Cách làm việc như một Product Designer cấp Staff

• Trong bối cảnh lạm phát chức danh lan rộng trong ngành thiết kế, bài viết giới thiệu ý nghĩa thực sự của các cấp Senior, Staff, Principal và đặc biệt là cấp Staff thường bị hiểu sai nhiều nhất
• Khác biệt thật sự giữa Senior và Staff không nằm ở số năm kinh nghiệm mà ở phạm vi và kiểu tác động; Senior hỏi “làm thế nào để tạo ra thứ này thật tốt”, còn Staff hỏi “liệu có nên làm thứ này không, và nếu làm thì vì sao”
• Staff dẫn dắt sự đồng thuận và ra quyết định để toàn bộ sản phẩm được hiểu như một thể thống nhất vượt ra ngoài một tính năng hay một nhóm đơn lẻ, đồng thời đóng vai trò dạy thiết kế cho cả những người không phải designer
• Người trở thành Staff không chờ được thăng chức mà đã hành xử như vậy từ trước khi được thăng chức, chuyển từ làm nhiều hơn sang tư duy và hành động như một multiplier
• Trong thời đại AI khiến gần như thứ gì cũng có thể được tạo ra, năng lực trọng yếu hơn là khả năng phán đoán để phân biệt và thuyết phục về các ý tưởng chất lượng cao hơn

---

Lạm phát chức danh và bối cảnh bài viết

• Lạm phát chức danh trong ngành thiết kế diễn ra phổ biến, khiến nhiều người có chức danh hoặc tuyên bố cao hơn năng lực thực tế
  • Điều này xảy ra khi công ty không biết cách tuyển, thu hút và giữ chân nhân tài
  • Kết quả là designer bị cuốn vào những công việc vượt quá năng lực của mình, hệ thống phân cấp bị pha loãng, và thiết kế không được tận dụng đúng mức trong tổ chức
• Những vị trí dễ bị lạm phát nhất là các cấp Senior, Staff, Principal
  • Cùng một chức danh nhưng ý nghĩa có thể khác nhau giữa các công ty
• Để đi sâu vào cấp Staff vốn rất dễ bị hiểu sai từ cả phía ứng viên lẫn phía tuyển dụng, tác giả đã cộng tác với ba designer
  • Milan Jovanović — Product Designer tại VEED
  • Mo Elmelegy — designer cấp Principal hiện làm tại Bolt, với hơn 17 năm kinh nghiệm
  • Rachel Wu — Lead Product Designer tại Mews

Q1: Staff Product Designer là gì

• Góc nhìn của Milan

  • Staff là người dẫn dắt sự đồng thuận và ra quyết định với lực đẩy mạnh mẽ, đồng thời dạy thiết kế cho những người không phải designer và là một đối tác thú vị để cộng tác
  • Công việc phát triển từ “thực thi như thế nào” sang “nên thực thi điều gì và vì sao”
  • Họ thiết kế các cuộc trò chuyện và cuộc họp nhiều không kém gì layout, button hay shadow, và không chỉ đưa trải nghiệm của một khu vực ra mắt mà còn định hình chiến lược cho toàn bộ sản phẩm
  • Phần lớn thời gian mang cảm giác như một cố vấn (counsellor) — giúp mọi người bớt nhạy cảm với sự bất định và bớt sợ mắc sai lầm
    • Đối tượng không chỉ là team của mình mà còn là phần lớn tổ chức sản phẩm, từ CPO, PM đến các kỹ sư cấp trung
  • Việc AI có thể tạo ra gần như mọi thứ không có nghĩa là phải làm ra mọi ý tưởng nảy ra; Staff phải là tiếng nói biết phân biệt và thuyết phục về những ý tưởng chất lượng cao hơn

• Góc nhìn của Mo — phân biệt chức danh

  • Cấp bậc trong thiết kế rất dễ gây nhầm lẫn, được dùng khác nhau giữa các công ty và kỳ vọng đi kèm cũng thiếu rõ ràng
  • Khác biệt thật sự giữa các level không nằm ở số năm kinh nghiệm mà ở phạm vi và kiểu tác động
  • Senior
    • Phạm vi: một tính năng, một flow hoặc một khu vực sản phẩm
    • Tác động chính: ra mắt đầu ra mạnh mẽ, nâng cao chất lượng trong nội bộ team
  • Principal
    • Phạm vi: cấp domain hoặc cấp công ty, ảnh hưởng tới định hướng dài hạn và hệ thống sản phẩm
    • Tác động chính: nhiều team và nhiều khu vực sản phẩm, định hình cấu trúc và sự đồng thuận trên toàn sản phẩm
  • Lộ trình tăng trưởng nhìn chung dịch chuyển từ sở hữu vấn đề → kết nối các vấn đề → định hình cách sản phẩm tiến hóa

Q2: Làm sao để phát triển lên vai trò Staff

• Lời khuyên của Milan

  • Trước tiên hãy quyết định mình có thực sự muốn con đường này hay không — nếu bạn thích được giao việc thì Staff không phù hợp, và Senior vẫn là một level rất đáng được tôn trọng
  • Con đường nhanh nhất nhưng cũng khắc nghiệt nhất là gia nhập một startup dưới 20 người với vai trò designer duy nhất
    • Đây là phép thử cực nặng và có nguy cơ burnout, nhưng sẽ giúp bạn nhanh chóng học được phải làm gì khi không có ai chỉ đạo
  • Nếu công ty đã có sẵn vai trò này, hãy bắt đầu nhỏ để tích lũy đà tiến
    • Công khai quy trình thiết kế và chia sẻ rộng rãi trên Slack, đưa developer tham gia cuộc trò chuyện theo cách async và giải thích to rõ quá trình suy nghĩ của mình
    • Tìm các pain point trong khắp công ty, dò tìm nơi nào cần trợ giúp hoặc còn khoảng trống
    • Hiểu mục tiêu công ty để đưa ra ý tưởng vượt ngoài phạm vi của mình, dùng Cursor để mockup nhanh và vibe coding nhưng luôn gắn với kết quả kinh doanh
    • Học ngôn ngữ mà PM và team Growth sử dụng, rồi nói bằng chính ngôn ngữ đó
    • Sắp xếp các cuộc gọi với team khác để hỏi điều gì là quan trọng nhất, rồi sau đó im lặng và lắng nghe
    • Biết lúc nào mình trở nên phiền toái và điều chỉnh — thiện ý đặt sai chỗ có thể cực kỳ gây khó chịu
    • Dừng phàn nàn ngay lập tức — phàn nàn là thừa nhận rằng bạn đã từ bỏ quyền kiểm soát; như Satya Nadella nói, công việc là tạo ra thành công bằng những nguồn lực mình có
    • Nâng đỡ các designer đồng nghiệp, và với vai trò người bảo vệ chức năng thiết kế, hãy kết nối công việc của họ với công việc của mình
    • Hãy đi trị liệu

• Mẫu hình tăng trưởng Mo quan sát được

  • Những người trở thành Staff/Principal không chờ chức danh mà đã hành xử như vậy từ trước khi được thăng chức
  • Trở thành người được tìm đến đầu tiên trong một domain cụ thể
    • Cơ chế Growth, onboarding, động lực marketplace, design system, mobile architecture, v.v.
    • Điều này không đến từ phân công chính thức, mà từ việc suy nghĩ đủ sâu về một không gian vấn đề để khi có câu hỏi liên quan, mọi người tự nhiên kéo bạn vào
  • Tạo ra initiative mà không ai yêu cầu
    • Không chờ roadmap định nghĩa công việc, mà sớm nhận ra các vấn đề mang tính cấu trúc như ba team giải cùng một bài toán theo ba cách khác nhau hoặc các flow onboarding bị phân mảnh
    • Lập bản đồ hiện trạng, đề xuất một cấu trúc rõ ràng hơn và tập hợp đúng người
  • Làm cả phần việc để công việc có thể diễn ra
    • Không dừng ở việc đưa ra giải pháp, mà còn làm rõ bài toán mơ hồ, đồng thuận team theo một hướng, hoặc cụ thể hóa ý tưởng bằng prototype
    • Không chỉ thiết kế công việc mà còn đảm bảo công việc đó thực sự xảy ra

Q3: Phân biệt Senior, Staff, Principal trong công việc hằng ngày như thế nào

• Cách Milan phân biệt

  • Senior là giai đoạn làm chủ việc thực thi trong một không gian đã được xác định, còn Staff là giai đoạn bắt đầu chất vấn và mở rộng chính không gian đó
  • Cốt lõi không phải là làm cùng một việc giỏi hơn mà là làm một kiểu công việc khác về bản chất
  • Họ dành thời gian cho trò chuyện và tạo đồng thuận nhiều không kém gì làm màn hình, và đó không phải sự thỏa hiệp mà chính là công việc

• Cách Mo phân biệt

  • Senior thường sở hữu một phần có ý nghĩa của sản phẩm trong phạm vi một team, và đưa những vấn đề sản phẩm lộn xộn thành các giải pháp rõ ràng, trau chuốt và được phát hành
  • Khi chuyển lên Staff, phạm vi mở rộng vượt khỏi một tính năng hay một team, và câu hỏi cũng thay đổi
    • Các team khác nhau có đang giải cùng một vấn đề theo những cách khác nhau không
    • Có một hệ thống đứng sau các tính năng này không, hay chúng đang tản mát rời rạc
    • Khi sản phẩm phát triển, nó đang bị phân mảnh ở đâu
  • Những Staff designer mạnh nhất là người định nghĩa các pattern để team khác có thể tái sử dụng, kết nối các team đang xử lý những bài toán liên quan và mang lại sự rõ ràng cho các khu vực đang trôi dạt
  • Principal làm việc ở cấp rộng hơn, phối hợp chặt chẽ với lãnh đạo cấp cao, và trọng tâm chuyển từ dự án cụ thể sang hướng đi của sản phẩm theo thời gian

Q4: Làm việc ở cấp Staff thực tế trông như thế nào

• Nhịp làm việc hằng ngày theo Milan

  • Thiết kế các cuộc trò chuyện và cuộc họp nhiều không kém gì layout, giúp mọi người trong cùng một phòng với CPO, PM, engineer bớt sợ mắc sai lầm
  • Sự chuyển đổi thực chất: Senior hỏi “làm thế nào để tạo ra thứ này thật tốt”, Staff hỏi “liệu có nên làm thứ này không, và nếu làm thì vì sao”
  • Đây là câu hỏi khó hơn, đòi hỏi không phải tay nghề craft mà là sự tự tin vào khả năng phán đoán

• Những mẫu hình cụ thể Mo đưa ra

  • Tạo ra hệ thống để người khác sử dụng — thay vì giải một tính năng đơn lẻ, họ định hình các pattern mà nhiều team có thể dùng như cấu trúc onboarding có thể mở rộng hoặc interaction pattern được nhiều team áp dụng, khiến tác động tích lũy theo cấp số nhân
  • Kéo mọi người tập trung quanh công việc — ở level này, bạn vận hành không bằng quyền lực mà bằng sự rõ ràng và lực đẩy, diễn giải các vấn đề sản phẩm phức tạp theo cách sáng tỏ và lôi kéo team tham gia tư duy từ sớm
  • Tạo ra tính chủ đích — luôn rõ vì sao ra quyết định đó, các trade-off là gì và công việc kết nối với toàn bộ sản phẩm ra sao; càng có chủ đích thì càng xây được niềm tin, và niềm tin đó tiếp tục tích lũy

• Trường hợp của Personio

  • Tại Personio, tác giả sở hữu mobile architecture và xây dựng các ứng dụng native iOS và Android từ đầu
  • Ở level này, “công việc trước cả công việc” chiếm phần lớn thời gian — đồng thuận các team sản phẩm, kỹ thuật, brand và platform quanh một tầm nhìn chung cho mobile
  • Trở thành đối tác về cách brand được chuyển dịch sang native, cách xây theme cùng engineer, và cách các workflow như time tracking hoạt động trên mobile và desktop
  • Đồng thời cũng trực tiếp tạo ra mọi thứ từ location-based time tracking và geofencing compliance cho đến motion và interaction prototyping
  • Kết quả sau khi ra mắt và tái thiết kế
    • Người dùng hoạt động hằng tháng của app tăng từ khoảng 40K lên 200K
    • Tổn thất giao dịch liên quan đến mobile giảm từ hơn 8% xuống còn 0.2%
    • Mức độ chấp nhận mobile time tracking tăng 5 lần

Q5: Senior designer nên bắt đầu làm gì ngay trong tuần này để chuyển đổi

• Lời khuyên của Rachel

  • Chuyển từ Senior lên Staff/Lead không phải là làm nhiều hơn mà là học cách tư duy và hành động như một multiplier
  • Tác động của Senior phần lớn mang tính cục bộ — sở hữu một bề mặt và giải quyết vấn đề trong phạm vi đó
  • Câu hỏi ở level Staff/Lead không phải là “bạn đã làm ra cái gì” mà là “sự hiện diện của bạn đã khiến điều gì trở nên khả thi cho đồng nghiệp, cho domain sản phẩm và cho cả doanh nghiệp”
  • Tư duy theo hệ thống — trở thành người nhận ra khi hai team đang giải cùng một vấn đề từ hai đầu đối diện và nếu họ hợp tác, kết quả tạo ra sẽ vượt quá những gì từng bên tự làm được; lợi thế cạnh tranh đến từ sự nhất quán
  • Thay đổi mối quan hệ với thời gian và tham vọng — nuôi tham vọng về bức tranh lớn của tổ chức và hỏi “nước đi có đòn bẩy cao nhất mà hôm nay chúng ta có thể cùng thực hiện là gì”
    • Tham vọng không có bước tiếp theo chỉ là năng lượng bị lãng phí, và công việc là chuyển hóa nguồn năng lượng đó
  • Tạo ảnh hưởng lên đồng nghiệp — lên sản phẩm, doanh nghiệp và ngày càng nhiều là cả AI agent
    • Hãy thực sự tò mò về điều quan trọng nhất với những người cần được tác động, xây dựng niềm tin để đôi bên có thể thách thức lẫn nhau và chấp nhận bị thách thức
  • Mọi thứ đều đòi hỏi sự tiết chế (restraint), trở thành người tạo điều kiện để người khác giải quyết tốt hơn thay vì tự mình giải hết
  • Hành động chiến thuật có thể làm ngay hôm nay — lập bản đồ nơi ảnh hưởng của bạn đang kết thúc
    • Ở đâu các quyết định được đưa ra mà không có bạn
    • Ở đâu công việc của bạn mất tác động trong quá trình chuyển ngữ
    • Ai là người mà bạn vẫn chưa có cuộc trò chuyện thực sự nhưng lẽ ra nên có
    • Chọn một điểm và bắt đầu từ đó

Kết luận: Công việc quan trọng hơn chức danh

• Senior phát hành những tính năng xuất sắc, còn Staff giúp toàn bộ sản phẩm trở nên có ý nghĩa
• Vì chức danh khác nhau giữa các công ty, hãy tập trung vào outcomes được yêu cầu thay vì tên gọi chức danh
• Nhiều team thiết kế đang âm thầm loại bỏ chức danh — bên ngoài tất cả đều là “Designer” nhưng vẫn giữ phân cấp nội bộ
  • Cấu trúc phẳng hơn giúp quyết định nhanh hơn và tốn ít năng lượng hơn cho chính trị nội bộ
  • AI đang nhanh chóng làm mờ ranh giới vai trò; một người có 3 năm kinh nghiệm có thể hiểu AI tốt hơn người có 20 năm kinh nghiệm, nên phạm vi và tác động trở nên quan trọng hơn chức danh
  • Tập trung tuyển những designer chỉ chăm chú vào công việc và craft thiết kế
• Khi xem một công việc, hãy tập trung vào công việc chứ không phải chức danh