Định luật Parkinson: Hãy tận dụng vì nó có thật

 (theengineeringmanager.substack.com)
1 điểm bởi GN⁺ 2024-12-14 | 1 bình luận | Chia sẻ qua WhatsApp

Định luật Parkinson: Vì nó thực sự tồn tại, hãy tận dụng nó

  • Định luật Parkinson: đây là định luật cho rằng "công việc sẽ mở rộng để lấp đầy khoảng thời gian được cấp cho việc hoàn thành nó". Định luật này đi ngược trực giác, nhưng thực tế chứa đựng nhiều sự thật. Nếu một dự án không có thời hạn, kể cả là thời hạn tự đặt ra, nó có thể mất lâu hơn mức cần thiết, đồng thời phát sinh thêm tính năng và mở rộng phạm vi.

  • Tam giác sắt: biểu thị ba ràng buộc chính của một dự án.

    • Phạm vi: phần công việc cần hoàn thành.
    • Nguồn lực: con người và công cụ có thể dùng để thực hiện công việc.
    • Thời gian: khoảng thời gian để hoàn thành công việc.
    • Khi thay đổi một trong ba yếu tố này, các yếu tố còn lại sẽ bị ảnh hưởng. Ví dụ, nếu muốn nhiều việc hơn thì sẽ cần thêm người hoặc thêm thời gian.

  • Tầm quan trọng của thời hạn: nếu không có thời hạn, phạm vi dự án của nhóm sẽ mở rộng để lấp đầy khoảng thời gian được giao. Thời hạn buộc phải có nhịp độ và tiết tấu rõ ràng, từ đó về bản chất thúc đẩy công việc tiến lên. Ví dụ, một khảo sát phải viết xong trước ngày mai sẽ có tỷ lệ phản hồi cao hơn nhiều so với một khảo sát có thể viết bất cứ lúc nào.

  • Tiết tấu và nhịp độ cho lãnh đạo hiệu quả: công việc có thời hạn buộc phải tạo ra tiến triển thực tế và cụ thể. Ví dụ, nếu bạn nghĩ một nguyên mẫu sẽ mất một tháng, hãy thách thức nhóm xem họ có thể bàn giao gì trước cuối tuần.

  • Tầm quan trọng của báo cáo hàng tuần: mọi người luôn đánh giá thấp những gì có thể làm trong một tuần. Hãy đưa nhịp báo cáo hàng tuần vào nhóm, dự án và công việc để cả nhóm lập kế hoạch, thực thi và viết cập nhật tiến độ hàng tuần để chia sẻ. Kỷ luật này tiếp thêm năng lượng và thay đổi hoàn toàn cách mọi người suy nghĩ về công việc.

  • Sức mạnh của thời hạn: thời hạn là một công cụ mạnh mẽ khi được sử dụng khéo léo, với hiểu biết rằng nó có thể thúc đẩy con người và khiến họ thấy hài lòng. Định luật Parkinson thực sự tồn tại, và tổ chức càng lớn thì càng phải chống lại nó mạnh mẽ hơn. Nếu thành công trong cuộc chiến này, bạn vẫn có thể tăng trưởng và giao hàng nhanh ngay cả ở quy mô tổ chức hàng chục nghìn người. Nếu không, đến một ngày bạn sẽ thấy startup của mình đã biến thành phiên bản phần mềm của cơ quan thuế địa phương. Hãy đặt thời hạn.

Bài viết liên quan

1 bình luận

 
GN⁺ 2024-12-14
Ý kiến Hacker News

  • Có người từng trải qua việc sếp ở công việc mới yêu cầu phải đẩy nhanh tiến độ. Kết quả là sáng thứ Hai đã làm xong khối lượng công việc của cả tuần, rồi dùng thời gian còn lại cho các dự án khám phá. Giao đi thứ sai một cách nhanh chóng vẫn chỉ là giao đi thứ sai.

    • Có người từng thấy một vấn đề 5 triệu USD bị cố giải quyết với 1 triệu USD, để rồi cuối cùng tốn tới 10 triệu USD. “Đường tắt” mà cả đội vội vàng chọn cuối cùng lại thành “đường vòng” và làm chậm chương trình.

  • Khi làm việc tại một nhà cung cấp cloud lớn, có người đã trải nghiệm việc mọi thứ diễn ra rất chậm. Điều này trái ngược với áp lực về thời gian/tài chính ở startup. Họ đã chứng kiến hiệu ứng domino của định luật Parkinson.

    • Tổ chức đặt ra các mốc thời gian bị kéo giãn, và điều đó cuối cùng dẫn đến nhiều lãng phí hơn.

  • Việc đặt deadline tùy tiện có thể đẩy đội ngũ tới chỗ dự án sụp đổ. Cách tốt hơn là xác định các phần tăng dần nhỏ và giải quyết vấn đề.

    • Deadline không nhất thiết là cần thiết; điều quan trọng là tập trung vào sự tham gia sát sao và quy trình làm việc.

  • Con người được thúc đẩy bởi các động lực khác nhau: áp lực, phần thưởng, giải quyết vấn đề, v.v. Deadline hay phần thưởng mang tính nhân tạo đôi khi còn có thể làm giảm động lực.

  • Deadline có thể hiệu quả với một số người, nhưng không phải lời giải phổ quát. Cần có một lý thuyết tổng quát giải thích định luật Parkinson và đưa ra nhiều hướng giải quyết khác nhau.

  • Nếu dạy định luật Parkinson cho quản lý, họ có thể đặt ra những deadline phi thực tế, gây hại cho tất cả mọi người. Điều quan trọng là khiến các lập trình viên thực sự quan tâm đến công việc.

  • Vấn đề của deadline là nó phản ánh ưu tiên của người khác. Nếu deadline trùng khớp với các ưu tiên hiệu quả thì nó không cần thiết. Deadline bị áp đặt từ bên ngoài sẽ làm thay đổi cách phân bổ công việc.

  • Việc đặt ra các ước lượng sơ bộ cho công việc và lập kế hoạch có tác động tích cực đến năng suất và mức độ căng thẳng. Timeboxing và sắp xếp ưu tiên là điều quan trọng.

  • Nếu không có môi trường phù hợp, deadline gấp gáp có thể gây hại. Cần xem sai lầm là cơ hội học hỏi và điều chỉnh nỗ lực của cả đội theo một tầm nhìn chung.

  • Có hai kịch bản: kiệt sức vì áp lực liên tục, và tự đặt deadline như một thử thách cá nhân. Trường hợp sau giúp tránh tê liệt vì phân tích và duy trì sự tập trung.