Ra mắt bản beta eSignature cho Google Docs và Drive
(workspaceupdates.googleblog.com)- Tính năng yêu cầu và thu thập chữ ký điện tử trong Google Docs được mở rộng thành bản beta công khai dành cho người đăng ký Workspace Individual sau giai đoạn thử nghiệm alpha từ tháng 6/2022
- Người dùng Workspace Individual có thể sử dụng mà không cần đăng ký riêng, và một số phiên bản Google Workspace có thể tham gia beta thông qua đăng ký
- Có thể yêu cầu chữ ký ngay trong tài liệu, đồng thời xem trạng thái đang chờ và các hợp đồng đã hoàn tất, giúp đơn giản hóa quy trình xử lý hợp đồng và biểu mẫu đồng ý xoay quanh Google Docs
- Có thể ký từ Google Drive mà không cần chuyển ứng dụng hay tab, và mỗi yêu cầu sẽ tạo một bản sao mới của hợp đồng để tái sử dụng như mẫu cho cùng một tài liệu
- Cuối năm 2023 dự kiến sẽ bổ sung tính năng nhật ký kiểm toán, nhiều người ký, yêu cầu với người không dùng Gmail và khởi tạo chữ ký điện tử từ PDF lưu trong Drive
Phạm vi beta và lịch phát hành
- Tính năng eSignature của Google Docs được cung cấp dưới dạng beta công khai cho người đăng ký Workspace Individual
- Có thể sử dụng tính năng mà không cần thủ tục đăng ký bổ sung
- Phát hành dần trong tối đa 15 ngày kể từ ngày 8/8/2023
- Một số khách hàng Google Workspace có thể tham gia beta thông qua đăng ký riêng
- Sau khi đăng ký, sẽ được thêm vào danh sách cho phép trong vài tuần tới
- Các phiên bản thuộc diện beta gồm Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Starter, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus
- Đối tượng bị ảnh hưởng là quản trị viên và người dùng cuối
Quy trình chữ ký điện tử xử lý ngay trong Docs và Drive
- eSignature là tính năng nhằm giảm bớt quy trình mà doanh nghiệp một người và doanh nghiệp nhỏ phải thực hiện khi quản lý hợp đồng, biểu mẫu đồng ý của khách hàng và các tài liệu ràng buộc khác
- Tính năng được tích hợp gốc vào Google Docs, cho phép yêu cầu và thêm chữ ký trực tiếp trong các hợp đồng chính thức
- Các luồng chính như sau
- Nhanh chóng yêu cầu chữ ký, kiểm tra trạng thái chữ ký đang chờ và tìm các hợp đồng đã hoàn tất
- Có thể ký hợp đồng chính thức trong Google Drive mà không cần chuyển ứng dụng hay tab
- Tạo bản sao mới của hợp đồng cho mỗi yêu cầu để dùng tài liệu như một mẫu và khởi tạo nhiều yêu cầu chữ ký điện tử
Các tính năng dự kiến bổ sung vào cuối năm 2023
- Nhật ký kiểm toán: mọi hợp đồng hoàn tất sẽ tự động kèm theo báo cáo nhật ký kiểm toán
- Nhiều người ký: có thể yêu cầu chữ ký từ hai người dùng trở lên
- Yêu cầu với người không dùng Gmail: có thể yêu cầu eSignature từ cả những người không sử dụng Gmail
- Hỗ trợ PDF: có thể khởi tạo eSignature từ tệp PDF được lưu trong Drive
Tính năng Gmail đi kèm bản beta đăng ký
- Một số phiên bản Google Workspace có thể đăng ký thử nghiệm beta thông qua biểu mẫu đăng ký
- Bản beta này cũng bao gồm quyền truy cập vào bố cục email tùy chỉnh mới của Gmail
- Hỗ trợ tùy biến các mẫu hiện có
- Có thể tái sử dụng bố cục tùy chỉnh trong nhiều chiến dịch email
- Có thể tự tạo bố cục mới
- Trong vòng vài tuần sau khi đăng ký beta, có thể thấy eSignature và các tính năng Gmail mới
1 bình luận
Ý kiến trên Hacker News
Đây là một ý tưởng hay, và thật vui khi cuối cùng cũng thấy Google có động thái cải thiện Google Docs
Tuy nhiên, chỉ cần đọc bài blog cũng thấy tiếc vì Google triển khai sản phẩm vụng về đến mức nào, ngay cả ở giai đoạn beta
Trước đây tôi từng làm một sản phẩm tương tự, và chữ ký điện tử thực ra đơn giản hơn tưởng nếu tuân thủ vài điểm: xác minh danh tính, khả năng truy cập tài liệu đã ký cuối cùng, không che phủ toàn bộ tài liệu cần ký, có audit trail để mọi bên có thể xác minh hiệu lực chữ ký, phân biệt các loại hợp đồng không hợp lệ khi dùng chữ ký điện tử, và cần có sự đồng ý giao dịch điện tử
Chữ ký viết tay giả lập, chữ ký mật mã của tài liệu, hay mã hóa ở mức cao hơn yêu cầu tuân thủ thông thường không phải là bắt buộc; tôi cho rằng chúng chủ yếu gần với tính năng trải nghiệm người dùng hoặc marketing hơn
Nhưng những gì Google cung cấp, nhìn trên ảnh chụp màn hình, dường như chỉ là chữ ký viết tay giả lập, và việc hiện tại không thể yêu cầu chữ ký điện tử nếu không phải người dùng Gmail cũng gần như là điểm chí mạng
Audit trail thì nói là đến cuối năm nay mới thêm, như vậy hiện giờ có thể thực sự khó xác minh liệu tài liệu đã được ký hay chưa, nghe khá đáng ngờ. Việc lưu audit trail vào cơ sở dữ liệu rồi gắn vào cuối PDF dưới dạng các trang log là một triển khai khá nhỏ
Chỉ cần xem các bài viết trong 2 năm qua trên blog đó cũng thấy Docs đã có khá nhiều cải tiến tính năng
Có thể chúng không quan trọng với bạn, hoặc chỉ cung cấp cho khách hàng trả phí chứ không phải gói miễn phí, hoặc đơn giản là bạn không để ý, nhưng các tính năng vẫn liên tục ra mắt
Không chỉ riêng Google; tôi thấy lạ khi trong nhiều phần mềm, người ta thậm chí không xem changelog mà đã kết luận dự án đã chết
Nếu không phải là một cuộc đại tu toàn bộ trải nghiệm người dùng thì công sức của lập trình viên cho các tính năng thực tế không được nhìn thấy; còn nếu thay đổi lớn thì lại bị phàn nàn là chỉ làm màu
Để chữ ký được công nhận, nó phải đáp ứng một trong ba mức độ tin cậy: chữ ký điện tử cơ bản gắn dấu nhận dạng vào tệp, chữ ký điện tử nâng cao dùng mật mã theo đặc tả của quy định và có yêu cầu liên kết danh tính, hoặc chữ ký điện tử đủ điều kiện do một nhà cung cấp dịch vụ tin cậy được công nhận tạo ra
Với các giao dịch đơn giản, tùy theo thẩm quyền pháp lý, gần như chữ ký điện tử nào cũng có thể dùng được, nhưng để thật sự kín kẽ thì cần chữ ký điện tử đủ điều kiện
Muốn hữu ích ở châu Âu, Google phải đáp ứng các yêu cầu của quy định và nêu rõ mức độ tin cậy
Nó có khả năng trả lời các câu hỏi tốt hơn nhiều so với chỉ xem ảnh chụp màn hình
Nhìn vào phần trợ giúp, có vẻ cả người gửi lẫn người ký đều có thể kiểm tra hợp đồng đã được ký hay chưa: mở PDF từ Drive hoặc liên kết trong email thông báo, rồi nhấn View details ở góc trên bên phải để xem chi tiết chữ ký điện tử
Tôi tò mò liệu bạn có đang nói rằng cách triển khai duy nhất hợp lệ của audit log là gắn nó vào PDF hợp đồng không
Google đúng là có thể gửi email chứa liên kết, nhưng chỉ đọc mô tả cũng thấy đây không phải là tính năng chỉ cần một email và một liên kết là đủ. Hợp đồng đã ký cuối cùng được nói là “lưu trong Drive”, mà với một địa chỉ email bất kỳ không kết nối với Google Drive thì thao tác đó không có ý nghĩa
Các yêu cầu xuất phát từ cách diễn giải UETA và ESIGN Act, và iText có phần giải thích hay cùng các thư viện rất tốt có thể dùng cho những dự án kiểu này
DocuSign cũng có phần giải thích tốt về chữ ký điện tử/UETA, ESRA là tổ chức chính về chủ đề này, và nếu cần ý kiến pháp lý thì trong ngành DLA Piper là cái tên tiêu biểu
Khi đã hiểu rồi thì lĩnh vực này khá đơn giản
Trên máy tính NUC cũ thì khác biệt cảm nhận rất rõ
Có vẻ sự cứng nhắc của tầng quản lý trung gian đã bớt đi phần nào
Ở đây chúng tôi dùng DocuSign, và lượng thời gian phải qua lại giữa Google và DocuSign để xuất rồi nhập đi nhập lại nhiều đến mức bực mình
Nếu Google bước vào mảng này thì cá nhân tôi hoan nghênh
Không có cách nào đi theo một cấu trúc phân cấp cụ thể, và hệ thống bình luận lẫn duyệt xét cũng cho cảm giác thô vụng
Nếu không phải vì công ty bắt buộc, tôi không muốn dùng bộ sản phẩm của Google
Có những cách tốt hơn để theo dõi sự đồng ý và hợp đồng
Đây vẫn chưa phải là kẻ hạ gục DocuSign, và có lẽ trong một thời gian nữa cũng khó trở thành như vậy cho đến khi Google xây dựng được chiến lược doanh nghiệp đúng nghĩa
DocuSign đã được tích hợp sâu vào các quy trình làm việc với bên thứ ba của các tổ chức lớn
Tiền lớn nằm ở đó, và vì thế mới có thể tạo ra một mảng kinh doanh bám rễ
Ở các công ty lớn, việc được IT phê duyệt và mua dịch vụ IT mới rất khó, nên dùng tính năng tích hợp sẵn trong phần mềm đang dùng gần như luôn có lợi
Công ty cũng không chỉ có một tài khoản duy nhất; vì việc đưa dịch vụ mới vào dùng rất khó nên các nhóm thường mua lại cùng một phần mềm, khiến ý nghĩa của việc nhiều công ty đã dùng DocuSign phần nào giảm đi
Sự tăng trưởng của Slack cũng phần lớn diễn ra theo kiểu này[^1]. Bắt đầu bằng tài khoản miễn phí, mời các nhóm gần đó, khoản thanh toán cho nhóm nhỏ thấp hơn ngưỡng chi phí được tự động phê duyệt, rồi chỉ sau khi chi phí và người dùng tích lũy đủ và chứng minh được giá trị mới đề nghị IT triển khai toàn công ty
Cách cá nhân dùng kiểu “shadow IT” như vậy là một con đường tốt để tăng mức sử dụng. Tính năng này của Docs trông cũng phù hợp để tăng trưởng theo cách đó, ngay cả khi DocuSign đã có sẵn
[^1]: Tôi từng làm trong một nhóm bị công ty yêu cầu dùng MS Teams; trong lúc chờ không gian làm việc Teams được chuẩn bị và các vấn đề xác thực được xử lý, tôi đã đăng ký Slack, mời mọi người vào, và chúng tôi xử lý công việc trong 6 tháng cho đến khi nhận được một không gian Teams hoạt động được
Nếu chi phí chuyển đổi nhỏ hơn nỗi đau khi tiếp tục dùng DocuSign, họ sẽ chuyển
Phần lớn có khả năng sẽ ưu tiên gánh nặng công việc hằng ngày của bản thân hơn lựa chọn tốt hơn cho tài chính công ty
Họ có thể bỏ lỡ hàng triệu đô la tiền dễ kiếm để tránh cung cấp cho cơ quan quản lý ví dụ rằng họ đã dùng sức mạnh thống trị internet để sao chép sản phẩm hiện có và đẩy các công ty hiện hữu ra ngoài
Tôi cho rằng lý do các tính năng của Google ra mắt trong tình trạng nửa chín nửa sống rồi bị khai tử cũng là nỗi sợ cơ quan quản lý
Ngay cả các công ty thẻ tín dụng cũng đã từ bỏ chữ ký
Nó không chỉ dùng cho các hợp đồng đi ra ngoài tổ chức, mà còn như một hệ thống quản lý đủ loại biểu mẫu và quy trình làm việc nội bộ
Với Google, phần triển khai này có lẽ chủ yếu là vấn đề ứng phó quy định hơn là công nghệ
Vì các lựa chọn thay thế đắt đỏ, nó sẽ rất hữu ích cho các hợp đồng nhỏ, nhưng tôi không nghĩ các tập đoàn lớn sẽ chuyển đổi ngay
Hạn chế lớn hiện tại là khả năng yêu cầu chữ ký điện tử từ người dùng không dùng Gmail
Hy vọng việc này được giải quyết vào thời điểm sớm là tháng 9–10, thay vì muộn hơn là tháng 11–12
Tôi tò mò tính năng này nhắm đến thị trường Mỹ hay cả EU
Cũng không rõ theo quy định eIDAS thì nó có được xem là chữ ký điện tử nâng cao (AdES) hay không
Khó đạt được riêng AdES nếu không có chữ ký phù hợp và xác minh người dùng
Nếu Google định làm chữ ký điện tử nâng cao, tôi kỳ vọng họ sẽ xuất hiện trong EU Trusted List, nhưng hiện tại thì không
Trừ khi Google tận dụng tổ chức chứng thực Google Trust Services của chính mình, có vẻ khó có khả năng họ ra mắt dưới dạng AdES tương thích với eIDAS
Nó không được xem là nhà cung cấp chứng thực đáng tin cậy, và cũng không đáp ứng mức xác thực người dùng an toàn
Ở châu Âu, đây giống như một tính năng đồ chơi, nhưng vẫn có ích
Ví dụ có thể dùng để bắt con gái hứa “đạt điểm tốt ở trường” để đổi lấy thêm quà Giáng sinh, và làm cho nó trông như một tài liệu chính thức
Nó gần với việc giả vờ ký hơn
Nếu được cung cấp ở EU, tôi sẽ không ngạc nhiên nếu nó đáp ứng yêu cầu này
Nếu sau 14 tháng thử nghiệm mới beta thì thật sự quá chậm
Các công ty đối tác muốn thử nghiệm có thể mất 3 tháng để xem xét và quyết định áp dụng, 3 tháng để thử chuyển đổi vài luồng nội bộ, và 6 tháng để quan sát thay đổi quy trình cũng như xem có cải thiện hay không
Điều quan trọng ở đây không phải là làm nhanh, mà là làm đúng
Phần mềm doanh nghiệp là đối cực của “di chuyển nhanh và phá vỡ mọi thứ”
Google không có dư địa để tạo cớ cho một cuộc tấn công pháp lý trị giá hàng tỷ đô la
Google hoặc Microsoft có lẽ đã có thể dễ dàng tạo ra đối thủ của DocuSign và khiến DocuSign chết như Netscape hay WordPerfect
Nhưng giờ mỗi bên lần lượt thống trị internet và bộ sản phẩm phần mềm doanh nghiệp, nên mục tiêu chính là bảo vệ và nuôi lớn con bò sữa tiền mặt
Tôi cho rằng phần còn lại hoặc là hoạt động marketing, hoặc gần với các dự án nhượng bộ để giữ chân hàng chục nghìn nhà khoa học máy tính lẽ ra sẽ chuyển sang đối thủ và startup
Tôi tò mò chức năng tối thiểu cần có là gì nếu muốn tự triển khai chữ ký điện tử có giá trị ràng buộc pháp lý theo ESIGN Act
Có vẻ cần những thứ như đồng ý giao dịch điện tử, ý định ký, khả năng từ chối yêu cầu ký, dấu hiệu hoặc tuyên bố hiển thị trên tài liệu điện tử, tên hoặc dấu hiệu định danh duy nhất gắn với người ký, và lưu giữ bản ghi để cả hai bên có thể lưu, xem và in
Trước đây ở công ty tôi phải triển khai tích hợp Okta của DocuSign và nó đắt một cách vô lý
Nếu Google làm được tử tế thì thật sự rất đáng mừng
DocuSign cũng có trên trang SSO Tax: https://sso.tax/
Cũng có lựa chọn thay thế: https://github.com/docusealco/docuseal
Tôi mong chữ ký điện tử dựa trên xác thực điện tử mạnh như eIDAS