Cách tôi viết "sổ tay WTF" của mình (2021)

Vì sao cần một "ghi chú WTF"

• Mỗi khi gia nhập một đội mới, tôi tạo một trang có tên "WTF - [tên đội]" và ghi lại mọi tình huống khiến tôi nghĩ "wtf" hoặc những điều tôi muốn thay đổi
• Trong 2 tuần đầu, chỉ ghi chép lại. Không nói ngay với đội về những điều mình cho là sai hoặc lập tức thử thay đổi
• Đây là một trong những kỹ năng rất mạnh mẽ để tạo ra thay đổi trong đội và tự quản lý bản thân

Cách xử lý danh sách WTF

• Khi danh sách đã hình thành ở một mức độ nào đó, gạch bỏ một phần trong số đó
  • Khi có lý do chính đáng
  • Khi đội đã đang nỗ lực để giải quyết
  • Khi đó là vấn đề mà đội không quá bận tâm
  • Khi có thể sửa dễ dàng
• Tự mình sửa dần những thứ có thể giải quyết đơn giản
• Sau 2~3 tuần, trao đổi với đồng đội, trưởng nhóm và quản lý về những vấn đề vẫn chưa được giải quyết
  • Mục tiêu là xây dựng uy tín như một người biết tò mò, đồng cảm, kiên nhẫn và tôn trọng chuyên môn của đồng nghiệp
• Tìm hiểu nguyên nhân vì sao các vấn đề đó phát sinh
  1. Đội chưa nhận ra
  2. Đội đã quen với nó
  3. Nó xảy ra tương đối gần đây, nhưng đã thay thế một vấn đề trước đó còn tệ hơn
  4. Không biết phải giải quyết thế nào
  5. Đã từng thử giải quyết trong quá khứ nhưng thất bại
• Tìm 1~2 vấn đề mà các thành viên đã bận tâm từ lâu nhưng có thể giải quyết tương đối dễ, rồi cùng nhau xử lý
  • Đề xuất trong buổi retrospective và đưa ra action item có thể thử ngay
  • Qua đó tạo ấn tượng là người giúp đồng đội giải quyết vấn đề

Xử lý các vấn đề gốc rễ

• Dần dần tiếp cận những vấn đề gốc rễ mà cả đội ngại đụng tới
  • Như thiếu năng lực kỹ thuật, các vấn đề quan hệ cá nhân phức tạp, v.v.
• Trao đổi với quản lý về danh sách đã ghi chép trong thời gian qua
  • Hỏi ý kiến xem nên tập trung vào phần nào và có bỏ sót điều gì không
  • Gợi ra phản ứng biết ơn từ quản lý khi một thành viên nêu lên đúng những điều họ vốn vẫn lo lắng
  • Cùng chia sẻ trăn trở, tìm kiếm giải pháp và được nhìn nhận như một đồng nghiệp đáng tin cậy

Ý kiến của GN+

• Ấn tượng ở thái độ từng bước giải quyết vấn đề của đội dựa trên ý thức về mục tiêu chung.
• Tuy vậy, có vẻ năng lực phân tích để nhìn trúng bản chất vấn đề và kỹ năng giao tiếp biết đồng cảm với các thành viên là điều thiết yếu.
• Thay đổi khó có thể diễn ra chỉ sau một đêm. Cần nỗ lực bền bỉ, nhưng cũng cần sự thư thả để không quá sức và không nóng vội.
• Đây là một bài viết giàu tính gợi mở về cách thích nghi với môi trường xa lạ và đóng góp cho đội, rất có ích cho nhân viên mới.

[GN⁺]

Ý kiến trên Hacker News

Tóm tắt lại như sau:

• Khi trở thành thành viên mới của một nhóm, ban đầu sẽ khó đánh giá tính dễ dùng của sản phẩm vì những người hiện có đã quá quen thuộc với nó. Tuy nhiên, ý kiến của thành viên mới với góc nhìn mới mẻ lại rất có giá trị.
• Quan sát những điểm mà thành viên mới gặp khó khăn và những chỗ họ cần nhờ giúp đỡ có thể mang lại rất nhiều insight.
• Nếu cố trở thành người chuyên giải quyết vấn đề cho cả nhóm thì ngược lại có thể phản tác dụng, vì khối lượng công việc có thể bị quá tải.
• Việc viết nhật ký công việc là một thói quen tốt, nhưng nếu cố thao túng người khác thì ngược lại sẽ làm mất lòng tin.
• Khi thích nghi với môi trường mới, trong tuần đầu tiên nên tập trung vào quan sát và đặt câu hỏi, đồng thời ghi lại không chỉ các điểm cần cải thiện mà cả những phần đang vận hành tốt.
• Không nên vội sửa ngay vấn đề, mà cũng cần dành thời gian để hiểu vì sao nó lại trở thành như vậy.
• Tạo một tệp "Làm thế nào đây?" để ghi lại cách giải quyết vấn đề sẽ hữu ích cho công việc.
• Nên khuyến khích ghi chép khi làm việc cùng nhân viên mới hoặc đồng nghiệp đang xử lý công việc chưa quen. Những người không ghi chép thường có xu hướng không trụ được lâu.
• Để đưa các hạng mục cải thiện vào diện ưu tiên, cần có sự thấu hiểu và đồng thuận của quản lý. Ép thúc đẩy quá sớm có thể rủi ro.
• Ý tưởng thường không xuất hiện đúng lúc cần đến, nên thói quen ghi chú lại rồi xử lý từng cái một sẽ giúp nâng cao năng suất.