- Do thiếu hệ thống CNTT và quản lý sai lầm, một doanh nghiệp gia đình đã rơi vào khủng hoảng lớn
- Khi hệ thống máy chủ và mạng tập trung được đưa vào, khả năng kiểm soát nội bộ và hiệu quả quản lý dữ liệu đã được cải thiện
- Một số nhân viên, đặc biệt là tay chân thân cận của cựu chủ tịch, đã phản đối mạnh mẽ hệ thống mới và tìm cách gỡ bỏ máy chủ
- Cuối cùng đã xảy ra vụ phá hủy máy chủ và xóa dữ liệu, nhưng dữ liệu vẫn được bảo toàn nhờ bản sao lưu bí mật đặt bên ngoài
- Trước sự phản kháng nội bộ nhằm che giấu sự thật và cảm giác bất lực của chủ sở hữu, vấn đề rốt cuộc vẫn không được giải quyết trọn vẹn
Mở đầu: sự việc gợi lại ký ức
- 16 năm trước, một người bạn đã nhờ tác giả xử lý vấn đề khủng hoảng quản trị nghiêm trọng của doanh nghiệp gia đình mình
- Sau khi chủ doanh nghiệp đột ngột qua đời, gia đình và nhân viên phải đối mặt với tình trạng hỗn loạn khi hoàn toàn không có hệ thống CNTT
- Trong môi trường mà ai cũng xử lý công việc bằng PC và laptop cá nhân, tri thức và dữ liệu bị phân tán, nên tính minh bạch trong quản trị rất thấp
- Doanh nghiệp có dòng tiền mặt lớn, nhưng sổ sách kế toán luôn không thoát khỏi tình trạng thua lỗ
Triển khai hệ thống CNTT mới
- Để giải quyết vấn đề, tác giả đã đưa vào hạ tầng mạng gồm router, switch, server cùng một máy chủ có nhiều ổ đĩa
- Trên máy chủ chạy NetBSD, tác giả sử dụng máy ảo XEN để phân chia nhiều vai trò khác nhau
- NAS (chia sẻ tệp, dùng Samba), Archivista (lưu trữ và quản lý tài liệu), Squid (proxy cache), DansGuardian (lọc nội dung) nhằm tối đa hóa hiệu quả công việc và khả năng kiểm soát
- Giao diện Archivista còn được tác giả tự dịch sang tiếng Ý để tăng tính thuận tiện cho người dùng
- Nhân viên nhìn chung hài lòng với hệ thống tập trung mới, và nhờ tự động hóa quản lý tài liệu cùng OCR, hiệu quả công việc tăng lên đáng kể
- Tuy vậy, một số nhân viên kế toán và các quản lý cũ lại tỏ ra hoài nghi với những thay đổi này
Sự chống đối và xung đột nội bộ
- Người quản lý từng là cánh tay phải của vị chủ cũ đã phản ứng dữ dội trước hệ thống mới và việc siết chặt kiểm soát
- Người này có dấu hiệu chi tiêu tăng vọt và các khoản tiêu không hợp lý, nên không muốn việc tập trung dữ liệu làm lộ ra các giao dịch bất thường của mình
- Một quản lý khác còn tìm cách format máy chủ sang Windows, trong khi phía chủ sở hữu thiếu kinh nghiệm nên tình hình càng thêm rối ren
- Tác giả đã dứt khoát từ chối yêu cầu đó. Đây là nỗ lực nhằm phá vỡ chính cơ chế minh bạch do kiểm toán và chủ sở hữu thiết lập
Khủng hoảng và bước ngoặt kịch tính
- Sau nhiều lần thuyết phục, người kia cuối cùng từ bỏ ý định khi bối rối vì biết tác giả có mối liên hệ gia đình với mình
- Nhưng chỉ trong vài ngày sau, máy chủ liên tục gặp sự cố, rồi cuối cùng bị phá hủy hoàn toàn đến mức không thể hoạt động
- Dữ liệu biến mất do người trong nội bộ tháo ổ cứng vật lý, nhưng nhờ hệ thống sao lưu được bí mật đặt ở bên ngoài mà chủ sở hữu không biết, toàn bộ dữ liệu đã được khôi phục
- Bản sao lưu được vận hành trên thiết bị PCEngines Alix chậm nhưng rất đáng tin cậy (dùng NetBSD/USB drive), và hiện nay vẫn đang được sử dụng cho mục đích khác
Kết luận và bài học
- Các chủ sở hữu đã cân nhắc liệu có nên tiến hành biện pháp pháp lý để giải quyết vấn đề hay không, nhưng thời gian trôi qua mà không có kết quả rõ ràng
- Sau đó, tác giả còn nhận được đề nghị làm nhân viên chính thức với mức lương cao, nhưng đã từ chối
- Về bản chất, việc bầu không khí nội bộ né tránh vấn đề cùng những thế lực cản trở thay đổi thực chất đã khiến việc bình thường hóa là bất khả thi
- Cuối cùng, tác giả nhận ra rằng có những tình huống đơn giản là không thể cứu vãn
- Trong môi trường mà niềm tin nội bộ sụp đổ nghiêm trọng và gian trá mang tính cấu trúc lan tràn, ngay cả người chuyên giải quyết vấn đề cũng không thể sửa chữa mọi thứ
Hậu ký của tác giả
- Một số độc giả từng nêu khả năng có liên quan đến tội phạm có tổ chức, nhưng điều đó không đúng sự thật
- Phần tồi tệ nhất thực ra nằm ở lạm dụng quyền lực nội bộ, lợi dụng niềm tin và các hành vi không phù hợp, và vì quyền riêng tư cùng bối cảnh nên tác giả không nói chi tiết thêm
Thông điệp cuối cùng
- Cũng cần chấp nhận rằng trên đời có những vấn đề không thể cứu vãn
- Tác giả là người giải quyết vấn đề, nhưng nhấn mạnh rằng khi xung quanh có những người về bản chất từ chối giải quyết vấn đề, thì không thể giải quyết được mọi chuyện
1 bình luận
Ý kiến trên Hacker News
Tôi từng làm việc trong lĩnh vực phi lợi nhuận. Tình trạng tham nhũng hợp pháp rất phổ biến. Tôi từng trải qua một cuộc kiểm toán của cơ quan nhà nước, nhưng chính cơ quan đó lại bị hạn chế đáng kể trong hoạt động vì vận động hành lang từ ngành phi lợi nhuận. Sau khi cuộc kiểm toán kết thúc, người đứng đầu cơ quan nói trong thông cáo báo chí rằng họ phải có thể công bố không chỉ các hành vi bất hợp pháp mà cả những gì công dân kỳ vọng từ các tổ chức phi lợi nhuận. Ông nhấn mạnh rằng mọi người cần biết rõ bao nhiêu tiền trong quỹ từ thiện thực sự được dùng cho mục đích đề ra, và bao nhiêu bị dùng như quà cáp cho hội đồng quản trị và nhân viên. Tóm lại, tham nhũng cuối cùng luôn tìm ra con đường hợp pháp để tiếp diễn
Tôi thắc mắc "NFP space" là gì. Tôi đã thử Google nhưng chỉ thấy các câu lạc bộ địa phương hoặc những công ty tên là NFP, chứ không thấy tổ chức vận động hành lang quyền lực nào
Tôi luôn ngửi thấy mùi tham nhũng, tắc trách, hoặc một mức độ lừa đảo nào đó ở các NGO hay tổ chức từ thiện quy mô lớn. Điều này đã thay đổi cách tôi nhìn mọi tổ chức kiểu đó
Tôi đã từng thấy kiểu tình huống này trước đây. Vì thế tôi cho rằng backup offsite là cực kỳ quan trọng. Trước đây cũng từng có lúc ai đó cố tình xóa dữ liệu để trốn trách nhiệm, và tôi đã phải lấy dữ liệu từ bản sao lưu ra. Bất kể ý định của con người là gì, vẫn thường có những người phá hỏng thứ họ được bàn giao, rồi khi có vấn đề thì đổ lỗi cho người tiền nhiệm
Tôi luôn thấy thú vị vì tham nhũng có thể xảy ra dễ dàng đến mức nào. Tôi từng nghĩ bộ phận kế toán sẽ kiểm tra, nhưng thực tế tôi thường thấy các công ty nơi ai đó có thể lập tài khoản rồi rút tiền trong nhiều năm mà không ai biết. Tôi từng thiết lập hóa đơn tự động cho một công ty, và họ thậm chí không nhận ra dữ liệu đã bị thiếu trong nhiều tháng. Thế mà tôi vẫn được trả rất nhiều tiền. Điều đó khiến tôi nhận ra rằng gần như tôi có thể ghi gì trong invoice thì cũng vẫn được thanh toán nguyên xi
Khi Robert McNamara đến Ford, hệ thống kế toán lộn xộn đến mức họ cân hóa đơn, rồi nếu tỷ lệ giữa số tiền và trọng lượng hóa đơn khớp với mức mong đợi thì cứ thế thanh toán
Có một cuốn sách rất hay của Dan Davies nói về chủ đề liên quan: https://www.inkwellmanagement.com/books/lying-for-money
Bình thường số tiền càng lớn thì cả sai số do làm tròn cũng càng lớn. Gần đây tôi có một trải nghiệm thú vị với một nhà cung cấp: họ quên tính cho chúng tôi vài nghìn đô trong nhiều tháng, rồi chỉ nhớ ra khi chúng tôi yêu cầu tăng quota
Có lẽ tôi đã bỏ sót điều gì đó. Sau đó công ty đã hứa sẽ cung cấp mọi thứ để giải quyết vấn đề, nhưng anh ta từ chối, rồi sau đó lại phàn nàn rằng không được hỗ trợ những thứ cần thiết như công cụ. Khi nói "cứ yêu cầu bất cứ thứ gì anh muốn" thì lẽ ra phải bao gồm mọi công cụ cần thiết, kể cả quyền sở hữu đối với quy trình
Có gì đó còn thiếu. Tôi đoán là người gây rắc rối có mối quan hệ đặc quyền với các chủ sở hữu. Ý là các chủ sở hữu không muốn đẩy người đó ra khỏi công ty hoàn toàn, nên mới không cấp công cụ/quyền hạn cần thiết
Tôi cứ tưởng điều đó có nghĩa là họ đã buy out anh ta
Đọc rất thú vị. Dạo này nếu ai hỏi tôi lời khuyên kỹ thuật, tôi sẽ tận tình góp ý. Nhưng nếu họ chỉ làm theo một phần lời khuyên của tôi rồi vẫn cố bám vào cách làm sai, thì tôi chỉ nói “Chúc may mắn!” rồi bỏ đi
Ghi chú của tác giả: nhiều độc giả quá ngạc nhiên trước mức độ nghiêm trọng của sự việc nên suy đoán rằng có dính líu đến tội phạm có tổ chức. Tình hình quả thực rất có vấn đề và thiếu trung thực, nhưng không liên quan đến tội phạm có tổ chức. “Phần tệ nhất” mà tôi nhắc đến là về các động lực nội bộ khác, sự lạm dụng lòng tin, sự không phù hợp, v.v., và vì yếu tố riêng tư cũng như sức nặng của câu chuyện, tôi sẽ không đi vào chi tiết hơn
Ý. Không phải là vấn đề tiền bạc mà vẫn không dùng công ty tư vấn. Dù nói là không liên quan đến tội phạm có tổ chức, nhưng sắc thái thì vẫn khó mà tin được
Tôi ước là các chi tiết quan trọng, như năm xảy ra chuyện, đã không bị bỏ qua. Tôi cũng muốn biết các công cụ được dùng khi đó là gì (cách đồng bộ/sao lưu tại chỗ). Điều cá nhân tôi tò mò là tại sao lại chuyển sang freebsd. Là vì mục đích khác à? Ngày nay tôi sẽ làm theo kiểu NAS đồng bộ với từ xa bằng nextcloud/owncloud và rsync/syncthing. Nếu là tôi thì trong tình huống này tôi sẽ nhận một ghế trong hội đồng quản trị và thuê một MSP địa phương để triển khai theo ý muốn. Cách đó sẽ có được nhân sự bên ngoài đáng tin. Trong quân đội và ngoại giao cũng có nguyên tắc tương tự với XO: do HQ tuyển dụng và chỉ báo cáo cho HQ
Ngay cả trong ngành y tế cũng từng có những trường hợp dữ liệu bệnh nhân quan trọng bị mất hoặc bị xử lý sai do thiếu hệ thống và quản trị. Có bệnh viện đã dùng hồ sơ giấy suốt nhiều năm rồi suýt rơi vào khủng hoảng khi nhân viên xóa nhầm dữ liệu quan trọng. Sau đó họ triển khai hệ thống số tích hợp để tạo cơ chế theo dõi/backup dữ liệu, nhờ vậy khôi phục lại niềm tin của bệnh nhân và các bên liên quan
Tôi thắc mắc tại sao lại có xuống dòng sau mỗi câu
Đó thực sự là một lựa chọn định dạng kỳ lạ và khiến bài viết khó đọc hơn. Chèn sau mỗi câu không phải thông lệ phổ biến, dù bản thân nội dung vẫn là một câu chuyện rất hay
Có lẽ ban đầu đây là bài viết cho LinkedIn. Cảm giác nhấn mạnh bài học rút ra dù thực ra chẳng đạt được gì cũng khá giống kiểu đó
Làm tôi nhớ đến giáo viên dạy bài nghiên cứu ở trung học của tôi