Kanban sữa

• Khi mọi người nói về Kanban, họ thường nghĩ đến bảng trắng, giấy nhớ và các cột thể hiện luồng công việc
• Tuy nhiên, điều này đã thu hẹp các nguyên tắc rộng hơn của Kanban thành một kỹ thuật đơn giản, khiến nó không đủ hiệu quả trong nhiều tình huống
• Ý nghĩa ban đầu của Kanban là tín hiệu trực quan: nó có vai trò truyền đạt nhu cầu, tùy chọn, khả dụng, yêu cầu v.v.
• Trong hệ thống Kanban của chúng ta, Kanban thực sự chính là giấy nhớ
  • Nó thể hiện công việc và truyền đạt nên làm gì hoặc không nên làm gì trong bối cảnh như bảng, cột và các yếu tố trang trí khác
  • Ví dụ:
    • Màu vàng → tính năng thông thường
    • Dấu Blocker → cần tập trung
    • Hàng đợi dài → ngụ ý sự kém hiệu quả của luồng
    • Cột "Sẵn sàng" → biểu thị công việc có thể thực hiện hoặc trạng thái có thể bàn giao

Tín hiệu trực quan

• Hãy thoát khỏi thiết kế bảng Kanban điển hình, trở nên tự do khỏi các hình thức như giấy nhớ, cột v.v.
• Kasia, quản lý văn phòng của Lunar, chịu trách nhiệm để đồ dùng trong bếp không bị hết
  • Vì Kasia không uống sữa nên rất khó để cô ấy kiểm tra tình trạng dự trữ sữa mỗi lần
  • Giải pháp: gắn một thẻ index ghi "Hãy mang cái này cho Kasia" lên hộp sữa cuối cùng
    • Báo rằng loại sữa đó gần hết
    • Báo rằng cần bổ sung lại sớm
    • Báo rằng vẫn còn đủ thời gian để đặt hàng
      → Đơn giản nhưng là một tín hiệu trực quan hoàn hảo chứa đựng bản chất của Kanban

Sự đơn giản là cốt lõi

• Hệ thống Milk Kanban của Kasia là một cách triển khai Kanban hoàn hảo
  • Dựa trên tín hiệu trực quan
  • Cung cấp bối cảnh rõ ràng
  • Một hệ thống tự giải thích mà ai cũng có thể dễ dàng hiểu được
• Đặc điểm của một hệ thống Kanban tốt:
  • Cần đơn giản nhất có thể (nhưng không được đơn giản hóa quá mức)
  • Việc biểu diễn quy trình làm việc sẽ trở nên phức tạp theo thời gian, nên không cần làm nó phức tạp ngay từ đầu
• Hình thức trực quan đơn giản luôn có khả năng hoạt động tốt hơn
• Người thiết kế quy trình thường dễ rơi vào cái bẫy làm công cụ trở nên quá phức tạp
• Điều cốt lõi của Kanban không phải là thực hành (practices) mà là nguyên tắc (principles)

→ Có thể học được tinh thần nguyên bản của Kanban từ Milk Kanban

[GN⁺]

Ý kiến trên Hacker News

• Ý họ là hộp giấy đựng được làm phẳng, lấy ra từng tờ như hộp Kleenex. Ở gần đáy hộp có một tờ giấy màu khác, báo hiệu đã đến lúc mua hộp mới. Phía sau tờ giấy đó còn lại 10 tờ

  • Sửa: tìm thấy ảnh chụp hiện tượng này trên r/antiassholedesign

• Khi mọi người nói về Kanban, họ thường hình dung một cách thực hành cụ thể. Họ nghĩ đến bảng trắng và giấy ghi chú dán (đa phần là bản ảo)

  • Khi các lập trình viên phần mềm nói về Kanban, họ nghĩ đến bảng trắng. Những người làm trong sản xuất thì nghĩ đến việc bổ sung hàng trước tiên. Điều này hoàn toàn phổ biến ở bất cứ nơi nào việc lấy một món đồ trở thành tín hiệu cho nhu cầu bổ sung. Ngày nay, việc này thường được thực hiện theo cách ảo, nơi ERP nhìn vào đơn hàng và kích hoạt mua sắm hoặc sản xuất để bổ sung
  • Dịch nghĩa đen của Kanban là "huy hiệu màu sắc"

• Điều tôi thực sự thích ở hệ thống sữa của Kasia là cách giao tiếp không tạo gánh nặng cảm xúc. Chỉ cần lấy tấm thẻ và đặt lên bàn của cô ấy là mọi việc được xử lý

• Nghĩa gốc của Kanban là tín hiệu trực quan. Nó truyền đạt nhu cầu, lựa chọn, tình trạng sẵn có, năng lực, yêu cầu, v.v.

  • Hệ thống này là thứ ai nhìn cũng hiểu
  • Tôi vẫn luôn biết điều này dưới tên gọi "affordance" — sự tương tác sẵn có và hiển nhiên giữa vật thể và người dùng

• Thật đáng mừng khi có được một nhận thức lành mạnh từ những người thiết kế ra các hệ thống mà chúng ta không tự nghĩ tới

  • Không rõ tác giả có hỏi Kasia rằng cô ấy nảy ra ý tưởng này như thế nào không. Biết đâu buổi tối cô ấy đang học MBA và đã viết luận văn về lịch sử sản xuất đúng lúc của ngành ô tô Nhật Bản

• Đây có thể là một hệ thống tốt nếu bạn dự trữ đủ để chỉ hết hàng mỗi 6-12 tháng một lần. Nếu tuần nào cũng hết hàng thì cả việc nhắc nhở lẫn đặt lại hàng đều có thể trở thành nỗi đau

  • Nếu là tôi, tôi sẽ dùng một dịch vụ xử lý việc này. Họ mang đến thứ bạn muốn và đảm bảo việc bổ sung diễn ra suôn sẻ

• Có một lĩnh vực nghiên cứu gọi là "mechanism design"

  • Nếu nheo mắt nhìn một chút, tôi cho rằng nó có nghĩa là tác động đến hành vi của những người tham gia chưa biết trước hoặc hơi thiếu hợp tác
  • Ca thành công lớn nhất là kẻ một đường chấm ở mức 25% phía dưới của bình lọc nước trong tủ lạnh. (khi ở cùng bạn cùng phòng đại học)
  • Về cơ bản, chỉ sau một đêm, xác suất gặp một bình nước trống trong tủ lạnh giảm từ 50% xuống còn 10%
  • Một chỉ báo trực quan (chỉ với sự chỉ dẫn ngầm) đã tạo ra thay đổi hành vi tích cực
  • Liên quan đến điều này là "poke-yoke/kaizen" với ý nghĩa "ngăn ngừa lỗi, cải tiến liên tục, làm cho vấn đề trở nên hữu hình"
  • Nếu nhận thức được các lĩnh vực và kỹ thuật như vậy, bạn có thể áp dụng chúng vào nhiều khía cạnh ở nơi làm việc và ở nhà

• Ở văn phòng nơi tôi từng làm, việc hết sữa không phải vấn đề. Mọi người tự mang hộp sữa của mình đến rồi để trong tủ lạnh cho người khác dùng. Thật đáng cảm kích. Cảm ơn người đã mang đến

  • Nhưng không ai lấy những hộp đó ra khỏi tủ lạnh, nên chúng bắt đầu bốc mùi và vẫn cứ nằm đó. Không ai cố giải quyết mùi hôi đó, vì đó không phải việc của họ

• Có thể giảm bớt phần nào bằng cách chuẩn bị đồ dự phòng, nhưng tấm thẻ cung cấp một cách tiện lợi để ghi lại rằng cần bổ sung hàng. Đây cũng có thể là ý tưởng hay trong đời sống cá nhân. Làm rơi hộp mì ống rỗng hoặc cuộn chỉ nha khoa xuống sàn cũng là lời nhắc tiện lợi, nhưng với hộp cá ngừ thì khó hơn nhiều

• Ý tưởng thú vị đấy, nhưng tôi không chắc nó có tốt không. Quản lý văn phòng (hay bất kỳ kiểu quản lý nào) được thuê để loại bỏ một phần vấn đề, giúp những người khác tập trung vào công việc của họ. Việc này là thuê ngoài một phần trách nhiệm đó cho một đồng nghiệp ngẫu nhiên. Dù vậy, trong môi trường doanh nghiệp hiện đại thì chuyện này khá phổ biến