AI note-taker bùng nổ trong các cuộc họp Zoom, nhân viên né tham dự cuộc họp

• AI note-taker ngày càng trở nên phổ biến, đến mức các cuộc họp có nhiều robot hơn người tham dự thật đang dần trở thành hiện thực
• Nhiều nhân viên không tham gia họp trực tiếp mà giao cho bot AI ghi âm, ghi chép và tóm tắt, vừa tiết kiệm thời gian nhưng đồng thời kéo theo chuẩn mực công việc mới và các vấn đề về quyền riêng tư
• Các nền tảng họp lớn như Zoom, Teams, Google Meet đã tích hợp sẵn tính năng ghi chú bằng AI, còn nhiều dịch vụ như Otter.ai, Fathom hỗ trợ ghi lại cuộc họp thông qua AI agent
• AI note-taker không thể phát biểu, nhưng có thể ghi chép thay cho người tham dự thực, và trong tương lai các AI “digital twin” tiên tiến hơn có thể sẽ thay mặt con người tham dự và hành động hoàn toàn
• Khi việc ghi âm và lưu vết trở thành mặc định, hàng loạt lo ngại và thay đổi cùng xuất hiện, từ quyền riêng tư, rủi ro pháp lý, sự mất đi ý nghĩa của thông tin, đến việc nhìn lại giá trị cốt lõi của các cuộc họp

---

Sự phổ biến thường nhật của AI note-taker và những thay đổi đi kèm

• Một người tham gia họp cho biết đã trải nghiệm cuộc họp Zoom có nhiều bot AI hơn con người
  • Một số AI dùng để hỗ trợ người tham dự, số khác được dùng như người dự họp thay cho người vắng mặt
  • Bản thân người này nói rằng mình “muốn nói chuyện với con người”, nhưng cũng thừa nhận đôi khi đã cử AI đi họp thay

• Sau đại dịch, khi làm việc từ xa và họp qua video trở thành bình thường, văn hóa họp như tắt camera, tắt micro hay tham dự thay cũng tiếp tục thay đổi
• Zoom, Teams, Google Meet đều cung cấp sẵn tính năng ghi chép/tóm tắt dựa trên AI, và nhiều ứng dụng như Otter.ai cũng được dùng như AI meeting agent
• Gần đây ChatGPT cũng bổ sung tính năng ghi chú cuộc họp (record mode)

Việc AI tham dự thay đang thay đổi các mối quan hệ giữa người với người và chuẩn mực xã hội

• Việc AI đảm nhận trải nghiệm và ghi chép thay cho người tham dự là một bước tiến tự nhiên hướng tới xã hội nơi mọi thứ đều được ghi lại
• Allie K. Miller, CEO của Open Machine, chỉ ra rằng môi trường luôn bị ghi âm đang làm thay đổi hành vi của con người
  • Cô khuyên rằng nên “tắt AI note-taker trong 5 phút cuối của cuộc họp”; vào lúc đó mọi người sẽ thẳng thắn hơn và các thảo luận thực sự mới diễn ra
  • Cô nhấn mạnh rằng luôn phải ghi nhớ mọi phát ngôn đều có thể bị ghi lại và chia sẻ bất cứ lúc nào

• Những trải nghiệm như cuộc họp Zoom chỉ có AI note-taker tham dự, tức cuộc họp không có người thật, cũng đang ngày càng phổ biến
• Luật sư Joshua Weaver chỉ ra rằng các công cụ ghi chép bằng AI làm gia tăng rủi ro pháp lý như nghe lén, quyền riêng tư dữ liệu và bảo mật
  • Tại Mỹ, phần lớn nơi chốn cho phép ghi âm chỉ với sự đồng ý của một bên, nhưng một số bang như California yêu cầu sự đồng ý của tất cả người tham dự
  • Một số note-taker thậm chí không hiện trong danh sách người tham gia cuộc họp mà âm thầm chỉ thu thập âm thanh

Nỗi lo quá tải thông tin và bản chất của cuộc họp

• Liz Henderson, cố vấn chiến lược tại Anh, lo ngại rằng bản ghi do AI note-taker tạo ra sẽ tích tụ với khối lượng lớn và rất khó quản lý quyền riêng tư
  • Cô bày tỏ cảm giác bất an sau khi trải qua việc nội dung trò chuyện của mình bị công khai trước công chúng
  • Cô cũng nhấn mạnh vấn đề tuân thủ luật bảo vệ dữ liệu cá nhân châu Âu (GDPR) và quyền được xóa dữ liệu

• Neal Shah, CEO của CareYaya, chỉ ra rằng nếu bản ghi chất đống đến mức khó tóm tắt và phân tích cuộc họp, thì ý nghĩa của thông tin sẽ bị mất đi

• Những cuộc họp có quá nhiều AI note-taker có thể bị xem là tín hiệu của sự thiếu nghiêm túc từ phía người tham dự
  • Một hiệu trưởng nhấn mạnh rằng “những cuộc họp cần đưa ra quyết định quan trọng thì mọi người đều phải trực tiếp tham dự và nêu ý kiến”

• Cuối cùng, điều này cũng khiến người chủ trì phải suy nghĩ lại xem liệu có thật sự cần một cuộc họp hay chỉ cần email hoặc bản ghi nhớ là đủ

[gji0123]

Hay là mở một diễn đàn để bàn về bản chất của các cuộc họp. Trong diễn đàn đó, có thể xem xét các vấn đề đạo đức, đồng thời cân nhắc cả cách tiếp cận thực tiễn (nên coi đây là khủng hoảng hay cơ hội, tận dụng nó thế nào), tôi cũng tò mò về khía cạnh an ninh thông tin; còn với các nhà thiết kế, nếu khi trình bày reference có thể đồng bộ theo thời gian thực để chỉ cần nói ra từ khóa là ý tưởng đó được trực quan hóa và chia sẻ ngay với những người tham gia cuộc họp, thì biết đâu đó sẽ trở thành hình thái hoàn chỉnh của DX/AX trong ngành thiết kế... Cá nhân tôi thấy đây là một hiện tượng tích cực, nhưng ở góc độ bảo mật, có lẽ cách chuẩn bị để đối phó với nó sẽ là chủ đề rất nóng.

[geekj]

Có lẽ chỉ cần đừng tổ chức những cuộc họp một chiều để truyền đạt thông tin mà không cần tương tác.

[GN⁺]

Ý kiến trên Hacker News

• Liên kết lưu trữ

• Những cuộc họp kiểu này có mật độ thông tin quá thấp, đến mức dù AI có tóm tắt thì tôi vẫn thấy nó hoàn toàn không xứng đáng với thời gian của mình. Đây không hẳn là chủ nghĩa tinh hoa, mà là vì các quản lý cấp trung và cận trung có xu hướng liên tục mở họp để lấp đầy cảm giác hiện diện của chính họ. Chỉ đạo bằng lời nói thì quyền uy mạnh hơn, còn để lại thành văn bản thì lộ ra lỗ hổng nên họ không thích. Tôi nghĩ phần lớn các cuộc họp tồn tại để bù cho năng lực viết lách vụng về

  • Các cuộc họp có “mật độ thông tin” thấp vì mục đích của chúng không phải là truyền đạt thông tin. Bản chất là quản lý quan hệ. Nếu bạn không cảm nhận được bầu không khí đó, dù chỉ là ngầm hiểu, thì rất khó trở thành quản lý. Chủ đề thảo luận thực tế chỉ là thứ yếu. Chúng được dùng để xác nhận thứ bậc, dò lòng trung thành hay dấu hiệu nổi loạn, củng cố gắn kết hoặc hàn gắn va chạm. Vì vậy những người thực sự làm việc thì ghét họp, còn những người định hướng sự nghiệp thì lại thích. Tôi nói hơi quá để làm cho rõ. Và còn có tình huống tệ hơn nữa. Có những quản lý thực sự tổ chức họp chỉ vì buồn chán. Trước cả khi lên xe đi họp, họ đã gọi ai đó để “cập nhật nhanh” rồi
  • “Phần lớn các cuộc họp sinh ra vì viết lách vụng về” không phải là toàn bộ câu chuyện. Có những người không nói gì cho đến khi bị hỏi trực tiếp. Chỉ khi bị hỏi tiến độ trong cuộc họp, họ mới nói “Tôi đang mắc ở X”, trong khi thực ra đã mắc ở đó suốt hai ngày. Hỏi sao không tự nhờ giúp đỡ thì họ trả lời là ngại. Họp cũng có thể tạo ra môi trường khiến những người như vậy mở miệng
  • Trước đây tôi từng nghĩ họp ở công ty có mật độ thông tin thấp. Nhưng rồi lần đầu trải nghiệm họp phụ huynh ở trường mầm non, tôi đổi ý. Suốt 2 tiếng 30 phút chỉ toàn những lời than phiền vô nghĩa, không có quyết định hay thông tin nào đáng kể. Giờ đến cả lúc chuẩn bị tiệc phụ huynh cũng vậy, việc lẽ ra xong nhanh thì lại bị kéo dài nhiều ngày trên Skype, WhatsApp, toàn ồn ào vô ích
  • Giữa các lãnh đạo giỏi để lại dấu vết bằng văn bản và những lãnh đạo hoàn toàn không để lại gì thực sự có một khác biệt khổng lồ. Đáng ngạc nhiên là kiểu người gần như không để lại nổi cả ghi chú lại thường được coi là mặc định. Theo kinh nghiệm của tôi, kiểu lãnh đạo này gắn rất chặt với hành vi tổ chức độc hại. Tôi không hiểu vì sao nhiều lãnh đạo cấp trên lại cho phép phong cách đó tồn tại
  • Tôi cũng đã trải qua rất nhiều cuộc họp vô dụng. May mắn là ở phần lớn nơi làm việc, tôi đã cắt giảm được đáng kể chúng. Chỉ có một nơi là ngoại lệ và nó thật tệ. Giờ thì vì AI ghi chú mà ngay cả những cuộc họp tốt cũng biến thành lãng phí thời gian. Khi bot ghi chú AI vào cuộc họp, mọi người không còn chủ động đặt câu hỏi trong lúc họp nữa, mà ba tiếng sau mới quay lại hỏi. Ai cũng biết câu “việc này đáng ra chỉ cần email”, nhưng lại rất ít người nhận ra điều ngược lại: “một chuỗi email qua lại hàng chục lần trong ba ngày, hút cạn thời gian, đôi khi chỉ cần một cuộc họp 30 phút là xong”. Nguyên nhân cốt lõi là văn hóa trong đó mỗi cá nhân cố biến công việc của mình thành bất đồng bộ rồi ép tất cả người khác phải thích nghi theo

• Tôi chắc hẳn có những người trong ban lãnh đạo nhìn hiện tượng này rồi nghĩ kiểu “nhân viên không dự họp và chỉ lêu lổng thôi (hay đang chơi Mario Kart?)”. Thực tế thường là họ còn bị đánh giá cả mức độ tham gia họp, mà nếu thời gian họp cũng bị lấy mất thì rốt cuộc lại càng thiếu thời gian để chạy kịp “lịch trình vô lý”. Kết cục là họ phải cố giành thời gian để làm việc thật sự quan trọng, trong một tình huống kỳ quặc là vừa phải bỏ họp, vừa phải kịp deadline

  • Vì bản thân các quản lý cũng trực tiếp trải nghiệm mâu thuẫn này, nên đa số rất đồng ý rằng có quá nhiều cuộc họp được quản lý tồi. Nhưng cũng có những tình huống khó xử khi các kỹ sư không tham dự họp lại xuất hiện một tháng sau và hỏi “quyết định sản phẩm quan trọng đó được đưa ra như thế nào?”, mà bạn cũng khó nói thẳng là vì họ không đi họp
  • Tôi thường thấy trong phòng họp có rất nhiều người chỉ nhìn chằm chằm vào laptop và hầu như không phát biểu gì suốt cả buổi. Thực chất là ai làm việc nấy, chỉ thỉnh thoảng ngẩng lên nhìn nhau. Tôi cũng chẳng biết hiệu quả tới đâu. Giờ thì tôi không còn bận tâm. Nếu ở văn phòng, tôi 100% sẽ giả vờ đang làm việc rồi đi tìm kế hoạch nghỉ phép. Còn làm ở nhà thì mở laptop trong khi đang nấu ăn ở bếp. Cảm giác lãng phí đời người
  • Các lãnh đạo cấp cao mà tôi biết lại thiên về kết quả hơn, và họ nhận ra việc ép tỷ lệ tham gia họp chỉ là màn trình diễn hiệu suất của quản lý cấp trung. Miễn có kết quả thì cả nhân viên lẫn quản lý đều cùng có lợi
  • Tôi nghĩ đây là bằng chứng cho thấy có rất nhiều trường hợp bản thân cuộc họp thực sự chẳng mang lại giá trị gì cho người tham dự. Quả thật tôi thường thấy người tổ chức tán gẫu cho đủ thời gian hoặc cố kéo dài cho khớp lịch. Có những người đơn giản là muốn lấp kín lịch trình
  • Những lãnh đạo hoặc quản lý từng ám ảnh chuyện phải lên công ty đúng chỗ ngồi cũng chính là cùng một kiểu người ám ảnh với các cuộc họp như thế này

• Công ty tôi bắt đầu dùng AI ghi chú cả trong phỏng vấn. Thành thật mà nói tôi không tin tưởng lắm, nhưng vẫn buộc phải dùng. Điều làm tôi ngạc nhiên là nó ghi lại quá nhiều nội dung. Hàng trăm gạch đầu dòng tuôn ra, đến mức việc đọc lại còn mệt hơn. Thêm nữa, vì phát âm của ứng viên hoặc vấn đề âm thanh nên cũng có nhiều chỗ sai. Về bản chất, khâu nhập liệu ghi chép đã biến mất, nhưng việc tổng hợp ấn tượng riêng của tôi thì cuối cùng vẫn phải tự viết lại. Tôi hầu như không cảm thấy giá trị thực tế nào. Chỉ còn lại cảm giác mới lạ nhưng không hữu dụng

  • Nó giống như bắt chước việc con người làm, nhưng chỉ lặp đi lặp lại một cách máy móc và dài dòng. Nó không có cái cảm giác rất người là chắt lọc phần cốt lõi và loại bỏ cái không cần thiết

• Mọi người ở đây đều nói “viết > nói”, nhưng sự thật quan trọng là hơn 80% dân số, và có lẽ cả một phần đáng kể kỹ sư phần mềm, thật sự ghét đọc và viết. Họ xem đọc sách như bài tập về nhà; nhiều người từ thời đại học đã chỉ đọc bản tóm tắt thay vì cuốn sách cuối cùng. Với họ, viết chỉ là điền cho đủ số chữ chứ không phải một phương tiện giao tiếp. Nhìn những câu văn họ viết, có cảm giác họ không hề quan tâm nội dung, chỉ chờ cho xong. Đó là thực tế. Vì vậy mà chatGPT được huấn luyện để tóm tắt bằng bullet point, và vì sao người ta ám ảnh với PowerPoint. Có rất nhiều người chỉ nhìn thấy một đoạn văn là đã sợ. Và vì đó là đồng nghiệp của bạn, nên cuối cùng bạn vẫn phải điều chỉnh cách giao tiếp cho phù hợp

  • Nếu nhìn rộng lượng hơn, có lẽ không phải người ta ghét viết và đọc, mà là ở công ty họ đã bị bội thực vì đọc và viết rồi. Email, ghi chú họp, thuyết trình, tin nhắn bất tận, rồi còn code và đủ loại tài liệu. Ai cũng chán và mệt mỏi. Vì thế tôi nghĩ nên hướng việc viết theo hướng ngắn gọn hơn và kích thích suy nghĩ hơn. Có thể hy vọng AI sẽ đóng góp theo cách đó
  • Viết hữu ích ở chỗ nó giúp sắp xếp suy nghĩ và ép cấu trúc tuyến tính, còn nói thì cho phép khám phá những ý tưởng chưa được gọt giũa một cách tự do hơn. Cả hai đều có vai trò cần thiết cho cộng tác. Bản thân tôi cũng từng ngủ gật trong những cuộc họp vô nghĩa, không có ngữ cảnh, chỉ đông người cho đủ số. AI tóm tắt có lẽ cũng sẽ như vậy. Với một cuộc họp vô dụng thì cả hai phía đều chẳng cứu được gì
  • Với tôi, nghe và nói mới là bài tập về nhà. Mà đa số mọi người cũng không giỏi chuyện đó. Tôi nghĩ đọc, viết, nghe và nói đều có bối cảnh hữu ích riêng. Người ghét đọc thì chỉ chờ cho xong; tương tự, nếu không muốn nghe trong hội thoại thì họ chỉ giả vờ chú ý và chẳng giữ lại được gì. Văn bản có lợi thế là luôn có thể tham chiếu lại. Nó cũng ít bị bóp méo ý nghĩa kiểu trò truyền tin hơn
  • Tôi đồng ý rằng viết tốt hơn nói, nhưng theo cách tôi thích. Ghi chú cuộc họp thì tôi thích tự viết hơn nhiều. So với AI vật lộn vì sai tên hoặc sai từ khóa, nếu tôi tự sai thì ít nhất tôi còn chịu trách nhiệm được. Nếu nhiều người cùng gắn thẻ vào tài liệu và ghi lại theo thời gian thực thì tính cộng tác, ngữ cảnh và bầu không khí của cuộc họp cũng được lưu lại tốt hơn. AI có thể giỏi việc lặp đi lặp lại đơn giản, nhưng với tôi thì việc ghi chú không đến mức nhàm chán như vậy

• Theo kinh nghiệm của tôi, phần lớn các cuộc họp thực chất là “thuyết trình”. Người ta ép bạn phải xem một video theo kiểu phát trực tiếp. Thực ra ngay từ đầu đó vốn là loại thông tin hoàn toàn có thể xem sau theo kiểu bất đồng bộ, nhưng vì thói quen mà mọi người bị gọi vào để vỗ tay và phản ứng theo một nghi thức kỳ quặc

  • Ở công ty trước do tôi sáng lập, chúng tôi cố chỉ mời số ít thực sự cần thiết vào họp. Nhưng cứ mỗi lần thư mời được gửi đi, những người khác lại tủi thân kiểu “sao tôi không được tham gia?”, thành ra cuộc họp 4 người cuối cùng phình thành 15 người. Trong số đó có rất nhiều người chẳng liên quan mấy hoặc còn quá sớm để họ cần tham gia, nhưng nếu không được mời thì họ lại thấy chạnh lòng, rồi đến lúc được mời thì lại than là họp quá nhiều. Thật bực bội
  • Không chỉ là thói quen đơn thuần, mà một động cơ khác là tạo ra sự hiểu biết chung và cảm giác đồng thuận rằng mọi người đều đã nhận cùng một thông tin
  • Như nhà báo chia sẻ trong ví dụ, vấn đề không chỉ là thuyết trình. Có những cuộc phỏng vấn mà người kia thậm chí chỉ gửi AI note taker vào rồi bản thân hoàn toàn không xuất hiện. Thà hủy còn hơn, thật không hiểu nổi. Nhìn chung, mọi người nên chỉ trích thường xuyên hơn những cuộc họp vô ích, những con người không tập trung, và kiểu tham gia đa nhiệm nhưng thực chất không có nội dung. Nếu tôi là người điều phối, khi thấy ai đó không tập trung hoặc mức độ tham gia thấp, tôi sẽ hỏi thẳng liệu việc này có còn giá trị không; nếu không cần thiết thì dừng ngay, hoặc chuyển sang agenda tốt hơn, xử lý bất đồng bộ, hay đơn giản là không làm nữa. Một khi đã không còn giá trị thì không có lý do gì phải lãng phí thời gian
  • Tôi từng tận mắt thấy một VP diễn tập phần thuyết trình cho các giám đốc điều hành. Họ trình bày kiểu “mọi chỉ số đều xanh”, vậy mà ngay hôm sau lại công bố sa thải và tái cấu trúc
  • Họp standup cuối cùng cũng chỉ là dạng mini-thuyết trình, mỗi người lần lượt nói một câu về việc của mình mà không có thảo luận. Những đội chỉ cập nhật trạng thái bất đồng bộ trên Slack, hoặc khi cần thì chỉ vài người nói chuyện với nhau, thường có mức độ hài lòng cao hơn hẳn

• Một dấu hiệu điển hình của một cuộc họp thực sự tệ là khi việc truyền đạt thông tin tự nó trở thành mục đích của cuộc họp. Thực ra nên chia sẻ thông tin trước, còn cuộc họp chỉ dành riêng cho hợp tác và giải quyết vấn đề thì mới tiết kiệm thời gian, và cũng chẳng cần AI ghi chú làm gì. Châm ngôn của tôi là “no agenda, no attenda”. Trong thời đại làm việc từ xa, các cuộc họp kéo dài liên miên mà thậm chí không có agenda thật sự đã trở nên quá thường xuyên, đúng cực điểm của sự kém hiệu quả

  • Tôi đã thực hành nguyên tắc này (no agenda, no attenda) suốt 3 năm. Có người đón nhận một cách thù địch, nhưng nếu thật sự làm nghiêm túc thì chất lượng cuộc họp chắc chắn tăng lên, dù là bao nhiêu cuộc đi nữa. Những đội làm tốt thực sự không lấp đầy trọn vẹn một tiếng đồng hồ, tập trung hoàn toàn vào nội dung, và khi kết thúc thì lập tức có bản tóm tắt các ghi chú cốt lõi, cực kỳ hiệu quả
  • Kiểu họp lớn kéo dài liên tiếp như vậy, lãng phí thời gian mà không có mục đích hay kế hoạch, đã tràn lan từ 20 năm trước thời văn phòng rồi
  • Tôi cực kỳ thích cách nói no agenda, no attenda
  • Những cuộc họp rác kiểu này, thật ra thời làm việc trực tiếp ngày xưa còn tệ hơn bây giờ

• Đúng là ác mộng. Cả tuần đầy những cuộc họp mục tiêu còn chẳng rõ ràng, ai cũng chỉ lo tự bảo vệ mình. Giờ thì thậm chí người ta còn không tham dự nữa, chỉ dùng AI để tóm tắt cho xong. Nếu viết prompt thật thì chắc là kiểu “nếu có gì ảnh hưởng đến tôi thì báo, nếu tôi cần làm gì để giúp anh tự vệ thì cũng nói luôn”. Nguyên tắc của tôi rất rõ ràng. Họp là để ra quyết định, và chỉ những người thực sự liên quan đến quyết định mới tham dự. Agenda và các điểm chính được chia sẻ trước, và thời gian chỉ dùng cho việc ra quyết định. Nếu mất 10 phút thì cuộc họp cũng chỉ 10 phút. Tán gẫu, kết nối xã giao, trình bày, báo cáo, brainstorming... đều phải được gắn nhãn rõ ràng và tổ chức riêng. Sự kiện và việc tham dự cũng phải có lý do rõ ràng. Những quy tắc này vận hành rất tốt. Tôi cũng chặn tận gốc những email CC vô ích: nếu không cần yêu cầu hay phản hồi gì thì cấm CC, để đảm bảo mọi người có thời gian làm việc mà không bị quấy rầy. Nhưng nếu có tầng quản lý kém cỏi cản trở không cho áp dụng các nguyên tắc đó thì thật thảm hại

• Làm tôi nhớ đến phim Real Genius. Sinh viên chỉ để máy ghi âm trong giảng đường, rồi về sau đến cả giáo sư cũng chỉ bật bài giảng đã ghi âm sẵn trong một cấu trúc kỳ quặc. Đoạn kinh điển trên YouTube

• Gần đây khi bắt đầu dùng nghiêm túc các công cụ AI ghi chú, cá nhân tôi lại thấy chúng thực sự hữu ích. Chỉ cần tạo tài khoản là robot tự động vào họp và ghi lại gần như mọi thứ. Nó đặc biệt hiệu quả khi có nhiều người với xuất thân và giọng nói khác nhau cùng tham gia. Nhờ vậy mà tôi cảm giác đã được cứu hàng nghìn lần. Chỉ cần đọc phần tóm tắt hoặc toàn bộ biên bản cuộc họp thôi cũng đã hiệu quả hơn nhiều so với việc tự mình tham gia trực tiếp