Figma vận hành Ship như thế nào

Figma quản lý tình trạng của mọi dự án thông qua cuộc họp toàn bộ quản lý diễn ra hằng tuần.

Để cuộc họp diễn ra hiệu quả và có thể cùng nhìn vào chỉ một tài liệu để đưa ra quyết định nhanh,

"Product Roadmap" được quản lý bằng một tài liệu Coda duy nhất.

Bản thân trang này chính là tài liệu lộ trình Coda đó, đồng thời cũng là mẫu Coda giải thích các tính năng và cho phép bất kỳ ai sao chép để sử dụng.

Tài liệu được cấu thành từ 4 phần (tab).

• Active Projects : Bảng tình trạng của toàn bộ dự án. Mỗi dự án một dòng

• Launch Cal : Lịch các nội dung ra mắt trong 2 tuần gần đây

• Team Pages : Xem các dự án mà từng nhóm đang phụ trách (hiện tại/sắp tới)

• Data : Các loại dữ liệu dùng để cấu thành tài liệu này (dự án, cập nhật, các nhóm)

1. Chỉ tập trung vào những gì cần thảo luận

Trong "Coordinator Meeting" của các quản lý diễn ra hằng tuần, 10 phút đầu tiên được dùng để mỗi người đọc toàn bộ nội dung trong Active Projects.

Mỗi dự án đều có một dòng tóm tắt ngắn gọn nội dung chi tiết hiện tại của dự án.

Mỗi dự án có nút 🙋🏻, nên nếu có điều gì cần hỏi hoặc cần thảo luận trong cuộc họp thì có thể nhấn vào đó và tiến hành thảo luận.

2. Xây dựng văn hóa Reflection

Khi di chuyển quá nhanh, mọi người thường chỉ tập trung vào việc ra mắt và quên mất việc nhìn lại kết quả sau đó.

Để làm vậy, các nội dung đã ra mắt trong 2 tuần gần đây được hiển thị trên Launch Cal dưới dạng lịch.

Sử dụng cột "How did it do?" để ghi lại các nội dung đã ra mắt.

Phản ứng sau khi ra mắt ra sao, có gì sai hoặc đã được chỉnh sửa, người dùng đang sử dụng nhiều đến mức nào, v.v.

3. Tạo tinh thần trách nhiệm

Vào sáng thứ Hai hằng tuần, các trưởng nhóm phải cập nhật các mục dự án mà mình phụ trách trong Active Projects.

Script sẽ tự động chạy và sao chép bản cập nhật của tuần trước để tự động hiển thị trên một dòng.

Điều này giúp có thể nhìn thấy ngay trong nháy mắt công việc đang tiến triển ra sao theo từng tuần.

4. Cùng chúc mừng

Trong Active Projects, bên cạnh nút 🙋🏻 còn có nút ❤️ để bày tỏ thích/tuyệt vời!

[xguru]

CODA https://coda.io/ là công cụ cộng tác được dùng rất nhiều cho mục đích quản lý dự án.

Nó thường được sử dụng để sắp xếp lộ trình, backlog, brainstorming, theo dõi dự án, OKR, v.v.

Đây là công cụ kết hợp tài liệu + bảng tính + mã tự động hóa; khác với Airtable trông như lấy bảng tính làm trung tâm, có thể xem nó là một “tài liệu” dạng có tab làm phần chính.

Các tính năng như đồng bộ với Google Calendar, liệt kê để xem các issue trên Jira, hay gửi nhắc nhở qua Slack đều có thể dễ dàng đính kèm ngay trong tài liệu.