PM mất cả ngày để viết tài liệu đặc tả, và câu chuyện rút xuống còn khoảng 10 phút nhờ AI

PM (Product Manager) có thể rút ngắn thời gian tiêu tốn cho việc viết tài liệu đặc tả bằng AI không?
Gần đây, cùng với sự phát triển của công nghệ AI, việc tự động hóa từ soạn thảo bản nháp PRD, sắp xếp yêu cầu cho đến mockup màn hình đã trở nên khả thi, nhưng khi áp dụng vào công việc thực tế thì vẫn phát sinh vấn đề.

Các vấn đề chính

• Bản nháp do AI tạo ra thường gần với một “PRD trung bình ở đâu đó trên Internet”
• Vì thuật ngữ, chính sách và cách xử lý các trường hợp ngoại lệ ở mỗi công ty khác nhau, nên template tiêu chuẩn là chưa đủ
• Không phản ánh được các điểm mà đội phát triển kiểm tra hay văn hóa review
• Dễ bị bỏ sót business logic như quyền hạn, giá trị trạng thái, quản lý lịch sử

Cách giải quyết bắt đầu từ một lối nghĩ ngược.
Trước hết, hãy dạy cho AI “ngữ pháp viết tài liệu đặc tả của công ty mình”.
Nếu cho nó phân tích 1–2 tài liệu đặc tả đã được review tốt, nó có thể học được cấu trúc mục lục chung, cách viết yêu cầu, và mẫu sắp xếp chính sách/trường hợp ngoại lệ.

Khi tận dụng Claude Code sẽ còn hiệu quả hơn

• Lưu các quy tắc viết tài liệu đặc tả vào CLAUDE.md
• Tách template thực tế thành prd-template.md, screen-spec-template.md, admin-mockup-guide.md
• Khi quy tắc thay đổi thì chỉ cần sửa đúng file đó
• Định nghĩa luồng công việc lặp lại bằng các lệnh như /make-admin-prd

Luồng sẽ như sau
~/.claude/
├── CLAUDE.md
└── templates/
├── prd-template.md
├── screen-spec-template.md
└── admin-mockup-guide.md

Lấy ví dụ thực tế là hạng mục “cải thiện chức năng phê duyệt yêu cầu admin nội bộ”,
thì thay vì chỉ đơn giản là “thêm nút phê duyệt”, các yêu cầu thực tế như kiểm soát truy cập theo quyền hạn, bắt buộc nhập lý do xử lý, theo dõi lịch sử thay đổi trạng thái sẽ được tự động phản ánh.
Sau khi tạo PRD, nếu cung cấp thêm cả mockup HTML thì trong quá trình review có thể làm rõ cho developer hoặc designer thấy “nó sẽ trông như thế nào”.

Vai trò của AI không phải là tạo ra bản hoàn chỉnh, mà là cung cấp cấu trúc đầu tiên có thể đem ra review.
Khi bắt đầu từ một tài liệu trống, suy nghĩ dễ bị phân tán, nhưng nếu đã có bản nháp thì những phần thiếu hoặc điểm bất thường sẽ hiện ra rõ ràng hơn, nên điều này giúp ích rất nhiều.
Qua quy trình này, thời gian viết tài liệu đặc tả có thể được rút ngắn từ một ngày xuống còn khoảng 10 phút.

https://maily.so/makersnote/posts/d5rywnqnz1w