biếm các tác dụng phụ có thể sinh ra nếu đặt ra chỉ tiêu số lượng bằng câu đùa như: “Tuần này anh đã tán gẫu 15 lần rồi đấy.” “Mức tối thiểu là 15 mà?” “Ừm, đúng là tối thiểu. Nhưng Todd đã xả tới 37 lần rồi.” “Nếu thật sự muốn 37 thì sao không đặt luôn con số đó làm mức tối thiểu?”
  • Một người chia sẻ từ trải nghiệm rằng những “lời khuyên nghề nghiệp giật gân” kiểu này dù có ý tốt vẫn dễ bị phóng đại hoặc gây hiểu lầm. Đôi khi họ thấy các junior làm đúng y chang theo mặt chữ của bài viết, khiến đồng nghiệp và quản lý còn rối hơn. Vì vậy những quản lý như họ thường đọc lướt các bài đang lan truyền trên Reddit và nơi khác; nếu một thành viên trong team đột nhiên bắt đầu hành xử như thế, họ có thể nhanh chóng hiểu bối cảnh và xử lý tình huống từ sớm
  • Có người không thích ý tưởng “kênh” vì thấy nó quá ngẫu nhiên. Ở công ty cũ, họ tạo “Personal Space” trên Confluence để sắp xếp suy nghĩ dưới dạng blog cá nhân, và bây giờ ở công ty mới họ vẫn giữ cách đó. Trước những quyết định lớn như refactor code, việc viết suy nghĩ ra bằng tiếng Anh giúp họ rõ ràng hơn nhiều so với chỉ cắm đầu vào code. Họ có thể chia sẻ kế hoạch với đồng đội và nhận phản hồi. Ngoài ra, khi nghĩ ra thuật toán mới hay phương pháp phân tích mới, họ dùng phần mềm blog có hỗ trợ công thức LaTeX để viết ý tưởng bằng ký pháp toán học chuẩn; trong quá trình chuyển suy nghĩ sang tiếng Anh rồi thành công thức, họ sớm phát hiện lỗi hay giả định sai. Họ cho rằng đăng bài ở một nơi nửa công khai như vậy giúp giảm sai sót và cấu trúc hóa suy nghĩ tốt hơn rất nhiều. Chỉ cần vài người trong toàn bộ tổ chức đọc cũng không sao, nhưng việc có đủ thời gian suy nghĩ trước khi bấm nút xuất bản giúp tạo ra những ý tưởng thực sự hữu ích hơn là chỉ “dòng suy nghĩ tuôn trào”
  • Có người đồng ý rằng nếu những hoạt động kiểu này trở thành “được giao đi tán gẫu” hay thành “chỉ số hiệu suất” thì sẽ thật sự là tệ nhất. Trường hợp ở Obsidian là một thực hành nảy sinh tự nhiên, khả thi nhờ team nhỏ và cấu trúc phẳng. Họ cũng cho rằng điểm cốt lõi hơn trong bài là chỗ viết rõ “kênh mặc định là bị tắt thông báo, không ai bị ép phải đọc”
  • Một người phản bác rằng bài viết hoàn toàn không nói đến bất kỳ nghĩa vụ, ép buộc hay phân bổ nào. Ngược lại, vấn đề là những kênh phi chính thức có giá trị cao như vậy “gần như không bao giờ” tự phát sinh ra một cách tự nhiên

• Có người đồng ý với việc kênh “tán gẫu” giống như watercooler talk trong văn phòng thông thường. Nhưng trên thực tế, hầu hết các team đã có lịch họp định kỳ mỗi ngày, nên kênh tán gẫu rất dễ không được sinh ra vì nhu cầu tự nhiên mà bị cảm nhận như “thêm một việc phải làm vì công việc”, và vì vậy khó vận hành tốt trong thực tế

  • Có người nói mình chưa từng trực tiếp dùng kênh tán gẫu, nhưng trong đời sống thường ngày lại “tán gẫu” rất nhiều. Thứ họ thấy phiền nhất lại là các cuộc họp định kỳ. Những buổi như daily hầu như không có gì mới, chỉ lặp lại chuyện ai cũng đã biết và làm tốn thời gian. Những gì cần nói trong ngày thì họ chia sẻ luôn chứ không đợi đến họp. Ngoài ra, trong các buổi tụ tập phi chính thức, scrum master cũng không cắt ngang mầm ý tưởng bằng câu “chuyện này để nói chỗ khác”, nên có thể thảo luận tự do hơn
  • Có người cho rằng việc những kênh như vậy có ý nghĩa hay không phụ thuộc vào mức độ trưởng thành của team, tức là team có tự nhận thức được nhu cầu tương tác xã hội hay không. Họp định kỳ không tự động biến thành watercooler talk, nên dù có họp thì mọi người vẫn tất yếu sẽ nhớ kiểu giao tiếp xã hội tự nhiên
  • Team phân tán hoàn toàn của họ đưa vào lịch hai buổi “họp tán gẫu” mỗi tuần, mỗi buổi 15–30 phút không nói chuyện công việc. Họ thấy hiệu quả rất lớn. Ngoài ra vẫn duy trì một kênh tán gẫu riêng trên Slack và gần như hoạt động cả ngày
  • Có người từng làm ở công ty remote sau COVID và cảm thấy ngay cả khi họp hằng ngày, việc có một không gian tán gẫu riêng vẫn là ý tưởng tốt. Thông thường các cuộc họp của họ được cố gắng giữ bám sát chủ đề nhất có thể
  • Dạo này họ dành 30–50% thời gian trong ngày cho các cuộc họp, nên luôn có người lặp đi lặp lại câu “cái này nói riêng đi”, “để bàn lại sau”

• Team của một người cũng đã tự nhiên lập ra một phòng chat “rambling” riêng mà không nhận ra. Vì ở nhóm chat chính rất ngại đặt những câu hỏi “không đủ thông minh” hay đăng lời than phiền, họ tạo thêm một phòng chat thứ hai không có quản lý, để có thể xả ra những câu hỏi vụn vặt trông có vẻ chẳng có vấn đề gì, những thủ tục nhớ không nổi câu trả lời, các lời phàn nàn hơi thiếu chuyên nghiệp, hay những lời chê ngay tại chỗ về service/tool/process. Ở chat chính, khi câu hỏi được giải quyết thì những trao đổi sau đó sẽ bị cắt vì bị cho là lan man, nhưng trong phòng này không ai ngăn cản và mọi người có thể tự do vào nói chuyện. Họ cảm thấy một không gian như vậy là thật sự cần thiết cho team

  • Có người nói họ cố tình thường xuyên hỏi những “câu hỏi ngớ ngẩn”, vì luôn có ai đó đang ngại không dám nói ra, và điều đó đôi khi dẫn đến những thảo luận sâu hơn

• Từ góc nhìn hoài nghi, có người nghĩ những kênh như vậy rốt cuộc chỉ làm tăng thêm thứ phải đọc và chỉ để lại cảm giác “team đang giao tiếp rất tốt”. Họ thấy nỗ lực tạo ra sự gắn kết xã hội cho team remote là điều tốt, nhưng không thích trộn nó với kiểu “kiểm tra giao tiếp trong team” vốn gây căng thẳng lớn cho họ

  • Tuy vậy, có người chỉ ra rằng bài viết đã ghi rõ “hãy tắt thông báo kênh, và đừng kỳ vọng người khác phải tham gia”
  • Có người nói thú vui của mình là lướt nhanh tin nhắn Slack chưa đọc trong lúc đánh răng hoặc đợi ấm pha trà. Khi không muốn làm việc lắm, họ dùng nó như một kiểu “Tinder cho công việc”, xử lý nhanh thành “to-do” hoặc “done/ignore”
  • Có người tò mò không biết liệu người khác có thật sự giữ được inbox zero trên Slack không, vì bản thân chuyện đó cũng có vẻ đã là một công việc riêng rồi

• Có người nói một số lãnh đạo cảm thấy bị đe dọa khi việc giao tiếp trong team nằm ngoài tầm kiểm soát của họ. Dưới kiểu lãnh đạo này, việc bộc phát ý kiến lên Slack và những nơi tương tự có thể khiến bạn bị gắn nhãn là “phá vỡ hợp tác” hoặc “nhân sự gây xao nhãng”. Trên thực tế mọi người chỉ đang chia sẻ cảm hứng và ý tưởng, nhưng tùy công ty và văn hóa mà việc trò chuyện tự do có thể trở thành rủi ro. Những lãnh đạo kiểu này càng dễ lúng túng hơn trong môi trường remote, thậm chí còn tìm cách lục cả Slack DM để xác định “nhân vật có vấn đề”. Nếu có thể thì tốt hơn hết là rời tổ chức như vậy càng sớm càng tốt, dù ngoài đời điều đó không hề dễ

  • Từ trải nghiệm cá nhân, có người thấy rằng ở những nơi cực kỳ nặng “thứ bậc”, nếu công khai đặt câu hỏi hay nêu vấn đề thì lãnh đạo sẽ rất khó chịu và coi những người giao tiếp tích cực là “kẻ gây rối”. Họ muốn làm gương cho người trẻ nên cố ý hỏi nhiều, nói nhiều, và càng làm nhiều hơn những điều mà lãnh đạo ghét, rồi cuối cùng bị đuổi việc; nhưng sau đó họ lại cảm thấy nhẹ nhõm và tự hào
  • Có người kể về công ty trước đây nơi quản lý bí mật giám sát chat, email và cả các tài khoản khác của nhân viên bằng phần mềm MITM, SSL strip và nhiều cách khác, rồi dùng chúng vào chính trị nội bộ. Họ đã xác minh qua phản hồi từ nhân viên IT nên biết điều mình thấy là thật. Thậm chí quản trị viên còn có thể mở email của người khác nếu được yêu cầu, và log hội thoại cũng bị thu thập rất dễ dàng. Họ cũng nghe chuyện một người quen ở công ty nổi tiếng khác bị sa thải vì nội dung chat. Bài học rút ra là nếu công ty trực tiếp cung cấp phần mềm, thiết bị và mạng, thì phải cực kỳ cẩn trọng với từng lời mình viết ra
  • Có người nói việc “để lại thành văn bản” gây áp lực hơn nhiều so với trò chuyện trực tiếp, vì sắc thái và ý nghĩa có thể bị lưu lại đậm hơn, và bạn luôn có thể bị giám sát. Ngoài đời, khi gặp trực tiếp vẫn có thể nói những điều hơi ngượng ngùng, nhưng trong messenger hay email thì một khi đã gửi là dấu vết cứ còn mãi, nên cảm giác nặng nề hơn nhiều. Điều này không chỉ xảy ra với “CEO có nhu cầu kiểm soát cao”, mà dường như là hiện tượng phổ biến hơn thế nhiều

• Nhìn chung có người đồng ý với tiêu đề, nhưng không thích cách triển khai cụ thể. Họ nghĩ chỉ cần chọn một nhóm kênh phù hợp nhất (theo team/theo dự án/theo quản lý, v.v.) rồi bắt đầu trò chuyện là được. Những kênh bận rộn tự nhiên sẽ hình thành văn hóa giao tiếp riêng, và có thể thoải mái trộn chuyện công việc với ảnh chụp vật gì đó kỳ lạ nhìn thấy khi đang dắt chó đi dạo. Có “thread” nên cũng dễ quản lý

  • Có người nói “thread” thực sự làm rất tốt vai trò đó. Việc tạo ra quá nhiều kênh riêng đôi khi chỉ làm tăng thêm sự hỗn loạn. Đây có lẽ là thói quen từ thời công ty nhỏ trước đây khi chưa có tính năng thread

• Có người thắc mắc cách này khác gì so với các kênh off-topic có sẵn (#general v.v.). Đặc biệt ở các tổ chức nhỏ khoảng 2–10 người, họ nghĩ một kênh off-topic là đủ, không cần phải tạo nhiều kênh “rambling”

  • Có người đùa rằng cụm “trong lúc chờ Claude Code” nghe như phiên bản thời nay của khái niệm “ngồi làm việc khác trong lúc chờ compile”
  • Một người khác cho rằng trên thực tế, có 1–3 bài viết ở 2–10 kênh cá nhân lại dễ quản lý hơn việc dồn 30 bài vào một chỗ. Nó làm giảm nỗi sợ “liệu mình có đang bỏ lỡ thứ gì quan trọng không?”. Team của họ cũng có kênh off-topic, nhưng các kênh rambling cá nhân của từng người lại hoạt động sôi nổi hơn. Nguy cơ làm rối các cuộc trò chuyện có sẵn cũng thấp hơn, và mạch suy nghĩ liên tục của mỗi người được giữ tốt hơn
  • Có người lại cho rằng nếu dồn mọi cuộc trò chuyện vào một kênh off-topic duy nhất thì với các team không quá nhỏ, gánh nặng có thể còn thấp hơn nhiều
  • Cũng có góc nhìn rằng thực chất #general của Slack vốn đã làm vai trò đó rồi