Những vấn đề mà một tổ chức quá tải gặp phải
- Do có quá nhiều công việc (tasks) và bị gián đoạn liên tục (interruptions), thời gian bị tiêu tốn cho việc đổi ưu tiên nhiều hơn là xử lý công việc.
- Dự án và việc bàn giao bị chậm trễ, tạo thành vòng luẩn quẩn khiến cả tổ chức luôn cuống cuồng.
- Nhiều nghiên cứu cho thấy “quá tải công việc” gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất của cá nhân/tổ chức.
- Căng thẳng quá mức → năng lực làm việc và khả năng học hỏi suy giảm.
Nguyên nhân và những hiểu lầm về tình trạng quá tải trong tổ chức
- Trong các nghiên cứu về tâm lý học và quản trị học, con người đạt hiệu suất cao nhất khi thực hiện “những nhiệm vụ thử thách hơn năng lực hiện tại một chút”, nhưng
- ở thực tế, khối lượng công việc thường được giao nhiều hơn mức phù hợp với năng lực.
- Người ta thường hiểu sai nguyên nhân của quá tải chỉ đơn giản là thiếu nhân sự hoặc ngân sách:
- Nhưng trên thực tế, nguyên nhân quan trọng hơn là cách thiết kế luồng công việc.
- Chỉ bổ sung nhân sự thì không thể giải quyết vấn đề, thậm chí còn làm hệ thống thêm rối loạn.
Rủi ro và sự kém hiệu quả khi ở trạng thái quá tải
- Khi quá tải, tần suất đổi ưu tiên/chuyển đổi công việc tăng cao, làm giảm năng suất và gia tăng cảm giác thất vọng.
- Trong tổ chức, cách làm “xử lý khẩn cấp (expediting)” lặp đi lặp lại, khiến toàn bộ luồng công việc càng bị nghẽn hơn.
- Trong môi trường sản xuất (ngành chế tạo trước đây), đây là cách làm đã biến mất, nhưng trong môi trường lao động tri thức thì vẫn còn tồn tại.
- Các hành vi gây kém hiệu quả như liên hệ trực tiếp với đồng nghiệp, chen ngang công việc của người khác... gia tăng.
Tầm quan trọng của việc điều tiết luồng công việc
- Thiết kế công việc cần mang tính “động (dynamic)” để có thể phản ứng nhanh với thay đổi.
- Trong trạng thái quá tải, hệ thống trở nên chậm chạp và tốc độ xử lý giảm xuống.
- Phép so sánh với luồng giao thông trên cao tốc: càng nhiều xe (công việc), năng suất tổng thể càng giảm, thời gian xử lý càng tăng, và ùn tắc xuất hiện.
- Công việc khẩn cấp tăng đột biến → các công việc khác cũng bị chậm → vòng luẩn quẩn tiếp diễn.
Hướng giải quyết và nguyên tắc hành động
- Áp dụng “nguyên tắc điều tiết luồng công việc”:
- Quản lý trực quan tình trạng công việc (visual management).
- Theo dõi thời gian cần để hoàn thành công việc (cycle time).
- Kiểm tra xem nhân sự chủ chốt có đang bị quá tải hay không.
- Việc tìm ra và giải quyết điểm nghẽn (bottleneck) là then chốt:
- Phân tích tập trung vào các đoạn thường xuyên bị tắc nghẽn, các giai đoạn như kiểm thử, v.v.
- Khi quá tải hoàn toàn, cần kiểm tra và xử lý theo chiều ngược lại từ khách hàng → từng quy trình.
- “Khối lượng công việc phù hợp” đòi hỏi phải được quan sát và điều chỉnh liên tục.
Chưa có bình luận nào.